Управление на документни процеси за напреднали

Документните решения на Konica Minolta са ключ към дигиталната трансформация на бизнеса

Една от характеристиките на нашата епоха са непрекъснато нарастващите обеми от данни. При това голяма част от информацията в компаниите е на хартия и може трудно да бъде претърсвана и използвана. Това затруднява работата и се превръща в предизвикателство за компаниите, които искат да подобрят обслужването на своите клиенти и да повишат своята конкурентоспособност. Затова съвременният бизнес има нужда от ефективно управление на документните си процеси.

Експертни решения

Най-доброто решение на този проблем са професионалните услуги на компания като Konica Minolta, която има сериозен опит и специализация в тази сфера. Японският технологичен гигант има широко портфолио от цялостни решения за управление на документи и осигурява консултантски услуги за оптимизиране на работните процеси. Тези решения са лесни за персонализиране, съобразени са със специфичните нужди на конкретния бизнес и са напълно интегрирани с многофункционалните печатни системи на Konica Minolta. Компанията предлага решения за всеки етап от процеса на обработка на документите, започвайки от сканиране, класификация и извличане на данни, през автоматизирани работни процеси с възможност за управление на версиите, до архивиране и търсене на информация от различни източници.

От хартията към дигиталната информация

Всичко започва с извличането и дигитализирането на информацията, за да може тя да бъде класифицирана и събрана на едно място. Поради своя богат опит с управлението на информация Konica Minolta е в идеална позиция да осигури успешен преход от хартията към дигиталния свят. Многофункционалните устройства на компанията в комбинация с интелигентните софтуерни решения осигуряват бързо, лесно и ефективно конвертиране на хартиени документи в дигитален формат. При това тяхната класификация се извършва още при първоначалната фаза на сканиране, което позволява да бъдат сортирани според вида си и изпращани за по-нататъшна обработка. Резултатът е ефективно оптимизиране и ускоряване на работата с документи от самото начало на документния процес.

Интелигентна класификация

Следващият етап в решенията за управление на документи на Konica Minolta е софтуерът за оптично разпознаване на символи (OCR), който точно и интелигентно извлича данните от сканираните документи, като по този начин напълно елиминира ръчните процеси за въвеждане на данни. Решенията са мащабируеми, което означава, че може да бъдат обработвани всякакви обеми документи с автоматична класификация, сортиране и извличане на данни към външни приложения. OCR инструментите на Konica Minolta позволяват избирателно извличане на данни от всякакви типове документи, включително социологически проучвания, форми, фактури, касови бележки, заявки за покупка, договори, споразумения, писма и т.н.

Системата автоматично разделя и групира документите съгласно определени правила. С помощта на предварително дефинирани интелигентни шаблони приложението прецизно разпознава различните видове сканирани документи и определя коя информация трябва да бъде записана в корпоративните ERP, DMS, ECM системи, във външни приложения или директно в базата данни.

Автоматизация на процесите

С решенията на Konica Minolta бизнес потребителите могат да автоматизират всички видове документни процеси. Те са базирани на Microsoft SharePoint и разполагат с интуитивен уеб интерфейс. При това потребителите имат непрекъснат достъп до необходимата им информация, включително през мобилните си устройства. Системата разполага с модул за графично моделиране на бизнес процесите и включва изготвяне на отчети и контрол на версиите. В крайна сметка автоматизацията на бизнес процесите и оптимизацията на документните процеси значително подобряват ефективността на цялата организация.

Сигурен и удобен архив

Ключова стъпка е архивирането на цялата информация на компанията в цифров вид. Според различни проучвания компаниите съхраняват голяма част от своята бизнес информация на хартиен носител. Това често се превръща в голямо предизвикателство, като най-сериозните проблеми са сигурността на информацията и навременният достъп до нужните документи. Решението на Konica Minolta отговаря на това предизвикателство, като създава електронен документен архив. Той осигурява едновременно надеждно съхранение на документите, както и бърз достъп до корпоративната информация чрез уеб базиран интерфейс. Достъп до информацията имат само упълномощени лица, което гарантира сигурността и конфиденциалността на данните. Освен това електронният архив позволява едновременна работа на няколко потребители върху един документ, както и проследяване на всички направени корекции и модификации. Крайният резултат от всичко това е значително по-ефективна организация на работата с документи, съответно по-кратко време за обслужване на клиенти и повишена конкурентоспособност на компанията.

Лесни за търсене (и намиране) данни

Най-голямото предимство на цифровия архив обаче е, че информацията е индексирана и може да бъде претърсвана с лекотата, с която използваме търсачките на Google. Факт е, че при огромното количество информация, съхранявана в компаниите, служителите прекарват все повече време, за да открият конкретни данни или документ в процеса на работа. Това време е скъпо и директно отнема от конкурентоспособността на компаниите. Решенията на Konica Minolta разрешават този проблем, като осигуряват бърз и лесен достъп на служителите до всички необходими корпоративни данни, без да е необходимо да се превключват потребителски интерфейси и приложения. Те се основават на принципа на едно приложение с една точка за достъп до всички налични файлове. Според правата си на достъп потребителят може да претърсва всички индексирани данни във вътрешната корпоративна мрежа, включително в съдържанието на документите.

По-малко административна работа, по-добър бизнес

В крайна сметка документните решения на Konica Minolta могат буквално да преобразят всекидневната дейност на една компания. Един от многобройните възможни примери е управлението на входящи фактури. Добре известно е, че ръчната работа с фактури е трудоемка и скъпа, отнема много време и не минава без допускане на грешки. Системата за управление на входящи фактури премахва този проблем, като осигурява автоматично разпознаване на текст и конвертиране в годен за редактиране и претърсване цифров формат. От момента, в който фактурата бъде въведена, системата автоматично следи за изпълнение на сроковете от всички отговорни лица за плащане на фактурите. Целият процес осигурява контрол и прегледност на всеки етап - от въвеждане на данните на контрагента, през одобрение на разходите и проследяване на сроковете за плащане, до пълнотекстово търсене и проверка на състоянието на всяка една фактура.

Изрядна документация без усилия

Друг красноречив пример за ползата от документните решения на Konica Minolta е управлението на молби за отпуск. Планирането на отпуските в една компания често е съпроводено с усложнения. Например хартиените формуляри често се губят, а при регистрирането на отсъствията в различни отдели възникват проблеми със заместването. Решението на Konica Minolta позволява целият процес да бъде проследен и контролиран през всички нива на административно обслужване и одобрение. Системата автоматично разпределя заместването, обръща внимание на ръководството при конфликти в графиците и молбите и автоматично пренася данните към отдел "Човешки ресурси". Наличен е и централен календар на отсъствията, който предоставя бърз и удобен преглед на графика на отсъстващите служители.

Повече информация за решенията на Konica Minolta в управлението на документи може да откриете на адрес www.companyprocess.info.