Business Signature БРОЙ /// Мениджър 03/2026

Наскоро AMPECO сподели, че компанията минава през голям процес на бизнес и дигитална трансформация. Разкажете повече за това.

AMPECO е в процес на мащабна трансформация, която цели да подготви компанията за следващия ѝ етап на развитие. Основният фокус е върху изграждане на по-структурирана и мащабируема организация, способна да поддържа нарастващия брой клиенти и партньори в международен мащаб. В рамките на тази трансформация компанията въвежда стандартизирани процеси и нови инструменти, които подобряват координацията между различните екипи. Паралелно с това се инвестира в дигитализация и автоматизация на ключови операции – от управление на клиенти до вътрешна отчетност и вземане на решения.

Ако се фокусираме върху вашата сфера – финансов контрол, – вие си партнирате с още две компании: „Коника Минолта България“ и Payhawk. Какво ви накара да ги изберете?

Когато започнахме да търсим устойчив модел за управление на командировки и разходи, беше ясно, че имаме нужда от две неща едновременно – дигитализация на документооборота и реален контрол върху разходите в реално време. Точно затова стигнахме до два много различни, но взаимно допълващи се партньора.

„Коника Минолта България“ решава проблема с документите и процесите около командировките. Преди всичко ни беше нужно да излезем от настоящия модел в Excel; заповеди, съгласувания, отчети, всичко това беше бавно, многоетапно и трудно проследимо. Чрез платформа M-Files успяхме да автоматизираме генерирането на командировъчни документи, като ясно се вижда статусът на всяка командировка, а финансовият контрол разполага с пълна проследимост, без да гони хартии.

Payhawk пък затваря другия край на уравнението – реалното харчене. Когато служител е в командировка, той трябва да може да плаща, а ние трябва да виждаме какво се случва в момента, не след две седмици, когато пристигне извлечението. Payhawk ни дава корпоративни карти с индивидуални лимити и правила за харчене, автоматично засичане на касовите бележки и директна интеграция с платформата на M-Files.

Как внедряването на дигитално управление на командировки, имплементирано от „Коника Минолта България“, се вписа във вече съществуващите ви финансови процеси?

Решението се интегрира плавно в нашите процеси, тъй като то беше разработено с оглед на съвместимост с вече използваните от нас системи. Преходът от ръчни процеси към дигитална платформа значително намали административната тежест върху финансовия екип. Одобрението, отчитането и контролът на разходите вече се случват в реално време и с много по-малко грешки.

Важно е да се подчертае, че това решение не засяга единствено финансовия отдел. То промени начина на работа на всички служители в организацията. Всеки, който пътува по служебни причини, вече подава и управлява своите разходи изцяло дигитално, което спестява време и създава по-голяма прозрачност на всяко ниво.

Как Payhawk ви помогна да оптимизирате управлението на разходите и командировките на служителите?

Payhawk ни помогна по два взаимосвързани начина. От една страна, финансовият екип получи централизирана платформа, която дава пълна видимост върху всички разходи в реално време, като одобрения, категоризация и отчетност се случват на едно място без нужда от ръчна обработка и прехвърляне на данни.

От друга страна, служителите получиха физически и виртуални карти на Payhawk, което коренно промени начина, по който те управляват своите бизнес разходи. Може би най-голямата промяна обаче е в контрола върху бюджета. Когато виждаш разходите в реално време и можеш да задаваш правила предварително, вместо да проверяваш след факта, цялата логика на финансовия контрол се обръща от реактивна към проактивна.

Какъв съвет бихте дали на финансови лидери, които обмислят дигитална трансформация в техните бизнеси и внедряването на различни системи за по-добър контрол и прозрачност?

Първият и най-важен съвет е да не започвате с технологията. Започнете с процеса. Много организации правят грешката да купят система и след това да се опитат да наредят работата си около нея. Резултатът обикновено е скъп инструмент, който решава половината от проблема, защото другата половина никой не я е помислил предварително.

Второто е да мислите за хората, а не само за финансовия отдел. Дигиталната трансформация в управлението на разходи засяга всеки служител в организацията. Ако системата е удобна за финансистите, но неинтуитивна за останалите, тя няма да работи и хората ще намерят начин да я заобиколят.

Третото е да не търсите перфектното решение от първия ден. Ние самите не внедрихме всичко наведнъж. Започнахме с дигитализацията на командировъчния процес, стабилизирахме го, след това добавихме управлението на разходите в реално време чрез Payhawk.

И накрая, изберете партньори, не просто доставчици. Въпросите, предизвикателствата и нуждите ви ще се развиват и затова ви трябва някой, който разбира бизнеса ви достатъчно добре, за да расте заедно с вас. Това беше един от основните критерии при избора ни на „Коника Минолта България“ и Payhawk – не просто какво предлагат днес, а как работят като партньори в дългосрочен план.

Елисавета Бецински е професионалист с над 10-годишен опит в областта на финансите и счетоводството. Тя е финансов контрольор в AMPECO, глобален лидер в управлението на зарядна инфраструктура за електрически превозни средства, чиято софтуерна платформа се използва от над 190 клиента в повече от 70 държави. В своята роля Елисавета се фокусира върху анализа на финансови данни, проследяването на отклонения между реални и прогнозни резултати и оптимизирането на финансовата отчетност и репортинг процесите.