DECATHLON: Продължаваме да растем, а технологиите ни помагат да държим разходите под контрол

Нашият счетоводен отдел отделя с два дни по-малко на месец за проследяване, осчетоводяване и анализиране на разходни отчети с Payhawk, казва Николай Димитров, който е част от екипа на DECATHLON вече девет години. Започва като продавач-консултант в един от магазините на веригата, а година по-късно става част от финансовия отдел, където преминава през различни роли – младши счетоводител, финансов контрольор, бизнес партньор, а днес е мениджър на счетоводния отдел. Работата му е свързана с развитие и оптимизация на финансовите процеси в компанията, което е и негова страст. Освен професионалните си ангажименти, спортът е неразделна част от неговия живот, което го свързва още повече с DECATHLON. Обича силовите тренировки и с удоволствие участва в състезания по планинско бягане. Вярва, че дисциплината и издръжливостта, които спортът изгражда, му помагат и в професионалното развитие.
DECATHLON е глобална мултиспециализирана спортна марка, фокусирана върху нуждите на начинаещи и професионални атлети. Компанията е иновативен производител на спортни стоки за всички нива на напредналост. С над 100 000 съотборници и 1 700 магазина по целия свят, DECATHLON работи от 1976 г. насам, за да сбъдне една нестихваща амбиция: да вдъхновява хората чрез чудесата на спорта и да помага да бъдат по-здрави и по-щастливи в едно устойчиво бъдеще.  

Като мениджър „Счетоводство и финанси“ в DECATHLON България какви са очакванията Ви за развитието на бизнеса през тази година? 

От 2015 г. съм част от екипа на DECATHLON и през годините съм имал възможността да наблюдавам динамичното развитие на компанията. Вече една година заемам позицията на мениджър „Счетоводство и финанси“ и продължавам да се убеждавам, че основните ни предимства – достъпни и качествени спортни стоки, клиентски ориентиран подход и иновативност – са ключът към успеха ни на българския пазар. Очакванията ми са, че и през тази година ще продължим да разширяваме присъствието си, като се фокусираме върху дигитализацията, устойчивото ни развитие и оптимизацията на бизнес процесите.   

Каквa е ролята на технологиите и дигиталната трансформация във Вашата компания? 

Технологиите и дигиталната трансформация са от ключово значение за оптимизацията на финансовите процеси в DECATHLON. Те ни помагат да автоматизираме управлението на разходите, да подобрим контрола и да взимаме информирани решения. Payhawk се вписва идеално в тази стратегия, като ни предоставя платформа за управление на разходите, която се интегрира с другите ни системи. Това ни позволява да автоматизираме задачи, да елиминираме ръчното въвеждане на данни и да имаме цялостна картина на разходите на компанията.

Първият Ви магазин в България отваря врати през 2013 година, вече имате 12 магазина в страната. Какви са предизвикателствата пред управлението на веригата при подобно разрастване, как автоматизирате процесите и как Payhawk помага за това? 

Разрастването на магазинната ни мрежа доведе до увеличение на обема на разходните транзакции и сложността на управлението им. Payhawk ни помага да се справим с тези предизвикателства, тъй като платформата автоматизира събирането на данни, обработката на фактури и касови бележки както и генерирането на отчети, което ни спестява време и намалява значително административната тежест и риска от грешки. 

 Също така благодарение на Payhawk имаме пълен контрол върху разходите – корпоративните карти с индивидуални лимити и функции за одобрение ни дават по-голям контрол върху разходите на служителите. Не на последно място, имаме възможност в реално време да проследяваме разходите по магазини и административните звена, което пък ни позволява да оптимизираме бюджета си.

Какви бяха основните фактори при вземането на решението да използвате платформата на Payhawk за управление на фирмените разходи?

Основните фактори, които ни мотивираха да изберем Payhawk, бяха нуждата от корпоративни кредитни карти, които да бъдат лесно менажирани, необходимостта от по-добра видимост и контрол върху разходите и намаляването на ръчните процеси при обработката на счетоводните документи и административната тежест. Освен това лесната интеграция с нашите счетоводни системи и възможността за бърза обработка на разходни отчети направиха Payhawk логичен избор за нас.

Какво се промени след като започнахте да я използвате? Какви са измеримите резултати за бизнеса? 

След внедряването на Payhawk намалихме времето, необходимо за обработка на разходни документи, с 4 часа на седмица или, средно, нашият счетоводен отдел отделя с два дни по-малко на месец за проследяване, осчетоводяване и анализиране на разходните отчети. 

От друга страна, намаляха и запитванията от наши служители за спешни плащания, което също спестява много време на счетоводния ни отдел в създаването на всеки нов доставчик в нашите системи, осчетоводяването на документите и нареждането им за плащане. Сега всеки мениджър има кредитна карта със собствен месечен лимит и, при необходимост от извършване на служебен разход, разполага със средства, с които да го направи. В случай на нужда от допълнителни средства нашите служители могат да направят заявка с един клик от приложението на Payhawk и след като им бъдат одобрени могат да разполагат с нужните пари веднага. Всичко се случва много бързо и ефективно. Автоматизацията на процесите позволи на екипа ни да се фокусира върху по-стратегически задачи, вместо да се занимава с административни дейности.  Вярвам, че Payhawk е ценен инструмент за всяка компания, която се стреми да оптимизира процесите си и да подобри управлението на своите финанси.