Тайната на ефективното управление на времето

Повечето предприемачи мечтаят за вълшебна пръчка, с която да се справят по-добре с управлението на своето време. Много от тях са под непрекъсната преса, че трябва да вмъкнат задачи, отнемащи 20 часа, във стандартния 8-часов работен ден.

Съществуват най-различни решения на тази дилема. Може да се научите да делегирате ефективно, за да намалите броя на задачите, по които работите, или пък да автоматизирате задачи, които изпълнявате всеки ден и не изискват от вас директната ви намеса.

След като използвате всички тези техники обаче ще осъзнаете, че единственото трайна решение на този проблем е ефективното управление на времето. Едва след като се научите да управлявате по-добре времето си ще можете да изпълнявате всичките си задачи за деня без да имате чувството, че времето никога не ви стига.

Има много различни теории за това какъв е най-добрият подход към управлението, като някои от тях си противоречат, докато други са чисто и просто контрапродуктивни. Моето мнение е, че тайната на ефективното управление е в „ кратките времеви блокове“

Как работят времевите блокове?

За тези, които не знаят какво точно означава този термин, времевите блокова са интервали от… време, които човек си дава за изпълнението на определена задача. Повечето хора, които използват тази стратегия за управление на времето, разделят работния си ден на блокове от по половин или един час. Например, те могат да отделят един час за сутрешна среща на екипа, половин час за преглед на електронната помощта, половин час за среща с клиент и един час за работа по проект. Тази система е ефективна, тъй като позволява на човек да прецени колко време му е нужно за всяка отделна задача и да ги приоритизира по значение. Проблемът е, че ако използвате само блокове от по 30, 45 или 60 минути, вие не всъщност не се възползвате на 100% от този подход. Вместо това, трябва да се фокусирате върху значително по-кратки интервали от 10 или 5 минути (стратегия, която следва шефът на Tesla Илон Мъск).

Защо по-кратките времеви блокове са по ефективни?

Едно от най-големите предимства на кратките времеви блокове е това, че те ви позволяват да противодействате на закона на Паркинсън. Този закон гласи, че „всяка работа се разраства дотолкова, че да запълни отделеното и време“. С други думи, ако отделите един час на дадена дейност, то най-вероятно тя ще ви отнеме точно толкова време. Ако обаче си наложите по-кратък срок за изпълнение, то вие инстинктивно ще положите повече усилия, за да свършите същата задача по-бързо. Това е особено полезно при срещите в работата, на които много често се отделя излишно време. Вместо да им давате по 30 минути, опитайте да ги ограничите до 20-25 минути. Най-вероятно няма да усетите разликата, като същевременно с това ще си освободите време за по-важни дейсноти.

Конкретност и информираност

По-малките времеви блокове изискват по-високи нива на конкретност и информираност, позволявайки ви да оцените необходимото време за изпълняване на дадена задача с по-голяма прецизност. Това, от своя страна, ви дава възможността по-лесно да идентифицирате онези неща, които просто ви губят времето. Колкото по-наясно сте с това колко време отделяте на всяка една от задачите си, толкова по-добре ще можете да контролирате навиците си и да се адаптирате към постоянно променящата се работна среда.

Контрол над почивките

По-кратките времеви блокове отварят вратата към често пренебрегвания ускорител на производителността – почивките. Доказано е, че почивките имат измерим положителен ефект за служителите, както по отношение на намаляването на стреса, атака и за повишаването на продуктивността през целия ден. Когато обаче имате чувството, че сте затрупани с работа, почивките изглеждат като загуба на ценно време, която не можете да си позволите. Ако обаче започнете да отделяте 55 минути на среща (вместо обичайните 60) или 20 минути за преглеждане на имейли (вместо 30), то вие по естествен път ще си създадете интервали за почивка. Този подход ще ви позволи да си създадете по-регулярен график за почивки, с помощта на който да експериментирате с тяхната продължителност и разпределение. В крайна сметка ще си създадете ритъм, който пасва най-добре на работния ви ден.

Разбира се, стратегията с кратките времеви блокове не е перфектна и не може да бъде използвана ефективно от всеки човек. Например, планирането на тези 5 до 10-минутни интервали изисква много повече усилия, а и време (отново), отколкото разпределянето на едночасови блокове. Този негатив обаче се компенсира от поддържането на висока производителност и спечелването на допълнително време за почивка. В крайна сметка трябва самите вие да опитате тази стратегия, за да прецените дали тя е правилната за вас – може да останете изненадани от крайния резултат.

.................

Тимъти Картър за Entrepeneur.com

Редактор: Георги Георгиев