Как една авиокомпания остави командировъчните отчети в миналото с Payhawk

Допреди две години служителите на националния превозвач на Люксембург Luxair плащат с лични пари всички служебни разходи, които правят. Прикачват касови бележки, фактури и билети към служебен отчет за разходите и го изпращат към отдел „Човешки ресурси“, за да им бъдат възстановени след време. После на ход е счетоводният екип, който въвежда в електронен вид цялата информация, въз основа на сканираните документи.

Ако ви звучи едновременно познато и изморително, представете си сега как изглежда това в компания с 3 хиляди служители и екскурзоводи на 40 дестинации.

В случая с Luxair става дума за ръчна обработка и въвеждане в счетоводната програма на документи от над 80 касови апарата всеки месец.

Процесът е бавен и авиокомпанията иска да го подобри. Освен това, към онзи момент от Luxair не разполагат с дигитализиран преглед на разходите, така че те да могат да бъдат анализирани по категории или служители. Извличането на данни става трудно и бавно.

Решението на проблема за авиокомпанията идва от Payhawk. Компанията, позната у нас като първия български еднорог, предлага цялостно управление на фирмените разходи чрез софтуер и корпоративни карти.

Luxair минава изцяло на безкасови плащания с помощта на корпоративните карти Visa от Payhawk, които са физически и виртуални. Веднъж издадени, по тях могат да се налагат лимити, да се определят правила за работа, например, по екипи, които ползват картите, или дори и на ниво една-единствена карта.

Услугата едновременно дава свобода на служителите, които извършват фирмени плащания, но и контрол в реално време на финансовите екипи. И за двете страни тя пести време.

Как работи?

Отчитането на служебните разходи става непосредствено след плащането. За целта човекът, който прави разхода, снима касовата бележка с мобилното приложение на Payhawk. Технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) извлича данните от фактурата или касовия бон. След като счетоводният екип прегледа и одобри разхода в платформата на Payhawk, той автоматично се изпраща към счетоводната система. Разходът може да се класифицира още при въвеждането му – дали е за транспорт, нощувки, маркетинг или нещо друго. Освен спестяването на ръчна работа като попълване на ведомости, софтуерът ограничава и грешките при отчитане на служебни разходи.

Снимка: Payhawk

Повече контрол и прозрачност кой, колко и за какво харчи

В зависимост от длъжността на служителя и това колко често и какви служебни разходи му се налага да прави, по картите могат да бъдат заложени както дневни и месечни лимити, така и ограничения за всяка отделна транзакция.

Интересна е и гледната точка на хората, които пряко използват новия софтуер. Откакто авиопревозвачът въвежда услугите на Payhawk, хората се чувстват по-оценени и свързани с компанията. „Със сигурност това е знак, че моят работодател има доверие в мен. Преминахме през обучение как да използваме картите, да качваме касови бележки и др. Но най-хубавото от всичко е, че вече имам собствен месечен бюджет“, казва служител на Luxair, на когото вече не му се налага да плаща за служебни разходи с лични средства и да се притеснява дали те ще му бъдат върнати навреме.

Luxair решава да премине към Payhawk по три основни причини, казва Тинеке Ван Меркен, финансов директор на авиопревозвача.

„Първо, достъпът до бързо издаване на корпоративни  карти. Можете да издадете карта в уеб платформата, а картодържателите ще я получат за по-малко от три дни. Второ, удобното за потребителя приложение за управление на разходите, свързано с фирмените карти, и последно, но не по значение – Payhawk позволява дори на служителите, които нямат фирмени карти, да подават служебни разходи в приложението.“

Ван Меркен харесва и факта, че вече могат централно да управляват бюджетите на екскурзоводите чрез лимитите по фирмените карти и да контролират по-добре общите разходи на компанията. „Всеки картодържател има месечен лимит, но винаги могат да възникнат неочаквани разходи. Служителят просто изпраща искане за допълнителни средства, с включено обяснение и аз мога незабавно да го одобря, което дава повече свобода на екипа ни на място“, подчертава Ван Меркен. „Това да имаме проследими разходи във всяко направление на бизнеса води до по-добро управление“, казва още тя.

Това позволява на авиокомпанията да следи и планира разходите си в реално време. Продуктът на Payhawk, който е лицензирана институция за електронни пари, пести най-ценния ресурс - времето както на служителите, така и на мениджмънта, но и създава повече доверие между тях.