Как се подготвя добра презентация

Прекаляването с презентациите е един от най-срещаните начини, с които отношенията в компаниите стават твърде сложни. С това не искам да кажа, че презентациите не са ефективна форма на комуникация.

PowerРoint и сходните програми позволиха по-бързото и по-ефективното представяне на идеи, от когато и да било преди. Проблемът е, че тези инструменти се използват погрешно. Вместо да стимулират диалога, те го възпират и блокират

Ако сте пристрастени към PowerРoint – или презентациите по принцип – предлагам няколко начина, чрез които да опростите и подобрите своята комуникация: 

- Не превръщайте презентацията в доклад. Целта на презентацията е да извлече и обобщи ключови неща по начин, който да ангажира аудиторията, да стимулира нов начин на мислене и диалог. Затова добрата презентация трябва да включва графики, рисунки, кратки видео материали и друго привличащо вниманието съдържание. Презентацията също трябва да бъде забавна и провокираща мисленето, а не просто да е сухо представяне на данни. Ако имате много данни и информация, извлечете основното и оставете другото в доклад, в приложение или просто го разпечатайте и раздайте на аудиторията. Кажете на хората какво има в данните, но не губете ценното им време, за да им го прочетете.

- Изяснете целта на презентацията. Някои презентации са точно това – представяне на основни идеи или материали. Други имат за цел да стимулират вземането на решение, да разрешават проблеми или да постигнат консенсус. Започнете презентацията си – и подготовката за нея – с ясно изречение, което казва точно какво искате да постигнете. Защо сте събрали хората заедно? Какъв е желаният резултат? Отговорете колкото се може по-кратко и простичко на двата въпроса и въведението ви е готово.

- Подгответе правила за презентации във вашата организация. За да сте сигурни, че презентациите са продуктивни и въздействащи, можете да подготвите правила, чрез които да ангажирате служителите. Например, шефката на отдела за пенсиониране изисква от екипа си да изпраща презентациите си за срещите на отдела два дни предварително, така че всеки да има време да ги прегледа. Висш мениджър на телекомуникационна компания дава на служителите си лимит от три слайда. Друг висш мениджър държи да се спазва правилото „двеминутна тренировка” – не повече от две минути за презентация без дискусия.

Да се подготви ефективна презентация също изисква инвестиция на време – но това е инвестиция, която ще ви донесе дивиденти, както на вас, така и на вашата организация.

-----------------------------

Рон Ашкенас е управляващ партньор в „Робърт Х. Шафър & Асошиейтс”, консултантска фирма в град Стамфорд, щата Кънектикът. Последната му книга е озаглавена „Просто ефективен”.