Ключът към успешното съвещание

Беше ужасно! Не само аз бях отегчен, всички други бяха отегчени. Не съм добър в улесняването на този вид срещи. Но те са толкова важни, че се налага да стана по-добър в това.

Все още си спомням срещата, която промени начина, по който аз провеждам срещи. Тя беше с около 10 души, включително главният изпълнителен директор и неговите преки подчинени. Продължи два дни извън офиса, в хотел, така че да не можем да се разсейваме. Целта беше да се обсъдят и набележат решение относно плановете за следващата година за външната стратегия на фирмата.

Бях много добре подготвен. Срещнах се с всеки един от моя екип и събрах идеите им за стратегия на компанията, която да бъде успешна. Съставих си програма за следващите 2 дни и поисках всеки от тях да изготви презентация за това как вижда стратегията на компанията в неговата област.

Какъв беше резултатът? Когато някой станеше, за да представи идеята си останалите правеха две неща: или четяха нещо, или си шушукаха. Презентациите предизвикаха такъв ефект, защото бяха така направени, че да задоволят аудиторията си, а и всички оратори предизвикваха доверие у другите, че знаят точно какво говорят. С други думи, от публиката не се изискваше нищо друго освен да ги изслуша.

С течение на времето открих фактора, от който зависи как ще протече едно съвещание, делова среща и т.н. – презентацията. Включена в програмата, тя звучи като монолог. Презентацията е насочена към това да предоставят отговори, а резултатните срещи трябва да повдигат въпроси. Хората трябва да се изправят един срещу друг. Може да звучи налудничаво, но открих, че проектора и PowerPoint убиват диалога.

Вместо да подготвите добре изпипана презентация, опитайте да водите дискусия за бизнеса си с колегите. Направете заключения и набележете задачите, чието изпълнение ще следите с течение на времето. Отделете най-малко час-два в края на срещата за разработване на комуникационни планове за разпространение на решения. Винаги оставам учуден каква дискусия може да предизвика изискването всеки да се ангажира с нещо по отношение на проблемите.

Миналата седмица прекарах два дни с ръководния екип на голяма технологична компания, която изпитва ползите, но и много-реални проблеми, които съпътстват бързия растеж. Всеки в стаята водеше разговор за проблемите в бизнеса с колегата си. Всеки разговор завърши с уговорени план за действие със собствениците и график за изпълнението му. Всичко това беше постигнато без фона бръмчащия проектор за PowerPoint.

Питър Бергман за Harvard Business Review