Три месеца в търсене на информация: как управлението на документите променя бизнеса

Знаете ли, че служителите отделят средно около 25% от времето си в търсене на информация и ровене в папки (хартиени или не)? А представяте ли си колко повече друга работа биха свършили, колко много нови идеи и каква добавена стойност на бизнеса биха дали, ако използваха тези три месеца от годината за други задачи? Организациите не осъзнават, че избягването на дигитализацията и нежеланието за автоматизация на управлението на бизнес процесите и документооборота, им струва време, човешки ресурси и пари.

“Бизнесът търси по-ниски разходи, по-висока производителност и бърза реакция на променящата се около нас среда. Ако ние не променяме бизнес процесите си и начина, по който работим с документи и обработваме информация вътре в организацията, тези цели не могат да бъдат постигнати”, коментира Людмил Лаков, мениджър “Продажби и маркетинг” в “Кантек”, водещ доставчик на решения, оборудване и услуги в областта на печата и документооборота. “Гоним ефективност и конкурентоспособност, а те могат да бъдат постигнати единствено с оптимизация на процесите, свързани с документи и работата с данни от тези документи”, обясни още той.

Предизвикателствата пред бизнеса

Най-често бизнесът е изправен пред три предизвикателства: високи разходи за печат и съхранение на данните, затруднения при обработката на входящите документи, тъй като това се извършва ръчно, и проблеми със сигурността и загубата на данни. Тези три предизвикателства могат да бъдат преодолени чрез ефективно управление на бизнес процесите и внедряване на решения за това.

Какво стои зад управлението на бизнес процесите

Управлението на бизнес процесите включва идентифициране, анализ, оптимизация и автоматизация на дейности, които се извършват в една организация, за постигането на нейните бизнес цели. А когато говорим за процеси и документи, обикновено става дума за управление на тези документи, на комуникацията и на печатните дигитални процеси и потоци. Технологично зад термина стоят платформите за управление на документи, многофункционалните устройства, които са свързани с тях и технологиите за автоматично конвертиране и дигитализиране на документи и използване на данните от тях.

“Най-общо това означава да направим хартиения процес дигитален”, разказа Лаков.

Решението

“Ние предлагаме решения за автоматизация, дигитализация и подобряване на документооборота, които включват и многофункционални устройства, и системи за управление на документите. Те позволяват на клиентите да дигитализират хартиените документи, да ги категоризират и да използват информацията от тях бързо и лесно”, обясни Людмил Лаков.

Пример за такова решение е Canon Therefore - интелигентна система за управление на информация и документи, която централизира всички файлове в сигурен дигитален архив.

Как се постига оптимизация и ефективност

Внедряването на решения за управление на бизнес процесите като Canon Therefore елиминира излишните стъпки в различните дейности и възможностите за човешки грешки при ръчното въвеждане на информация в системата. На второ място скоростта на търсене, намиране и обработка на информация се подобрява. На трето - могат да бъдат автоматизирани рутинни задачи като одобрения, заявки, плащания, договори и т.н. И на четвърто - може да бъде проследено кой, кога и как е обработил даден документ. “Всичко това води до по-ниски разходи, до пестене на човешки ресурси и пренасочване на служителите към други основни задачи или стратегически дейности, и до по-бързо обслужване на клиентите”, обясни Людмил Лаков. Чрез такова решение процеси, като например заявление и одобрение на отпуска, които преди са отнемали дни, могат да се сведат до няколко минути.

Сигурност на две нива

Сигурността се гарантира на две нива. На първо място - до данните имат достъп само ограничен брой хора от организацията, и на второ - данните са криптирани и дори някой да придобие достъп до базата данни, тя не може да бъде отворена.

Откъде започва промяната?

Според Людмил Лаков внедряването на решение за управление на бизнес процесите трябва да започне от анализ на дейностите, който искаме да бъдат оптимизирани и залагане на конкретни цели за това какво искаме да постигнем чрез дигитализацията. “Винаги препоръчваме да се започне от един процес, който може по-лесно да бъде управляван и по-бързо дигитализиран”, разказа Лаков.

Необходимо е да се направи обучение на служителите, за да могат по-бързо да свикнат с решението и със самата промяна. “Хората винаги в началото приемат промяната негативно, но когато видят каква е ползата от една такава система, вече не искат да се върнат назад и да работят без нея”, сподели експертът.

Мястото на AI и бъдещето

Изкуственият интелект заема все по-сериозно място и при решенията за управление на бизнес процесите, защото системите трябва да бъдат научени с какви данни да работят. “Изкуственият интелект прави управлението и извличането на данните много по-лесно. Разбира се остава въпросът, че всичко това би трябвало да върви ръка за ръка със сигурността и защитата им”, категоричен бе Людмил Лаков, мениджър “Продажби и маркетинг” в “Кантек”, водещ доставчик на решения, оборудване и услуги в областта на печата и документооборота.