VIDAS, стартъп с 300% месечен ръст, внедри ERP.net, за да управлява бъдещето си

Здравословни и полезни газирани безалкохолни напитки? Не е оксиморон – казват се VIDAS! Създадени са с български билки и плодове, без захар, без консерванти и изкуствени съставки. С мисията да предложи здравословна алтернатива на „обикновеното газирано“, едноименната компания успява да изгради масова аудитория и да отчете над 300% годишен ръст! През 2024 г. ускоряващият се темп на растеж подтикна VIDAS да внедри система за управление на бизнеса: ERP.net. Проектът бе осъществен само за три месеца от екипа на „Нов мениджмънт“.  

VIDAS е стартъп, който дръзва да застане на сцената на безалкохолните напитки – категория, доминирана от световни гига-корпорации. Брандът създава газирани напитки и студени чайове по рецепти с традиционни български билки като жълт кантарион, мурсалски чай и черен кимион, комбинирани с плодове като нар или праскова. Всичко е направено с натурално газирана вода - без добавена захар, без консерванти, без изкуствени оцветители и овкусители. Така напитките VIDAS не само освежават, но и носят ползи, благодарение на иновативна технология, която запазва свойствата на натуралните съставки.

Зад марката стои Светла Лесова – предприемчива и непримирима българка, майка на три деца, с богат корпоративен опит в компании като Procter & Gamble и Mondelez, където е заемала както генерални позиции за България, така и за региона. Тя основава VIDAS през 2019 г., в момент, когато младият бизнес преминава през тежки изпитания – конкуренция, икономически трусове и пандемия, съвпаднала с първите му стъпки.

Днес обаче VIDAS вече е част от ежедневието на хиляди млади хора и семейства. Напитките присъстват на най-големите музикални фестивали, на рафтовете в търговските вериги, в популярни заведения и малки магазини, а също така могат да се поръчат директно от онлайн магазина на компанията.

Ускорението засилва насрещните ветрове

„Стана страшно. Аз си правех Excel таблици, които само аз си разбирах!“ – споделя Светла Лесова 5 години след основаването на VIDAS. Тя е създадена като семейна фирма през 2019 г. Към средата на 2024 г. заедно с нея в екипа има и още трима колеги. Петгодишният им труд е започнал да дава резултат и заявките са нараснали толкова, че тимът едва смогва. Назрява моментът да назначат търговци – петима души – и неколцина маркетинг-специалисти. И все пак, дори за опитен мениджър като Светла Лесова, която е била „на руля“ на толкова големи производители, бързото разрастване на VIDAS изглежда като да е достигнало точка на изнемогване.

„Таблиците ми трябваше да свързват продажбите с прогнозирането. От прогнозирането следваше да ми излизат данни за производството и оттам да ми излизат данни за нужните суровини,“ спомня си Лесова. Започва да усеща как с таблиците вече не може да прави всичко нужно. „Имаше много ръчна работа. Стараех се да боравя с конкретни данни, за да не изпадна „в ситуация“. Но това все пак се случваше – например посреднощ да се събудя и да се сетя, че съм поръчала производство на напитката с черен кимион, но съм забравила да поръчам етикети! А тяхната направа отнема седмица!“

Фактурирането става трудно като жонгльорство. „Бях създала „заобиколен път“, при който с типов формуляр търговците въвеждаха поръчките си от клиентите. Формулярът захранваше таблица и тя се даваше на асистентка, чиято единствена задача бяха фактурите“, споделя Лесова. Скоро тя осъзнава колко ненадеждно е това.  

С наличностите на готовата стока също не винаги има пълна яснота. „Какво има в склада и какво ти си мислиш, че има – вярвайки на таблицата – може да няма нищо общо!“.

Не само управлението на финансите става все по-сложно. Като основател Лесова отговаря директно за производството на напитките. Само по себе си производството на бързооборотни стоки е предизвикателство. Но то е още по-взискателно, когато не се прилагат консерванти. Сроковете са кратки, изпълнението – бързо. „Планиране на суровини, доставки, координация, оптимизиране – всичко правя сама“, добавя Лесова.   

Да достигнеш скорост V2

Към средата на 2024 година, с 300% растеж на месец и вече с екип от близо 15 души, VIDAS вече е достигнала скорост V2 (онази скорост на излитащия самолет, при която носът се отлепва и няма връщане назад – полетът нагоре е вече неизбежен). 

„Още когато създавахме VIDAS идеята беше да направим компания, която да стане глобална – да покажем, че всъщност България може да роди един международен бизнес,“ споделя Лесова. „Затова направихме всичко „като по учебник“. От самото начало начинът, по който се управляват търговските екипи, е корпоративен. 

Като част от амбициозния план предприемчивата бизнес-дама е наясно, че скоро ще има нужда от система за управление на бизнеса. В големите компании вече е имала досег с някои от „колосите“ в света на ERP.  

„Взехме решението да внедрим ERP, когато видяхме, че ще ни бъде,“ категорична е Лесова. Равноускорителният растеж потвърждава, че моментът е назрял. 

Осъзнатостта среща доверието

„Нов мениджмънт“ знае как да даде на VIDAS онзи пулт за управление, необходим след политането нагоре. Дуетът Галина Милушева и Иван Колев имат личен опит в боравенето с няколко различни ERP системи. 

„Бидейки все още стартъп, решението на VIDAS да внедри ERP е доста необичайно,“ казва Иван Колев. „Компании в такъв етап на развитие традиционно нямат ресурса да си позволят подобна система. Но VIDAS взе това решение много категорично – и правилно с оглед на амбициите да расте много бързо.“ 

Светла Лесова е убедена, че е потърсила експертизата от най-правилния човек: предприемач, който е създал редица успешни бизнеси, изградил е емблематични марки, управлявал е сложна верига от магазини, доставчици, партньори. Колев от своя страна отбелязва, че създателката на VIDAS има високи критерии какво да изисква от една ERP система. 

От фестивала до електронния магазин

„Много специфичен в бизнеса на Vidas е процесът, който те наричат „събития“, разказва Иван Колев. Като изключителен маркетингов стратег Лесова е заложила на този начин да достигне до аудиторията си: чрез фестивали, концерти, щандове в курортни центрове и др. Събитията са кратки и свързани с големите струпвания на младежи. 

Освен многобройни, събитията са и различни като принципи на провеждане. Някои са организирани от самата Vidas, за други домакин е странична фирма; при някои напитките се продават, другаде се включват в коктейли; продукцията се доставя в количества по предварителен договор или пък на консигнация. „Хладилници, щандове, чадъри, рекламни материали и хора заминават и се връщат в рамките на ден или два,“ обяснява Иван Колев. „В края на деня трябва да има единни и достоверни данни за продажбите, наличностите, постъпленията“. 

От друга страна системата за управление на бизнеса трябва да се интегрира със сайта на Vidas – ключов търговски канал за фирмата. Той е изграден върху платформата Shopify. Това изисква от екипа на „Нов мениджмънт“ да изгради системния интерфейс между двете платформи. 

Най-доброто съотношение цена-качество

Преди окончателното си решение Лесова проучва предложението. „Питах познати. Получих отзиви, че системата е добра. Мнозина казаха, че съотношението й цена/качество е най-добро.“

Самото внедряване е осъществено в рамките на 2-3 месеца, казва Галя Милушева. „Те са малко хора и ние сравнително бързо ги обучихме“. За разлика от големите фирми, при които може да има известна съпротива от екипите, у VIDAS няма такава. „Започнаха да работят ефективно от началото на 2025 година. Беше им трудно, стараеха се много, но имаха искрено желание,“ добавя Милушева. „Преди да започнат да работят със системата, всички тези хора участваха в процеса по внедряването“. 

Шест месеца по-късно Иван Колев ще направи и още една равносметка. „Като брой хора VIDAS са малка фирма. Но като бизнес-процеси тя е много по-сложна от големите търговски фирми, които реализират по 20-30 милиона лева оборот всяка година.“  

ERP „на зелено“ 

„Внедряването на ERP в стартъп е рядкост в глобален мащаб. Този подход има няколко големи предимства и едно от тях е работата „на зелено“, казва Иван Аржентински, управител на ERP.Net. „Няма я тежестта на съществуващите стари, онаследени системи за управление. Обучението на хората е по-бързо и по-лесно“. 

Темпото на промяна е изключително високо. „Стартиращите компании се променят бързо – нови продукти, нови пазари, нови модели на приходи се роят. ERP.Net е достатъчно гъвкава, за да се справя с променящите се условия и нужди от отчетност“.
Възможността на бизнеса да разгърне мащаба си е ключов фактор. Основна задача на ERP.Net е да поддържа бързото развитие на бизнеса на Vidas, в това число нарастването на броя на служителите, пороя на поръчките, динамиката на производството и сложността на маркетинговите търговските канали. „Винаги сме се старали да правим ERP така, че да бъде фактор за постигане на скорост и мащаб, а не да бъде тежка бюрократична машина“, казва Аржентински. 

В новостартиращите компании ERP е въпрос на ефективност и фактор за растеж. Цифрите на VIDAS говорят сами.  

Границата на успеха е космосът 

Година след първата крачка на Светла Лесова към въвеждането на ERP.Net във VIDAS екипът на фирмата е нараснал повече от 4 пъти: тимът вече се състои от 17 човека. 

Реализацията на продукцията скача тройно. Заедно с големия скок в обем продукция, нарастване има и в продуктовата гама. До края на 2025 година палитрата ще се разшири с три нови вкуса. С това артикулите ще станат общо 20. 

Финансовите резултати също говорят. Последните разчети на Vidas показват тенденция към положителни финансови резултати. „Ако в момента нямахме ERP система – сега, когато растем четирикратно – не бихме могли да се справим,“ категорична е Лесова.

„Истински ад би било да се занимавам с електронните таблици при толкова много модели на продажба и толкова специфично производство. Решението да внедрим ERP.net стана факт, защото осъзнах, че ако искам бизнесът да продължава да върви напред, имаме нужда от ред и пълна видимост за всичко по всяко време“.