Когато освободиш финансовия екип от административни задачи, те стават стратегически партньор на бизнеса

Николай Похлупков, генерален мениджър в Payhawk, споделя за последните подобрения в сферата на финансовите AI агенти и как те спестяват все повече време на компаниите. 

Payhawk поставя силен акцент върху „края на събирането на фактури“ чрез агента за финансов контрол. Какъв конкретен клиентски проблем стоеше зад разработката и как измервате реалния бизнес ефект? 

Когато попитахме финансови екипи в 32 държави какво ги забавя най-много при счетоводното приключване на месеца, очаквахме сложни отговори. Получихме един много прост: "Чакаме фактури." Оказа се, че те чакат средно по около 12 дни на месец за онлайн фактури. Компании с екипи на няколко пазара губеха дни в това да събират разходни документи от доставчици, което е досадна, но критично важна работа. Затова решихме да я дадем на изкуствения интелект. 

Но събирането на фактурата е само половината битка. Другата е класифицирането - правилният разходен център, правилната аналитичност, правилното обвързване с плащането. Точно там грешките забавят одобренията и създават главоболия при приключването на месеца. Нашият агент поема и двете: сам отива в сайта на доставчика, изтегля фактурата, класифицира я и я закача за съответния разход, без някой от екипа да отваря и един имейл за целта. Така времето за чакане на документ падна наполовина и месечното приключване се ускори.

По какъв начин различните AI агенти на Payhawk се съчетават в една обща система за управление на разходите?

Подхождаме към AI агентите като към нови членове на екипа - всеки си има длъжностна характеристика и ясен периметър. Единият се занимава с командировки - полети, хотели, спазване на политики. Друг поема документите - събира, класифицира, гони закъснели. Трети води служителите през заявки за покупка, а четвърти следи плащанията в реално време. Но истинската стойност не е в отделния агент, а в това, че работят заедно. Когато Агентът по снабдяването финализира покупка, Агентът за финансов контрол вече е подготвил документацията, а Агентът по плащания следи транзакцията.

За финансовия екип това означава по-малко администрация и повече време за реална работа по оптимизация на бизнеса. За всички останали - по-бърз и по-безболезнен начин да получат каквото им трябва, без да нарушават фирмените политики. И числата са доста красноречиви: 70% по-кратко време от заявка до покупка и 98% от заявките се одобряват от първия път без допълнителни въпроси.

Много компании говорят за AI, но срещат притеснения около сигурност, контрол, регулаторно съответствие и доверие. Как Payhawk гарантира, че автоматизацията остава прозрачна и управляема? 

Притесненията са напълно основателни - когато работиш с плащания и финансови данни, случващото се не може да е като в "черна кутия". Затова при нас всеки агент работи по ясни правила: на всяка стъпка, на която трябва да вземе решение, минава през серия от проверки и не може да продължи, докато не ги изпълни. Ще дам пример с нашия Агент за пътувания. Когато служител поиска командировка, агентът първо проверява кой е този човек и какво ниво на достъп има.

После валидира заявката срещу фирмената политика за пътувания. Едва когато всичко е наред, изпраща за одобрение. След одобрението резервира и плаща - и на всяка стъпка документира какво е направил и защо, оставя ясна одитна следа. Това дава на финансовия екип пълна проследимост, а на служителя - около 90 минути спестено време на командировка, от резервацията до осчетоводяването. 

Христо Борисов, главен изпълнителен директор на Payhawk, разказва за последните AI нововъведения в платформата за управление на разходите

От кои сайтове и доставчици могат да се събират фактури? За какъв тип компании са най-полезни новите AI функционалности на Payhawk - като индустрия, размер и етап на развитие? 

Към момента агентът покрива доставчици, които почти всяка една компания ползва - рекламни платформи като Meta, LinkedIn и Google Ads, облачна инфраструктура от AWS, Google Cloud и Azure, транспортни услуги като Bolt, Uber и Freenow. Целта е до края на годината това да е достъпно за всички клиенти и за всички доставчици. 

Това е най-полезно за компании, които оперират в няколко държави и искат един процес, който работи еднакво навсякъде. Когато имаш дружества в Европа, Великобритания и САЩ, последното нещо, което искаш, е всяка локация да си измисля собствен начин за обработка на фактури. Payhawk дава тази централизация. Откъм индустрии - нямаме тесен фокус. Виждаме еднакъв ефект при логистичните компании, технологични бизнеси, бизнес услуги и производството. 

Често говорите за интеграция и оркестрация на финансовите процеси. Колко важно е AI решенията да бъдат част от съществуващата технологична инфраструктура, а не самостоятелен инструмент? 

Има една тема, която чуваме от почти всеки клиент: "Имаме прекалено много инструменти." И проблемът не е, че AI е поредният такъв, а какво се случва, когато инструментите не си говорят. Кой ги администрира? Когато промениш нещо в единия, как се отразява на другия? Именно затова за нас интеграцията не е просто една функция, а основен принцип на работа. Payhawk се свързва с над 60 системи, като NetSuite, Microsoft Dynamics, SAP, и целта е данните да текат в реално време, без ръчно прехвърляне. Но интеграцията не свършва до ERP-то. Ние искаме агентите да живеят там, където живеят и служителите - в чатa, в имейла, в инструментите, които екипът ползва всеки ден. Защото ако накараш хората да отварят още едно приложение, за да ползват AI, си създал точно проблема, който се опитваш да решиш.

Имаме амбицията нашето решение да се впише максимално добре в съществуващите процеси и инструменти на клиента и да му позволи да консолидира част от този хаос. В дългосрочен план най-смислените решения са тези, които запълват дупките в процесите, а не създават нови. 

Ако погледнем 2-3 години напред - кои процеси във финансовите операции ще изчезнат като ръчна работа и къде хората ще останат незаменими?

Ръчното въвеждане на данни е изчезващо занимание и това не е прогноза, а нещо, което вече се случва. До две-три години класифицирането на документи и засичането им с плащания ще бъде напълно автоматизирано. Одобренията на разходи ще се променят фундаментално - системите ще решават сами на база политики и ще питат човек само когато не са сигурни. Дори настройването на процеси ще се случва с обикновен разговор, не през менюта и конфигурации. 

Това, което остава при хората, е много по-интересно. Когато освободиш финансовия екип от повтарящи се, ръчни административни задачи, те стават стратегически партньор на бизнеса, не просто отдел, който осчетоводява, а екип, който активно участва в решенията. Финансовата функция спира да бъде реактивна и административна и става стратегическа и фокусирана върху оптималното разпределение на ресурсите и активно участие в бизнес решенията. Това не означава по-малко хора във финансите, а хора, които най-накрая допринасят там, където създават най-голяма стойност.