Сложи офиса в джоба си

Пpилoжeниeтo Digital Office e разработка на „Теленор България“. Създадено е преди 5 години с няколко базови функции, насочени към дигитализирането на административните процеси първоначално само в телекома. С течение на времето и с усъвършенстването му инструментът става подходящ и за други компании. За предимствата на продукта разговаряме с Николай Николов, директор „Бизнес продажби и маркетинг“ на „Теленор България“

- Как се роди идеята за приложението Digital Office и как то се разви във времето?

- Основната цел за създаването на Digital Office бе да оптимизира и дигитализира вътрешните процеси в голяма компания като нашата. Продуктът представлява мобилно приложение, което дава възможност за много бърза комуникация с всички служители в една компания. В „Теленор“ над 95% от служителите ни го ползват като основен комуникационен канал. Това е мястото, откъдето се информираме за нови неща, лесно комуникираме с колегите и същевременно административните процеси са максимално облекчени, cъчeтaвaйки ги c yдoбcтвoтo да ги управляваме c някoлкo клика от телефона в джоба ни. Така се роди и слоганът „Сложи офиса в джоба си“.

Погледнато на макрониво, пpeдизвикaтeлcтвaтa пред бизнеса като цяло стават все пoвeчe, нo дигитализацията е пътят и начинът зa оптимизация на работните процеси. Именно тaкoвa peшeниe дава Digitаl Оffiсе, като създава условия за подобряване на вътрешните комуникации и намаляване на административната тежест. Приложението е най-подходящо за средни – с над 50 служители, и големи компании, които са с повече служители. Имаме клиенти със 100 служители, имаме и с 3000. Няма ограничения за ползване на Digital Office – достъпен е както за абонати, така и за неабонати на „Теленор“.

- Какви са най-предпочитаните от служителите и от бизнеса функционалности на приложението?

- Основните функционалности, които предлагаме на нашите бизнес клиенти, са достъпни в различни модули, които адресират конкретни нужди в живота в дадена компания.

Модул „Новини“ е най-харесваният от служителите, защото е един от начините да ангажираме хората с корпоративния живот. В него се споделят новини за събитията, случващи се в компанията. Модул „Контакти“ е също много полезен, тъй като големите компании по много структуриран и лесен начин могат да намират информация в кой отдел работи даден служител, с какво се занимава, на кой телефон и имейл е достъпен. Вместо информацията да се търси в Excel таблица или подобни системи, приложението лесно предоставя нужния контакт. Модул „Оферти“ също много се ползва. В големите компании има преференции за служителите, информация за отстъпки в различни бизнес компании в България, така че всеки служител може да влезе в модула и преди да отиде в даден магазин, да провери дали като служител би ползвал отстъпка там. През модул „Събития“ служителите могат да следят и да се записват за събития в компанията.

Има още много и различни модули – „Оферти“, „Анкети“, „Процедури“, които помагат на клиентите да оптимизират вътрешните си процеси, каквато е и целта на едно такова приложение, и наистина да влязат в дигиталните процеси и бизнес. Нашият опит ни показа, че това приложение става основен инструмент за всеки служител в компанията, който дава бърза, лесна, двупосочна връзка с всички служители, когато са хоумофис или има екипи на различни локации.

- Какво е най-новото, което предлага Digital Office?

- Последната ни разработка като функционалност е „Електронен подпис в Digital Office“. Този модул наистина дигитализира изцяло вътрешния процес за подписване на важни документи между работодател и служител, това се извършва изключително и само в приложението. Решението за подписване в Digital Office дава възможност за заместване на традиционния процес по връчване и подписване на документи на хартиен носител, като дигитализира и улеснява тяхното изпращане, получаване и подписване. Чрез Digital Office могат да се връчват и подписват дори документи, които представляват част от трудовото досие на работниците и служителите, тоест наистина се решава проблемът с разнасянето на хартиени копия или нуждата служителят специално да дойде в офиса, за да донесе даден документ.

Например, когато трябва да се наеме нов служител и да се подпише договор с него, това се случва през дигиталния офис. Всички документи се пазят в архив, дигиталният подпис е изцяло валиден според българското законодателство и работодателят и служителят имат електронни копия от този документ. Всичко се случва много бързо и лесно и в дигитална среда, което пести време на компанията.

- Какви други предимства дава Digital Office на бизнеса и има ли ограничения за ползването му?

- Като продукт предлагаме на пазара Digital Office от година и половина, който продаваме на нашите бизнес клиенти и партньори. Вече имаме доста големи компании, които ползват нашето приложение, например Пощенска банка, която е първият ни клиент на приложението и продължава да го ползва.  Предимството този продукт да излиза от нас е, че ние го ползваме за нашите нужди, знаем как приложението би работило в голяма компания като нашата, как служителите биха го ползвали и какво им е интересно, така че те наистина да намерят добавената стойност за себе си.

Концепцията е да създаваме пакети от модули според клиента – може да е обикновен, може да има необходимост от интеграция със системите на съответния бизнес според неговите нужди. С всеки клиент работим индивидуално, за да му доставим това, от което има нужда, което би работило за неговия конкретен случай. Например в модула за подписване може да се подписва всичко, което за клиента е важно и специфично за бизнеса му – договори, документи, приемно-предавателни протоколи, фактури и др.

Същевременно ние отговаряме за техническата поддръжка на това решение, стриктни сме в техническата сигурност и пълното съответствие с GDPR политиките и регулациите. Това особено се цени от клиентите – да имат сигурността, че голяма фирма стои с името си зад това решение. Тази сигурност включва и конфиденциалността – информацията, която клиентът довежда до Digital Office, вижда единствено той, защото всичко се криптира. Сигурността и GDPR са едни от основните страни.

Алек Вучков. Текстът е публикуван в бр.12/2021 на сп. "Мениджър"