3 съвета как да си купите повече време

Има неща, които обичаме да правим и неща, които се налага да правим. В един момент всеки от нас открива, че времето не му стига и за двете. Единственият начин да излезем от този капан е да делегираме задачата, която „трябва” да свършим, на някой друг. За повечето хора това е по-трудно, отколкото звучи първоначално.

Има две основни причини да не делегирате на друг неприятна за вас задача – без значение дали става въпрос за ваш служител, колега или дори роднина.

А. Нямате доверие, че другите ще изпълнят задачата добре.

Б. Не искате или не можете да отделите време, за да покажете на някого как да се справи добре.

И в двата случая повечето хора избират пътя на най-слабото съпротивление, а именно да свършат задачата сами. За нещастие, този подход подхранва лошата продуктивност и хроничното претоварване. Но спокойно! Предлагаме ви няколко прости (но не непременно лесни за изпълнение) съвета за това как да прекъснете омагьосания кръг на преработването.

1. Водете си дневник

Ако искате един ден напълно да се доверите на друг човек по отношение на каквато и да е работа, първо трябва да извлечете от собствения си ум детайлна информация. Водете си бележки в компютърен файл или в бележник всеки път, когато работите върху задача тип „трябва”. Просто нахвърляйте няколко забележки от позицията си на човек с вътрешни познания и умения за това как трябва да се свърши работата. Няколко минути писане всеки ден ще ви помогне за нула време да създадете пълен наръчник на един добър ментор. В крайна сметка тези ръководства, комбинирани с щипка толерантност от ваша страна към дребните пропуски на вашите довереници, ще помогнат на екипа ви да набере повече самочувствие и компетентност за извършване на делегираните от вас задачи.

2. Посветете обедите на обучаване

Ако приемем, че хората около вас са готови, способни и пълни с желание да поемат нови ангажименти, можем да сме почти сигурни, че на тях им липсва достатъчно информация и обучение, за да го направят. Ако все изчаквате да ги обучите, докато накрая задачата не се стовари върху главата ви, те никога няма да могат да ви освободят от нея. Бъдете проактивни, като използвате свободното време, за да покажете на хората как да извършват задачите ви от типа „трябва”. Без значение дали става дума за един или за 20 души, почерпете с обяд всеки, който иска да учи. Само няколко обеда по-късно ще разполагате с достатъчно алтернативни ресурси за момента, когато ще сте готови да посветите времето и енергията си основно на графа „любими дейности”.

3. Поощрявайте поемането на отговорност

Страховитата за един задача може да е мечтаното предизвикателство за друг. Намерете обикновена или електронна дъска за съобщения и я поставете на видно място в офиса, където хората ще могат да записват задачите, които искат да предадат нататък. Обещайте желани награди за хората, които са готови да научат нещо ново, да поемат инициативата и да доведат задачите до приемлив резултат. Така ще поощрите една култура на засилването на личната роля и отговорност на служителите, като заявите, че всички задачи съществуват, за да ги свърши някой. Посочвайте към дъската всеки път, когато някой попита: „Как се получават бонуси и промоции на това място?”

Ако все още ви е трудно да делегирате, ето и една крайна мярка, научена от основателя на Kinko’s Пол Орфалея. Преди няколко години, на една конференция на Организацията на предприемачите, той сподели този ключов и много ефективен съвет за делегирането на отговорности:

Ако отидете на ваканция за една седмица, ще се върнете и ще видите работа за две седмици.

Ако отидете на ваканция за две седмици, ще се върнете и ще видите работа за четири седмици.

Ако отидете на ваканция за три седмици, хората намират начин да се оправят някак и сами.

Така че подарете си три седмици ваканция – така ще се върнете и ще намерите само задачите, които обичате да правите. Този метод наистина действа!

Inc.com