Как могат малките и средните предприятия да се възползват от Изкуствения интелект

Бурното навлизане на Изкуствения интелект (ИИ), и то най-вече на генеративния такъв, е широко застъпена тема в различни формати, конференции, дискусии и поражда смесени чувства сред компаниите и обществото. Това доведе и до приемането на законодателен акт за ИИ от Европейската Комисия, които цели да въведе регулация в тази необятна сфера, като предостави изисквания и задължения към разработчиците и потребителите, като в същото време намали административната и финансова тежест за малките и средните предприятия (МСП).

Всъщност ИИ е един изключително мощен инструмент, който може да бъде от полза за МСП и да способства за тяхната конкурентоспособност. Когато говорим за дигитализация на предприятията е от ключово значение за всяка компания да направи сравнителен анализ на използваните от нея дигитални функционалности, за да определи къде точно се намира в нивата на дигитализация, какви инструменти използва, как ги използва и колко често спрямо своите конкуренти и като цяло, за сектора в който оперира. Това може да се направи като се разгледа дигитализацията през общите бизнес функционалности, като административни, планиране, маркетинг, продажби, комуникация, финансови разплащания, качествен контрол и доставки, които са универсални за всички компании, независимо от техния размер, сектор, локация и бизнес модел.  Компаниите, които използват в ежедневната си работа по-усъвършенствани дигитални инструменти, са по-конкурентоспособни, по-продуктивни, имат по-големи приходи и извършват експорт по-често. Всичко това трябва да е знак за МСП, че правилното използване на дигиталните инструменти е абсолютно условие за тяхната конкурентоспособност и развитието им на международните пазари, пише Д-р Бойко Таков, изпълнителен директор на Изпълнителната агенция за насърчаване на малките и средните предприятия.

Според проучване на Small Business & Entrepreneurship Council, проведено през 2023 г., сред МСП, които ползват ИИ, основните мотиви или причини, поради които собствениците на малък бизнес са въвели ИИ, включват: собствените им проучвания, влиянието на колегите и комфорта с технологиите (54%), спестяване на време и разходи (51%), конкурентен натиск (29%) и инфлационен натиск (26%). Собствениците на малък бизнес също отбелязват, че високите разходи за труд (25%), увеличаването на квалифицираната работна ръка или липсата на достъп до квалифицирана работна ръка (19%) са довели до внедряването на ИИ. В сравнение с традиционните инструменти, ИИ е по-полезен за качеството на вземане на решения (69%), по-ефективно конкуриране с големи предприятия (68%), привличане на клиенти (67%), обслужване на клиенти (61%), сигурност на данните (59%) ) и персонализиране на клиентското изживяване (55%).

Също така, според изследването 76% от собствениците на малък бизнес съобщават, че ИИ освобождава повече време както на собственика на бизнеса, така и на служителите, за да се съсредоточат върху задачи с висока стойност, като отчитат средно седмично спестяване от 13 работни часа благодарение на ИИ инструментите.

В този смисъл навлизането на ИИ открива невероятни възможности за МСП, за подобряване на тяхната оперативна ефективност, за развитието и внедряването на  иновации в тях, за растежа на компаниите и навлизането им на нови пазари.

Когато говорим за ИИ, нека видим къде, към момента, може ефективно да се използва като ключови процеси в МСП. Това може да става в сферата на обслужването на клиентите, чрез чатботове и виртуални асистенти, позволяващи 24/7 поддръжка, която да подобри удовлетвореността на клиентите и да освободи човешки ресурс за по-важни задачи. В сферата на маркетинга и продажбите може ефективно да се използва за създаване на съдържание, анализ на данни и създаване на персонализирани кампании, подобряване на ангажираността на клиентите и оптимизиране на маркетинговите разходи. Веригите на доставки също са сфера, в която ИИ може много да допринесе, като се въведат системи за проследяване на инвентара и прогнозиране на търсенето, което е съществено за оптимизиране на складовите запаси, намаляване на разходите за съхранение и подобряване на веригата на доставки. ИИ би могъл да допринесе за развитието на компаниите, като им помогне да прогнозират своите продажби, да автоматизират вътрешни процеси, като рутинни задачи по въвеждане на данни, обработка на счетоводни документи, изпълнение на поръчки и др., да подобрят взаимодействието си със служителите, като използват инструменти за мониторинг на удовлетвореността и ангажираността им, както и в сферата на финансовото управление, планиране и анализ, разработката на нови продукти и др.

За постигането на тези цели и внедряването на нови инструменти и решения, трябва да се мине през последователни стъпки, за да се гарантира най-ефективната интеграция. Според различни анализи и наблюдения, много фирми използват неоптимално внедрените дигитални системи, те не са добре интегрирани с останалите такива в рамките на компанията, не взимат достатъчно обосновани решения за избора на дигитални инструменти поради недобра осведоменост и познания. Всичко това е предпоставка за неправилно инвестирани финансови средства, загуба на време и човешки ресурс и в крайна сметка, непостигане на желаната оптимизация и прогрес.

На първо място, трябва да се направи анализ на текущото състояние на компанията, след което ясно да се определят целите и нуждите, било то увеличаване на ефективността, намаляване на разходите или подобряване на клиентското обслужване. На следващо място, трябва да се работи със служителите на компанията, за тяхната информираност и обучение, като това се явява ключова стъпка в процеса на интеграция на всяко дигитално решение. Крачката към планиране и изследване на различните възможни инструменти трябва да се направи внимателно и информирано, тази стъпка трудно би могла да се извърши ефективно без да има добри специалисти в компанията, които да могат да вземат технически правилните решения съобразно нуждите и бюджета на компанията. Това е принципен проблем за МСП, които трудно намират и задържат такива специалисти, още повече биват и затруднени от факта, че външната подкрепа, която могат да получат обикновено, идва от технологични интегратори или консултанти, работещи с тях, които имат интерес да предлагат собствените си продукти. Това изправя МСП пред невъзможността да вземат най-правилното за тях решение и имено на тази стъпка трябва да се вземат предвид тези предизвикателства и да се потърси оптималното справяне с тях. В тази посока е и проектът, в който ИАНМСП участва – DIGITRANS, изпълняван от Световната Банка, като за финалната фаза бе избран за изпълнител Launchlabs Sofia и в рамките на който близо 200 компании ще получат помощ чрез безвъзмездно финансиране и професионална консултантска помощ относно възможностите за дигитализация на компаниите. Като следваща стъпка, според зависимост от специфичния случай, решение и възможност, би било най-добре да се започне с малък пилотен проект, чрез който да се тества съответният инструмент вече в реалната среда на компанията, след което да се пристъпи към пълното интегриране на продукта в оперативната работа. Дигитализацията е един неспирен процес и изисква постоянно следене на новите технологични решения, актуализиране на съществуващите, оценка на въздействието от интегрираните инструменти, корекции и адаптации с времето за постоянното оптимизиране на процесите. Дигитализацията е като жив организъм и няма константни точки, при които процесът завършва.