Йорданка Кленовска, Телелинк Бизнес Сървисис: Payhawk е важна част от нашата дигитална промяна

Йорданка Кленовска е Главен финансов директор  и член на Управителния съвет на Телелинк Бизнес Сървисис. Към настоящия момент отговаря за всички финансови и счетоводни процеси от дейността на Групата. С 20 години опит в Телелинк Бизнес Сървисис, Йорданка има експертиза в бюджетиране, финансов анализ, контролинг, отчетност, консолидации, данъчно облагане и управление на екипи.

Телелинк Бизнес Сървисис е най-големият български системен интегратор и лидер на Балканският полуостров. Компанията е известна с гъвкавия си подход да решава сложни технологични проблеми чрез внедряване на точните високотехнологични инструменти. Към момента тя работи с над 50 лидери в индустрията като Cisco, Microsoft, Dell, IBM и др. Фокусът ѝ пада върху четири продуктови линии - информационна сигурност, IT инфраструктура, IoT и AI и автоматизация.

Ето какво коментира Йорданка Кленовска пред Мениджър News по темата за дигитализацията на бизнеса, иновациите в управлението на финансовите операции и как решения като Payhawk са важна част от това. 

Като финансов директор на една от водещите технологични компании у нас, как виждате развитието на дигиталната трансформация в българския бизнес – кои са водещите тенденции и най-сериозните предизвикателства според Вас? 

Дигиталната трансформация в българския бизнес вече не е само модерна дума, а критично условие за конкурентоспособност. Наблюдават се три водещи тенденции: преминаване към облачни платформи, растяща роля на данните при вземане на решения и ускорена автоматизация чрез AI и Robotic Process Automation. Компаниите преминават от отделни решения към изграждане на  цялостни дигитални платформи. Фокусът се измества към единен източник на истина за данните и автоматизация на целии процеси.

С развитието на дигитализацията, киберсигурността вече също е необходимост за комапниите. Най-големите предизвикателства са свързани с нуждата от промяна в мисленето и повишаване на дигиталните умения. Технологиите обикновено изпреварват организационната култура и често нови процеси са наложени върху стара логика. Много компании нямат вътрешен продуктов собственик на ключови системи в трансформация. Нужни са инвестиции в обучения на хората в паралел с промяната на системите.

Какви са конкретните начини, по които дигиталната трансформация - особено на бизнес финансите - помага на компаниите?

Дигиталната трансформация, включително във финансовата функция, днес е един от най-силните двигатели на устойчивия растеж. Автоматизацията поема голяма част от рутинните процеси – обработка на документи, управление на разходи, съгласуване на транзакции, финансово приключване – което ги прави многократно по-бързи, точни и прозрачни.

Тя дава на мениджмънта достъп до качествени данни в реално време. Интегрираните системи и BI решенията осигуряват ясна видимост върху ключови показатели и позволяват по-точни прогнози за търсенето, ликвидността и маржините. Това променя както оперативното управление, така и стратегическото планиране. Виждаме и значителен напредък в управлението на разходите и ресурсите. Дигитализацията позволява на компаниите да работят по-умно, да намаляват риска и да вземат уверени, стратегически решения. 

Насочвайки поглед към Вашата компания Telelink Business Services, как изглежда дигиталната трансформация във Вашия бизнес?

Като финансов директор на Телелинк Бизнес Сървисис виждам дигиталната трансформация като естествено продължение на нашата роля на системен интегратор и доверен технологичен партньор на бизнеса в региона. За нас тя не е абстрактна концепция, а ежедневна практика – това, което правим за клиентите си и същевременно внедряваме във вътрешните си процеси

Нашите клиенти все по-често търсят интегрирани решения, които обединяват свързаност, киберсигурност, облачни услуги, управление на данни и автоматизация. Дигиталната трансформация променя очакванията към качеството на услугите. Все повече клиенти предпочитат managed services модел, който ние активно развиваме – услуга, при която ТБС поема цялостното управление на инфраструктура, сигурност, мрежи или облачни платформи.

Дигиталната трансформация ни позволява да бъдем по-ефективни и вътрешно като компания. През последните години ТБС инвестира значително в автоматизации, подобряване на вътрешните процеси, ITSM платформи и инструменти за колаборация. 

За нас дигиталната трансформация не е само услуги, които предлагаме – това е философия, която определя нашето развитие като компания. Вярвам, че компаниите, които своевременно инвестират в интегрирани, сигурни и гъвкави дигитални решения, ще бъдат лидерите на пазара в следващото десетилетие.

Каква е ситуацията, когато говорим конкретно за дигитализация на финансовите процеси, които вие ръководите?

Във финансовите процеси, които ръководя, дигитализацията се усеща най-вече като промяна в ежедневието –как работим, как вземаме решения и колко време освобождаваме за стратегически задачи, а не за администриране. Преди години голяма част от процесите бяха ръчни, разпокъсани и зависехме прекалено от различни приложения. Днес благодарение на системите, които внедрихме, сред които ЕРП на ниво Група и Payhawk, работим много по-координирано, по-бързо и по-прозрачно.

Payhawk е стъпка напред в начина, по който управляваме разходите. Отне време да стигнем до процес, който е едновременно строг като контрол и удобен за хората, които го използват. Payhawk успя да ни помогне за този баланс и е важна част от нашата дигитална промяна, защото ни даде онова, което търсехме по отношение на управление разходите с картови операции: ясни процеси, реалновремеви данни и контрол, който не тежи, а помага.

Как внедряването на Payhawk промени ежедневната работа във финансовия отдел? И как се отрази като цяло на всички колеги в екипа на Telelink Business Services? 

Преди въвеждането на  Payhawk съществена част от времето на колеги от финансов отдел беше насочена към ръчна обработка, търсене на липсващи документи, проверка на Excel таблици и комуникация по имейл. С Payhawk документите се качват и разчитат автоматично, а категоризацията и връзката с проектите вече не изискват ръчни намеси. 

На практика имаме реалновремева картина за всички разходи с карти – по екипи, проекти, държави. За колегите от оперативните звена процесът стана многократно по-удобен, като премахна сериозно количество бюрокрация и спести много време – особено при командировки.

Финансовият отдел работи по-бързо и уверено, а останалите колеги – по-лесно и с по-малко административни ангажименти. 

Какви иновации очаквате в сферата на управлението на бизнес финансите в близкото бъдеще?

В близките години очаквам няколко ключови тенденции да станат водещи. Една от тях е пълната автоматизация на оперативните финансови процеси, включително такива, които доскоро се смятаха твърде сложни за дигитализация. Тенденцията е към много по-широко използване на AI за автоматично разчитане на документи, съгласуване на транзакции, структуриране на данни и дори за първоначални счетоводни записи. 

Голяма иновация би била и AI-асистираното финансово планиране и прогнозиране. Моделите ще могат да симулират различни сценарии – пазарни, оперативни, ценови – и да дават препоръки за оптимално разпределение на бюджетите, инвестициите и ресурсите. 

Вярвам, че ще видим ново поколение корпоративни финансови платформи, които са изцяло интегрирани и потребителски ориентирани, подобно на това, което Payhawk прави със служебните разходи. Тук говорим за решения, които обединяват бюджетиране, разходи, фактуриране, плащания, анализи и планиране в една среда, проектирана така, че да е удобна за всеки – от счетоводител до CEO. 

Какъв съвет бихте дали на други финансови директори, които обмислят дигитална трансформация и автоматизация на финансовата си функция?

Когато говорим за дигитализация и автоматизация на финансовата функция, е важно да започнете с ясна цел, а не с конкретен инструмент. Най-важно е да решите кои процеси искате да подобрите, къде губите време и ресурси, и какво ви пречи да растете.

Когато тази картина е ясна, изборът на решение става естествен. Дигитализацията рядко работи добре, ако просто прехвърлим стария процес в нова платформа. Трябва смелост да се оптимизира, стандартизира и понякога да се преосмисли логиката на процесите изцяло. Друго съществено условие за успех е въвличане на екипите, с които работим още в началото. Когато хората разберат защо правим промяна и видят, че новият процес им спестява работа, а не им добавя, приемането е по-лесно.