Как Konica Minolta спестява време и печели сигурност с Payhawk

Елена Дречева, управляващ директор на Коника Минолта България и Коника Минолта Гърция представя добавената стойност от винаги достъпните и работещи решения на финансовата компания

- Разкажете накратко за Konica Minolta.

- Коника Минолта България е дружество със собствена търговска, маркетингова и техническа структура, част от глобалния бранд за иновативни бизнес решения с близо 22 000 патента за технологични иновации Konica Minolta. През миналата година Konica Minolta отбеляза своя 150-годишен юбилей. С представителства в над 150 държави и с над 2 млн. клиенти, брандът Konica Minolta се свързва с надеждност и високо качество на предоставяните решения и услуги. Компанията е безспорен лидер в осигуряването на цялостни решения за управление на корпоративни документни и печатни работни процеси, както и на иновативни технологии за полиграфическия бранш. В последните години Konica Minolta бързо успя да спечели позицията на надежден партньор за платформи за дигитално работно място и смарт видеонаблюдение, свързвайки хора, технологии и информация. Компанията е на българския пазар от 2005г.

- Какво ви мотивира да изберете решението на Payhawk?

- Основната ни обслужваща банка спря услугата „Kредитни карти”. Те са ни необходими във връзка с командировки в и извън България, които изискват плащане на хотели, наемане на автомобил и всички други съпътстващи разходи. Кредитните карти ползваме и за онлайн плащания на абонаменти в социални мрежи, софтуер като услугa и др.

Потърсихме кредитни карти през други банки, но често имахме проблеми като: невъзможност за плащане онлайн, недостатъчен лимит и време, което е необходимо да “стигнат” парите до картата, липса на информация на момента – кой какви пари е изразходвал и каква е текущата наличност, трудно управление на кредитните карти и разходите през тях, както и не на последно място - таксите за издаване и разходите за транзакции. За услугите на Payhawk получихме препоръка от познат и след демонстрацията бяхме убедени, че това е решението, от което се нуждаем.

- Какви бяха основните фактори при вземането на решение?

- Сред основните фактори бяха: бърза имплементация и разполагаемост с виртуална и физическа карта, лесно и бързо захранване на картите и видимост на наличности и транзакции на момента, приложение с интуитивен интерфейс, както и прозрачност на всеки разход и видимост на момента.

От голямо значения са и лесното отчитане на разходите по проекти, отдели и хора. Добавената стойност от винаги работещо решение, автоматизацията при разпределяне на разходите по пера и напомнящите съобщения, ако някой е забравил да приложи разходен документ или да квалифицира съответния разход също са много важни за нас.

Не на последно място - липсата на бюрокрация: не попълвахме подробни формуляри на хартия, решението бе персонализирано за нас на база договор и всичко се случи онлайн.

- Колко време продължи имплементацията?

- Кратко обучение от няколко часа бе достатъчно.

- Какво се промени след като започнахте да използвате решението на Payhawk за управление на фирмените разходи?

- Най-хубавото е, че нямаме оплаквания от колегите и не ги поставяме в трудни, бих казала кризисни ситуации, без средства. За всички използването на Payhawk e лесно и приятно. Винаги разполагаме с необходимите средства в определения лимит. Отчитането на командировки и други разходи е бързо и лесно – всичко става през мобилен телефон за минута. Получаваме и весели напомняния, когато сме пропуснали да си удостоверим разхода.  За колегите от финансов отдел всичко е прегледно и ясно във всеки един миг и приключват месеца без да е необходимо да се ровят в документи. А и можем да разчитаме, че Payhawk предоставя сигурност при използването на кредитните карти (виртуални и физически).

- Какви са измеримите резултати за бизнеса – спестено време, автоматизация на процеси, спестени финансови средства? 

- Определено спестяваме време – поне два работни дни на месец на двама души, или общо - четири човекодни месечно.  А времето е пари. Спестихме си и рутинна работа по отчитане разходи като автоматизирахме процеса и разбира се - намалихме разходите за транзакции, тъй като Payhawk има партньорство с VISA и работи със 7 валути.

- Опишете накратко впечатленията си от съвместната работа с екипа на Payhawk.

- Екипът на Payhawk е винаги на разположение при въпроси и готов да съдейства. Имаме Customer Success Manager, с който обсъждаме възможностите. Времето за отговор обикновено е веднага, на момента.  С най-голямо удоволствие бих препоръчала Payhawk на всяка компания, която иска да си осигури прозрачност на разходите и транзакциите си, да има винаги работещи разплащателни средства, да си спести ръчна работа и да е в съответствие с вътрешните си правила и законодателството.