Съвременният CFO: Какво се променя, когато отчетът стане дигитален проект

Изготвянето на отчет – за регулатор, за мениджмънта или за публична комуникация, рядко е просто административна задача. По-често това е натоварен, многослоен процес, в който информация от разнородни източници трябва да бъде обединена, проверена и представена в ясен и структуриран вид. 

Процесът е съпътстван от промени в последния момент, напрежение около крайните срокове и необходимост от синхрон между различни отдели. Това често води до компромиси с качеството и последователността в съдържанието.

А цената на компромисите е осезаема. Според данни на Gartner, некачествените или непълни данни струват на бизнеса средно 15 милиона долара годишно – загуби, които далеч не се изчерпват само с вътрешна неефективност. Когато отчетът се окаже подвеждащ или зле структуриран, доверието на инвеститорите, партньорите и надзорните институции лесно може да бъде разклатено.

Отвъд финансовите загуби, остава и друг ресурс – човешкият. Часовете, вложени в ръчно форматиране, корекции и прехвърляне на информация, рядко водят до резултат, който отразява усилията. А когато стойността на съдържанието зависи от неговото представяне, въпросът вече не е дали отчетността трябва да бъде трансформирана, а кога.

Съвременните технологии предлагат възможности, които значително улесняват и повишават ефективността на процеса по оповестяване на финансова информация.

Balkan Services – водещ български системен интегратор – предлага на бизнеса утвърдено решение в тази насока: Lucanet Disclosure Management. Продуктът е разработка на германската компания Lucanet, която заема силни пазарни позиции в Германия, Австрия и Швейцария.

Отвъд ограниченията на традиционните инструменти

Макар Disclosure Management буквално да се превежда като „финансово оповестяване“, според Ваня Йорданова, Managing Disclosure Management and XBRL Consultant в Balkan Services, терминът не отразява изцяло възможностите на решението.

„Системата е проектирана за финансови отчети, но функционалностите й отдавна надхвърлят рамките на финансовото оповестяване“, коментира тя в интервю за manager.bg.

Едно от ключовите предимства на Lucanet Disclosure Management е неговият концептуален подход към отчетността. За разлика от програми като Word или Excel, които стъпват върху модела на индивидуална работа с текстови документи или таблици, Lucanet разглежда отчета като цялостен проект с множество съавтори и динамични данни от различни източници. Чрез автоматизация и синхронизация, съдържанието се обновява в реално време, а създадените структури позволяват лесно генериране на предварително дефинирани формати.

Управлявате структурата сами: изграждате отчетите така, както изисква вашата организация – лесно, интуитивно и без рамки.

В съвременната среда, белязана от високи регулаторни изисквания и засилен обществен интерес, традиционният офис софтуер изпитва сериозни затруднения да отговори на нуждите на бизнеса. Lucanet предлага алтернатива, която надгражда процеса – не само чрез автоматизация, но и чрез интегрирана колаборация и управление на версиите.
Решението намира широко приложение в компании, които използват отчетите не само за регулаторни цели, но и като инструмент за стратегическа комуникация с инвеститори, партньори, банки и други заинтересовани страни.

„Отчетът трябва не просто да съдържа точни данни – важно е те да бъдат представени ясно, структурирано и визуално професионално“, подчертава Йорданова.

Централна роля играе възможността за вграждане на XBRL тагове, в съответствие с Европейския единен електронен формат за отчитане ESEF. Lucanet не само генерира съвместими файлове, но и осигурява автоматизирана валидация на данните – възможност, която липсва при използването на безплатни инструменти.

Край на хаоса с работните версии

Една от най-големите болки в процеса на отчетност – работата с множество версии на един и същ документ – намира решение с Lucanet Disclosure Management. Софтуерът позволява на различни специалисти да работят паралелно върху една версия на отчета, като същевременно осигурява възможност за връщане към предходни итерации, без риск от загуба на съдържание или нужда от преработване на актуалната версия.

Приложението дава възможност за ефективна преупотреба на данни – например между компанията майка и нейните дъщерни дружества. Всяка промяна в изходните данни автоматично се отразява във всички производни документи. Това елиминира нуждата от ръчна синхронизация и значително намалява риска от пропуски. Освен стандартните регулаторни формати, системата поддържа и създаване на вътрешни, персонализирани отчети, например за нуждите на ръководството.

Част от по-голяма екосистема

Lucanet Disclosure Management е модул от по-широката Lucanet CFO Solution Platform – интегрирана платформа за финансово управление, която включва още решенията: Consolidation and Financial Planning, XBRL Tagger, XBRL Auditor и ESG Reporting. 

Lucanet Disclosure Management може да работи както самостоятелно, така и като част от цялата екосистема, в зависимост от нуждите на организацията.

По думите на Ваня Йорданова софтуерът има разработени конектори за връзка с най-популярните ERP системи, но също така има възможност и за написването на допълнителни. Правилно форматирани Excel файлове също могат да бъдат използвани като източник на данни. При актуализация на данните се извършва нов импорт, като всички стойности автоматично се актуализират в съответните таблици, графики и текстови елементи.

Интелигентна автоматизация и контрол

Софтуерът разчита на система от променливи, които автоматично адаптират текстовите резюмета и описания спрямо актуалните цифрови данни, редуцирайки до минимум нуждата от ръчна намеса. Това е от ключово значение в среда, в която множество източници на данни се управляват от различни отговорни лица.
„Колкото повече ръчни операции има, толкова по-голям е рискът от грешки“, отбелязва Йорданова. „А когато промените настъпват в последния момент, под натиска на срокове, човешкият фактор и стресът водят до компромиси в качеството.“

В допълнение, системата позволява дефинирането на вътрешни валидации директно в документа, което прави възможно откриването на несъответствия още на етапа на въвеждане на информация. Наличен е и пълен audit trail, улесняващ работата на одиторските екипи.

Проверени и последователни данни: виждате откъде идват числата, как са проверени и ги коригирайте с лекота.

От класическите инструменти към отчетност от ново поколение

Преминаването от традиционния, често ръчен процес на създаване на финансови отчети към Lucanet Disclosure Management не изисква драстична промяна в работните навици. Софтуерът е разработен с познатата логика на Word и Excel, допълнена от функционалности, които значително улесняват работата.

„Потребителите продължават да виждат интерфейс, с който са свикнали – не е необходимо специализирано обучение“, подчертава Ваня Йорданова.

Интеграция без усилие: използвате данни от други модули на Lucanet, външни системи или Excel – всичко на едно място.

Lucanet Disclosure Management е облачно базирана система, която елиминира нуждата от значителни инвестиции в ИТ инфраструктура от страна на клиента. Интерфейсът е структуриран така, че предлага само необходимите работни менюта, без да затруднява потребителите с излишна функционалност.

Структуриран подход към внедряването

Подходът на Balkan Services при внедряване на софтуер Lucanet в техните клиенти е следният:

Първо се прави преглед на съществуващите процеси и при нужда те се оптимизират. След това се създава реплика на верифициран отчет от предходен период, като така на база „сигурните“ данни се правят вътрешните връзки и автоматизации. Залагат се шаблони за текстовото, табличното и печатното оформление, като така промените в следващи години се опростяват значително.
Как ще се случи целият процес зависи от избрания модел на работа. Някои компании предпочитат първият им отчет да бъде създаден от консултантите на Balkan Services и през следващите години единствено да се правят промени. 

По-популярен на българския пазар е подходът с по-дълго обучение, след което клиентът сам създава структурата на своя отчет под ръководството на експертите и с осигурена последваща поддръжка от тяхна страна.

Balkan Services и Lucanet работят в тясно сътрудничество, като това помага за бързо отстраняване на проблеми. 

„Фирмите, които вече използват решението, споделят, че отчитат не само подобрена отчетност, но и спокойствие – знаят, че информацията е вярна, актуална и на точното място“, посочва Йорданова. „Така финансовите екипи могат да се съсредоточат върху анализа и стратегическите задачи, вместо върху техническото оформяне на документа.“

Уебинар, посветен на „умна отчетност“ 

„Виждаме сериозен потенциал на българския пазар – особено сред организациите, които подготвят отчети за мениджмънта или като част от група използват информацията, за да представят себе си в по-добра светлина“, отбелязва Ваня Йорданова.

С фокус върху тази аудитория, компанията организира уебинар, посветен на решението Lucanet Disclosure Management – на 5 юни 2025 г. от 15:00 ч. 

Събитието ще представи реални казуси и демонстрации, показващи как софтуерът автоматизира и оптимизира процеса на изготвяне на отчети – от събирането на данни до финалния документ.
По думите на Йорданова, уебинарът е насочен към финансисти и професионалисти, които изготвят финансови и нефинансови отчети, и искат да подобрят процесите по докладване.

„Истината е, че когато става въпрос за отчетност – без значение дали е финансова или не – първата спирка винаги е финансовият отдел“, посочва още тя.