Дизайн мисленето и продуктивността

Когато продуктивните хора споделят своите тайни за успех, те често говорят за списъци със задачи. Аз също съм привърженик на този метод на планиране, но освен това се старая да подчертавам значението на физическата активност, грижата за здравето и ежедневните разходки на открито. Правя всичко по силите си, за да се храня здравословно и да не прекарвам твърде много време на дивана пред телевизора. Това са съвети за поддържане на висока продуктивност, които най-вероятно сте чували и преди

Като истински професионалисти в работата, когато достигнем определен етап на нашата кариера ние се нуждаем от нов подход към производителността, тъй като с годините става все по-трудно да поддържаме баланс между личния живот и работата, особено когато се натоварваме с нови и разнообразни отговорности. Ролята ни в компанията се трансформира от такава на изпълнител, който прави това, което му се нарежда, в такава на ръководител, който контролира дейностите на другите. В която и индустрия да се намирате, вие почти сигурно ще преминете през периоди, в които ще ви се наложи да ръководите екип от ваши колеги и да поемете водеща роля в някакъв проект или програма. В тези ситуации техниките за поддържане на висока продуктивност, които са ви помагали в началото на вашата кариера, започват да губят своята ефективност.

Когато ми беше предложена позицията на старши помощник-декан по академичните въпроси в бизнес училището към Станфордския университет, аз знаех, че трябва да бъда много внимателна с начина, по който да максимизирам моята продуктивност. Тази работа изисква от мен да се представям в различни роли – на професор, на администратор, на изследовател и др. За да се справя с тази тежка задача, в крайна сметка аз реших да възприема няколко техники от дизайн мисленето(Design Thinking), които да внесат малко повече ред и яснота в моето ежедневие и да ми помогнат да категоризирам приоритетите си:

Първи метод – Натрупване на функции за максимална ефективност

За да увелича възможно най-много моята продуктивност, аз се обърнах към концепцията за натрупване на функции. Разбрах за тази теория за първи път, когато изучавах пермакултурен дизайн. В пермакултурния дизайн всеки елемент изпълнява повече от една цел. Дизайнерите често комбинират различни функции в земеделието или ландшафт дизайна, за да извлекат максимална стойност от все отделен елемент. Основната идея е, че всеки един елемент трябва да изпълнява възможно най-много функции.

Да вземем за пример дизайнът на една градина. Когато мислите за функциите, които може да изпълнява едно дърво, първото нещо, което ви идва на ум, може би е факта, че то ще разкраси пейзажа. Дървото обаче може да ражда и различни плодове, да прави сянка на прозорците и да изпълнява ролята на дом за птици и пчели. Иначе казано, то има много функции, чието натрупване максимизира продуктивността.

Аз прилагам същите принципи в работата ми, за да си гарантирам, че съм възможно най-ефективна в това, което правя. Например, когато бях поканена да изнеса реч пред служители на кметството, аз положих големи усилия, за да се подготвя за тази среща. Размишлявах над съобщението, което да им предам, създадох слайдове, които да го визуализират и си подготвих бележки, с които да си помагам, ако забравя нещо важно. Този проект обаче откри пред мен и възможност за комбиниране: Кои елементи от тази реч мога да използвам в други лекции, дискусии или публикации?

Важно е обаче да не бъркате натрупването на функции с мултитаскинга. Когато натрупваме функции, ние изполваме елементи от вече завършени проекти и задачи за създаването на нещо ново. В тези случаи ние на правим няколко неща едновременно, а фокусираме енергията си върху последователното изпълнение на отделни дейности. Идеята е да използваме тези дейности като трамплини към успеха в бъдещи проекти.

Втори метод – Редефиниране на предизвикателствата като възможности

Една от техниките на дизайн мисленето, която ми помага да бъда продуктивна, е концепцията за дефиниране и редефиниране. Прилагането на тази концепция зависи от способността на човек да обозначава и съответно преосмисля дадени предизвикателства, като подхожда към тях от различни гледни точки. Тъй като кариерата ми изисква от мен да балансирам между различни роли и задължения, аз опитвам да редефинирам всяка дейност и трудна задача, която изглежда предизвикателно, като нова възможност

Например, ако бъда поканена да председателствам някакъв университетски комитет, мога да приема това предложение по два начина – като поредната отговорност, с която да се натоваря, или като вълнуваща възможност. Вместо да гледам на това като на допълнителна задача, аз преосмислям офертата като възможност да се запозная с различни гледни точки, да срещна нови хора и да придобия знания, които ще ми помогнат да подобря работата на университета.

Забелязали ли сте колко време отделяме, за да говорим за нещата, които не искаме да правим? Отлагаме и се оплакваме до безкрай. Ако обаче подхождахме към тези ангажименти през призмата на дизайн мисленето и ги преосмисляхме като възможности, досега щяхме да сме ги изпълнили.

Разбирам - когато сте стресирани и напрегнати трудно може да бъдете продуктивни или креативни. В тези случаи човек изпада в реакционен режим, в който се мъчи просто да смогне на предизвикателствата, пред които го изправя неговия живот. Ако обаче можете да приложите на практика няколко техники за продуктивност, като споменатите по-горе две, ще имате способността да разграничите важните задачи и отговорности от останалите, преди да предприемете действия по тяхното изпълнение. Опитайте да си представите едно от тези предизвикателства като възможност и след това се запитайте как може да използвате постигнатото при неговото изпълнение в друга задача. Когато промените начина си на мислене ще станете не само по-продуктивни и ефективни, но и ще придобиете по-ясна представа и чувство за прогрес, баланс и успех както в професионалния, така и в личния си живот.

 ........................

Сара А. Соул, старши помощник-декан по академичните въпроси в бизнес училището към Станфордския университет, за FastCompany.com

Редактор: Георги Георгиев