Ако имах време, бих написал по-кратко писмо!

Получавали ли сте някога имейл, в който се чудите кое точно трябва да прочетете? Всичко, което виждате е плетеница от текст, който по никакъв начин не привлича вниманието ви. Трябва да знаете, че когато пишете електронна поща вие сте проектант. Когато изпращате голямо предложение, бизнес план или отчет желаете то да се приеме добре.

Добрият дизайн и подредба ви дават предимство. Колко голямо предимство? Точно това определя разликата между това да бъдете прочетени или да бъдете игнорирани. Трябва да развиете око за „визуален шум” и „визуален ред”. Всеки може да извлече полза от това. Ето няколко основни правила от Harvard Business Review:

Задайте си въпроса има ли в това съобщение ред или предизвиква главоболие, когато го погледнете?

Стремете се към краткост. Следвайте максимата на Марк Твен, Чърчил и Линкълн: „Ако имах повече време, бих написал по-кратко писмо”. А определението на Ричард Бах е: „Доброто писане е в силата на изтритите думи”.

Ликвидирайте бъркотиите. Ако изпращате разговор, в който само едно изречение е важно, изтрийте останалите 42 000 думи. Изтрийте генерираните пунктирни линии, назъбвания и множество цветове.

Избягвайте огромни монолитни блокове от текст – никой няма да ги прочете.

Не се опитвайте да бъдете модерни – не използвайте повече от 3 шрифта на една страница. Избягвайте различните големини, курсиви и стилове. Не подчертавайте, освен ако не е особено важно.

За имейлите си изберете шрифт, който е приятелски настроен към мрежата - Arial, Helvetica, Lucida Sans, Palatino, Verdana. По този начин ще бъдете сигурни, че съобщението ви излиза по същия начин, по който и вие го виждате.

Нарушете някои правила. Там, където традицията ви казва, че всяка страница от бизнес планът ви трябва да е пълна с текст, помислете с какво друго може да я запълните.

Ако не знаете какви са правилата, внимавайте когато ги нарушавате. Целта е не да бъдете нетрадиционни, а ефективни.

Научете се да обичате белите пространства. Не запълвайте страницата отгоре до долу с текст. Оставете пространство за "дишане" на текста.

Една илюстрация струва колкото 1000 думи. Но не използвайте изображения с лош вкус, те няма да помогнат.

Създайте център. Не подреждайте един параграф вляво, друг вдясно и трети по средата. Това създава препятствия в четенето.

Внимавайте с цветовете. Не се стремете да бъдете разноцветни. Използвайте цветове, които предават посланието ви и които са максимално редуцирани. Черното винаги е добър избор.