Законът срещу прането на пари не е формалност, а процес: Къде грешат повечето компании?

Законът за мерките срещу изпиране на пари (ЗМИП) често се възприема от бизнеса като административно задължение – попълване на декларации, събиране на документи и подреждането им в папка. Това създава усещане за изпълнено изискване и приключен ангажимент. В практиката обаче именно този формален подход е сред най-честите причини за проблеми при проверки.

За много организации това е първият момент, в който регулаторната тема се превръща в управленски риск.

Проблемът: документи има, но липсва логика

При контрол рядко се търси единствено дали даден документ съществува. Много по-често фокусът е върху логиката на взетите решения и дали те могат да бъдат обосновани във времето.

На практика контролните органи проверяват:

• защо конкретен клиент е класифициран като нисък, среден или висок риск;
• какви критерии и източници на информация са използвани;
• дали предприетите мерки са съразмерни на реалния риск;
• има ли последователност и проследимост на процеса.

В много случаи документите формално са налични, но бизнесът не може да обясни защо са събрани, какво следва от тях и дали процедурата е приложена правилно.

Къде най-често възникват грешките?

В практиката се наблюдават повтарящи се ситуации:

• използване на универсални документи, прилагани еднакво към всички клиенти;
• формално попълнени оценки на риска без индивидуална обосновка;
• липса на яснота кога задължението е еднократно и кога възниква трайно делово отношение;
• липса на актуализация на данните при промяна на обстоятелствата.

В тези случаи ЗМИП съществува „на хартия“, но не и като реално работещ процес. Именно това води до въпроси и санкции при контрол. Санкциите по ЗМИП често са съществени и могат да надхвърлят чисто финансовия ефект, тъй като поставят под въпрос системата за вътрешен контрол и управлението на риска в организацията. В подобни случаи въпросът вече не е само финансов, а репутационен.

За кои бизнеси темата е особено релевантна?

Изискванията на ЗМИП засягат широк кръг дейности, но не се прилагат еднакво за всички. Най-често задължения възникват при бизнеси, които работят с клиенти и контрагенти, посредничат при сделки, управляват средства или обработват лични и чувствителни данни.
На практика това включва агенции за недвижими имоти, счетоводни и консултантски услуги, адвокати и нотариуси в определени хипотези, както и други дейности, при които законът изисква идентификация и оценка на риска. Решаващо е не наименованието на дейността, а начинът, по който тя реално се извършва.

ЗМИП като управленски процес

Работещият ЗМИП не започва от шаблоните, а от анализа на конкретната дейност и реалния риск. Това означава:

• ясно разграничаване кога и при какви обстоятелства възникват задължения;
• съобразяване на мерките с действителния риск, а не с формален модел;
• възможност всяко решение да бъде обяснено и защитено при проверка.

Именно тук ЗМИП се превръща от административна формалност в част от управлението на бизнеса.

При съмнение относно обхвата на задълженията или правилното прилагане на изискванията е разумно да се потърси консултация със специалист с практически опит. В повечето случаи санкциите не произтичат от липса на документи, а от неправилно или непоследователно прилагане на процеса, което не може да бъде аргументирано при контрол.

автор: Мария Дамянова, АММ Консулт