Бихте ли разгледали седмичните си календари, като си признаете колко от деловите срещи, отбелязани за седмицата, очаквате с нетърпение? Отговорите обикновено са една или две, или николко.

Проучване, направено в САЩ[1] , показва, че служителите присъстват средно на 62 срещи месечно, като според тях половината са „губене на време“ и това „време“ се равнява на 31 астрономически часа. Освен това резултатите говорят, че служителите присъстват само „телом“, защото 91% от анкетираните признават, че си мечтаят, а 73% казват, че дори вършат други неща по време на срещи. Проучването продължава с данни и за управленския персонал – 40–50% от работното време на висшия мениджмънт минава в срещи, което прави около 23 часа седмично. По-впечатляващото е, че средно 7,8 часа от тях са били абсолютно ненужни и безсмислени. Ако го сметнем на годишна база, се оказва, че близо 50 дни е загубеното време. Излиза, че освен време има и много пари, „хвърлени на вятъра“ в заплати. Тези данни и нашият опит ни карат да се замислим какво можем да променим или как да провеждаме срещите си така, че да има смисъл от тях, т.е. да са полезни, ефективни и кратки.

За да бъде една среща успешна, на първо място е добре да се заложат ясни цели и да се направи програма. Видът на срещата е без значение – дали е за дискусии и обсъждания (brainstorming), за планиране, за вземане на решения и т.н., – задължително е предварително да се дава кратка информация за нея на всички участници. Например, ако предстои среща за дискусии и обсъждания, би било достатъчно да се каже на екипа каква ще е темата и евентуално как ще се използват идеите или за какво. Ако поканите екипа на „среща с търговците“ без допълнителна информация и започнете с това, че виждате голям спад в продажбите за месеца и че очаквате от всеки един конкретно предложение за увеличаването им, със сигурност ще видите „празни погледи“ срещу вас. Ето защо е важно да се формулират добре темата на дискусията и очакванията към участниците, за да се подготвят.

Важен момент е да се обмисли кой да присъства на срещата

Обикновено за всяка среща се изпраща покана до целия екип с един клик (нали сме направили група в Outlook и пишем до всички). В тези случаи добра практика е, ако членовете на екипа могат спокойно, без последствия и по собствено усмотрение да приемат или отхвърлят поканите за срещи. Не казваме, че мениджърите трябва да канят само хора, които „ще свършат работата“, защото другите седят и мълчат и не допринасят с нищо. Напротив, мениджърите знаят кои са заинтересованите страни (stakeholders) за конкретния казус и нека поканят само тях. Останалите служители в екипа ще им бъдат благодарни, че могат да вършат друга работа и няма да си губят времето.

Бъдете точни

Друг важен фактор за успешни срещи е те да започват и да свършват навреме. Ако са с продължителност повече от 35–40 минути, това може драстично да намали фокуса на участниците. Много проучвания сочат, че задържането на вниманието на поколението Y e малко по-малко от това на златната рибка. Тя задържа вниманието си за около 9 секунди, докато милениалите могат да се похвалят с не повече от 8 секунди… Ако видите разсеяни погледи по време на оперативката, опитайте да разсмеете екипа с шега, като предложите кафе пауза или сменете темата за кратко. И още нещо – не пробвайте да се конкурирате със смартфоните. Винаги губите. Средностатистическият служител си проверява имейла 36 пъти на час. Aко отговори на имейл, вече няма как да бъде на срещата „духом“ през следващите 15 минути. Решението е много просто – телефоните остават извън залата за срещи. Лаптопите също. Резултатът е невероятен – съкращавате драстично продължителността, а и ставате изключително ефективни!

Преди време останах много изненадана, когато видях на етажа на една компания в София остъклена стая, абсолютно празна с няколко високи маси (не, не бяха познатите ни „щъркели“). Два пъти минах по коридора и всеки път беше празна. Попитах за какво се използва? Шефът на фирмата ми каза, че там си правят оперативките. Вероятно е доловил почудата в погледа ми и сподели, че всички служители стоят прави, могат да си донесат кафе или вода, но рядко го правели и не се застоявали повече от 15–20 минути, т.е. били много експедитивни. Така се е научил, докато е работил в Германия. Също сме чели и чували как в Силициевата долина хората правят оперативки, като се разхождат по улицата, в парка или около сградата на компанията. Доказано било, че така участниците са по-фокусирани. Дали да не пробваме един от двата варианта?

Започвайте срещите си позитивно

Може да помолите всеки участник да се похвали с нещо хубаво, което му се е случило предишния ден, само с едно изречение. Няма да изгубите повече от 2–3 минути, но си заслужава. Завършвайте срещите също с положителна нотка – може да е за мотивация, въодушевление или хумор. Усмихвайте хората, това ги кара да са по-ангажирани и по-отворени.

Дотук говорим за това как да оптимизираме деловите срещи от гледна точка на организаторите. Да видим какво и участниците могат да направят за по-ефективни срещи.

Ако оперативката ви кара да се чувствате нещастни и предварително отегчени, знайте, че това е вашето нещастие и празнота. Вместо автоматично да се приемате за жертва, опитайте да извлечете най-доброто от ситуацията. Имате две възможности. Първата е да отидете на срещата и да се чувствате нещастни (възможно е и на други присъстващи да помогнете да се чувстват така). Втората е да направите срещата по-съдържателна и по-приятна за вас. Всички знаем, че за да се чувства добре човек, дейността, която извършва, трябва да му носи удовлетворение и да има смисъл. Това е възможно дори и на оперативките в офиса. Наблюдавайте и изслушвайте колегите си по-внимателно от обикновено или задайте въпрос на присъстващите, който отдавна искате да зададете; участвайте в избистрянето на стратегия или идея за бъдещото развитие на отдела или дирекцията. Всъщност това, което променяте, е своя подход към „ходенето на оперативки“. Променяте умствената си нагласа. Вече не функционирате автоматично по инерция (пак оперативка, пак безплодни идеи, пак загубено време). Напротив, избирате да бъдете по-будни, по-присъстващи и по-внимателни.

Да поговорим и за онлайн срещите, които през последните 3 години станаха ежедневие. Изобщо няма да споменаваме тези без включена камера. Обидно е да говорите на някого и той да седи с гръб към вас, нали? Хората, които не си включват камерите, не са в срещата. Те присъстват „наужким“.

Бъдете гъвкави по време на виртуалните срещи

Влизайте във виртуалната зала 1–2 минути преди началото, за да настроите звука и камерата си. Когато не говорите, непременно дръжте микрофона си изключен. При онлайн срещите в голяма степен липсва „езикът на тялото“ – ние виждаме само главата на събеседниците си на екрана. Ето защо участниците следва да слушат по-внимателно и да са по-фокусирани в разговора. За да ги ангажираме, е препоръчително да се използва whiteboard. Програмата power point e отживелица… Използването на whiteboard дава възможност за активно участие на присъстващите – да пишат едновременно, да слагат самозалепващи се листчета, да гласуват и т.н. Накрая на срещата може да се направи снимка, т.е. дори да остане „артефакт“ от нея.

Важно е всеки да се постарае да промени нагласата си – да бъде по-фокусиран, по-приветлив, по-внимателен и по-отворен за хората, с които общува, за да се получат по-ангажиращи и по-ефективни деловите срещи.