Методът 3-3-3 за вършене на повече работа с по-малко напрежение

Склонен съм да разделям работния си ден на блокове. В рамките на няколко минути след събуждане сядам да напиша поне една статия за Inc. След това прекарвам четири до пет часа в писане на книга, независимо дали е моя или на някой друг. След обяд се насочвам към строителна работа – ремонт на един от имотите ни под наем.

Моят „график“ обаче не е строг. В някои дни прекарвам повече време в работа за Inc. В други дни прекарвам целия ден в писане на книга. От време на време прекарвам целия ден в работа по къщата.

Без да го осъзнавам, основно следвам това, което авторът Оливър Бъркман нарича техниката 3-3-3. Ето как Бъркман разбива един нормален работен ден:

• Отделя три часа за най-важния си текущ проект. Бъркман решава предния ден върху какво ще работи и какъв е напредъкът, който възнамерява да постигне през тези три часа.
• Изпълнява три по-кратки задачи – обикновено спешни или „лепкави“ задачи, които той избягва. Докато повечето отнемат само по няколко минути всяка, някои са по-дълги. (Разговорите и срещите също попадат в тази категория.)
• Отделя време за три дейности по поддръжката – неща, които изискват ежедневно внимание, за да протича всичко безпроблемно. Не е задължително те да са свързани с работата. За Бъркман имейлът е задача по поддръжката, но също важи и за физическата активност.

Обърнете внимание, че 3-3-3 не е деветчасов график. Първият блок е три часа, но останалите блокове включват три елемента.

Спазвам ли го на 100%? Не. Първо, обикновено отделям близо шест часа за два от най-важните текущи проекти. Грубо казано, най-важните ми проекти са писане за Inc., писане на книги и подготовка на доклади. Рядко работя по повече от две от тези три задачи, а понякога само по един.

Що се отнася до трите по-кратки задачи, обикновено имам поне няколко неща, които трябва да направя, за да съм сигурен, че следващият ден ще мине добре: да се подготвя за писане, като направя малко проучване; да говоря с клиенти, да поръчам материали, да назнача майстори за строителни проекти и т.н. В тази категория съм близо до оригиналния план.

Същото важи и за дейностите по поддръжка. Тренирам почти всеки ден. Поддържам входящата си поща сравнително празна. От време на време (не достатъчно често) организирам инструментите, които ползвам. Въпреки че списъкът варира, с изключение на тренировките, изпълнявам поне три задачи по поддръжка всеки ден.

Иначе казано – не, не се придържам перфектно към техниката 3-3-3.

И това, в известна степен, е смисълът. Както пише Бъркман, методът е предназначен да бъде „неизчерпателен по отношение на задачите“. Той не е инструмент за намиране на време, за да направите всичко, което бихте искали да направите за един ден. Нито е инструмент за организиране на целия ви ден. Целта е:

• Да работите върху поне едно нещо, което наистина има значение
• Да се ​​погрижите за няколко неща, които сте избягвали
• И да направите няколко неща, които поддържат професионалния и личния ви живот без сериозни проблеми

Също така методът е предназначен да отнеме по-малко от един работен ден: три часа за най-важната ви задача, няколко часа за по-кратки задачи и известно време за задачи по поддръжката. За Бъркман това обикновено се равнява на около шест часа.

Това прави техниката 3-3-3 много по-гъвкава от средностатистическата система за лична продуктивност. Искате да отделите повече време днес за най-важния си проект? Можете. Трябва да отделите малко повече време днес за някои по-малки задачи? Можете.

Както пише Бъркман: ​​„Имам много повече неща, които чувствам, че трябва да постигна, отколкото може да се постигне с помощта на правило като това. Но знаете ли какво? То все още е най-добрият начин да постигна най-многото, на което съм способен“.

Планирането да правите по-малко ви дава свободата да правите повече и да не се чувствате ограничени от безмилостната рутина на система за продуктивност, която е невъзможно да се следва в дългосрочен план.

Важно е да знаете какво ще правите утре. Но също така е важно да знаете, че можете да се приспособите или да се адаптирате към това, което денят носи, което може да има още по-голямо значение за това колко сте продуктивни и как се чувствате по отношение на деня си. И как се чувствате по отношение на живота си.

…………

Джеф Хейдън, автор на „The Motivation Myth: How High Achievers Really Set Themselves Up to Win“, за Inc.com    

Превод и редакция: Георги Георгиев