Какво гласи правилото на 80-те процента?

Поставете се на мястото на Марк Зукърбърг. Как мислите, че изглежда един средностатистически работен ден за вас? Повечето хора с опит в мениджмънта вероятно биха предположили, че шефът на Facebook прекарва работното си време в безкрайна поредица от срещи. Може би дори планира времето си до минутата, подобно на колегите си милиардери Бил Гейтс и Илон Мъск. Но когато Зукърбърг наскоро седна за разговор край камината със съоснователя на Stripe Джон Колисън и описа своята система за продуктивност, тя изобщо не приличаше на манията за срещи, от която страдат много лидери. Вместо това Зукърбърг твърди, че предпочита алтернативен подход към продуктивността (и здравия разум), практикуван и от много други успешни хора – ръководителите на Google до Алберт Айнщайн. Нарича се правилото за 80 процента.

Защо Марк Зукърбърг избягва срещите на четири очи

Важната за този материал част от разговора започва, когато Колисън пита Зукърбърг как организира времето си, за да отдава нужното внимание на нещата, които смята за ценни за компанията.

Това е ключов въпрос, пред който са изправени не само изпълнителните директори на многомилиардни гиганти, но и обикновените собственици на малък бизнес и мениджъри на средно ниво. Което прави отговора на Зукърбърг още по-вълнуващ. Въпреки че той често разговаря с екипа си неформално – „Говоря с всички тези хора повече, отколкото те искат да говорят с мен“, Зукърбърг обикновено се опитва да избягва редовни, директни срещи. Вместо това, той казва на Колисън: „Опитвам се да поддържам доста свободно време“ в графика си. Защо? „Нещата са доста динамични и се събуждаш сутрин и си казваш: „Добре, трябва да работя по тези три неща днес.“ Искам да се уверя, че имам времеви блок, в който мога да го направя“, обяснява той. Свободният график позволява на Зукърбърг да бъде по-гъвкав, но също така му помага да поддържа психическо равновесие.

„Наистина се изнервям и съм в лошо настроение, ако целият ми ден е планиран и има нещо, което знам, че е наистина важно, и нямам време да го направя, защото съм зает с други неща, които не са най-важните“, оплаква се той. „Ако имам няколко такива дни подред просто експлодирам“, добавя Зукърбърг. Ето защо той е толкова твърдо убеден в идеята да се поддържа „значимо количество свободно време“. По този начин можем да имаме пространство за размисъл и саморазвитие и да реагираме на проблеми, когато възникнат.

Служителите на Google наричат ​​подхода на Зукърбърг правилото за 80 процента

Зукърбърг може да използва неясно формулиранa фраза като „поддържайте значимо количество свободно време“, когато описва подхода си към производителността. Но има по-формален и прецизен начин да се мисли за този принцип. Лора Мей Мартин, вътрешен треньор по производителност на Google, помага на ръководителите на търсачката да използват времето си по най-добрия начин. Тя нарича тази идея правилото за 80 процента. То гласи, че трябва да планирате само около 80 процента от дните си. Оставете 20 процента отворени, за да абсорбирате всякакви неща, които се появят.

 „Винаги казвам на хората да се стремят към недостатъчно ангажиране, защото в крайна сметка ще се ангажират на правилното ниво. Стремете се към тези 80 процента и това е нивото, при което наистина ще се ангажирате с правилното количество неща“, обясни Мартин в HBR IdeaCast.

Експертите по продуктивност се кълнат в правилото за 80 процента

Обсебеният от данни Google може да е формулирал точно правило за оставянето на свободен график, но различни успешни хора като Зукърбърг интуитивно са усетили и са приложили тази основна логика през годините. Айнщайн е бил известен с това, че е оставял големи части от времето в графика си отворени за експериментиране и размисъл. Но подходът не работи само за учени мечтателни. Различни експерти по продуктивност са стигнали до същото заключение. Преди повече от 20 години софтуерният инженер Том ДеМарко е написал цяла книга, в която се аргументира в полза на подход, който на практика е аналог на правилото за 80-те процента. Озаглавена „Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency“, книгата обяснява, че когато дните ви са твърде пълни, не можете да поемете неизбежните шокове и изненади, които възникват. В крайна сметка свършвате по-малко работа в дългосрочен план, отколкото ако сте поддържали по-свободен график.

Социологът Кристин Картър е друг автор, написал книга, застъпваща се за „стратегическо мързелуване“. Журналистът Оливър Бъркман има редица бестселъри, фокусирани върху не-толкова строгото планиране.

Какъв процент от деня ви е планиран?

Зукърбърг може да не нарича подхода си към планирането „правилото за 80 процента“, но основният принцип е идентичен. И има предимства в използването на по-прецизната формулировка на Мартин за описание на идеята.

Първо, закачливо е. Правилото за 80 процента е по-запомнящо се, отколкото просто да кажеш: „Хей, може би е добра идея да оставиш известно смислено време свободно в графика си.“

Това е и точна цел, към която да се стремите. С точна цифра в ръка, лидерите могат да преглеждат календарите си и да правят корекции.

Ако шефът на Мета може да успее да освободи достатъчно място, за да има време за стратегическо мислене и бързи промени, със сигурност и вие можете. Много експерти предполагат, че ще свършите повече, ако планирате по-малко.

………….

Джесика Стилман, бизнес блогър, за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев