ТРАЙНА/// Сутрешният ритуал, който помага на мениджърите да бъдат по-продуктивни и да избегнат прегарянето

Пристигате в офиса и почти по команда, исканията към започват да се трупат. Проблем с клиент изисква вашето внимание. Добавени са три срещи към календара ви. Телефонът ви звъни, входящата ви поща е пълна с непрочетени съобщения и някой чака пред вратата ви със „спешна“ молба. Дори не е 9 сутринта, а вече мислите за обедна почивка.

За изпълнителните директори този тип сутрин може да стане опасно нормална. Прекарвате първия си час в реагиране на приоритетите на другите хора, а след това се чудите защо не ви е останала енергия за работата, която всъщност се изисква от вас.

Ако правите това достатъчно дълго, продуктивността ви няма да бъде единственото нещо, което ще пострада. Малко по-малко започвате да губите яснота, търпение и  перспектива. В крайна сметка може да започнете да чувствате, че компанията ви контролира, а не обратното.

Решението не е да се събуждате в 4 сутринта или да натъпквате още работа в вече претоварения график. Решението е в това да поемете контрол над първите 60 минути от работния си ден.

Предсказуем сутрешен ритуал, който ще ви помогне да си върнете контрола

Правилният сутрешен ритуал ви дава чувство за контрол. Може да не сте в състояние да предвидите всяко оплакване от клиент, оперативен проблем или казус с персонала, които ще се появят през деня, но от вас зависи какво ще привлече вниманието ви първо.

Това разграничение е важно.

Когато започнете деня, като незабавно отворите входящата си поща, проверите съобщенията или отговорите на известия, вие позволявате на други хора да определят вашите приоритети, преди вие да сте определили своите собствени. Вие реагирате, преди да поемете водеща роля.

Предсказуемият начален ритуал създава пространство за размисъл, преди да пристигнат исканията. Той ви позволява да оцените какво е важно, да вземете по-добри решения и да започнете деня с намерение, а не с тревожност.

Ето няколко начина да изградите такъв.

Следвайте предвидима рутина

Начертайте първите 30 до 60 минути от работния си ден. Това е от решаващо значение, за да ви насочи по правилния път за останалата част от работния ден.

Рутината не е нужно да бъде сложна. Всъщност, колкото са по-прости нещата, толкова по-добре. Целта е да се премахнат ненужните решения и да се даде на сутринта ви надеждна структура.

Тази рутина може да включва:

• Преглед на календара ви
• Определяне на трите най-важни резултата, които трябва да постигнете
• Подготовка за важен разговор
• Изчистване на малки източници на психически безпорядък
• Отделяне на няколко минути за тих размисъл

Решете предварително колко време ще отделите за всяка дейност.

Целта не е да следвате този план религиозно. Ще се случват неочаквани неща и може да се наложи да гасите пожари или да се справяте с извънредни ситуации. Целта е да се установи модел по подразбиране, който предотвратява третирането на всяка обикновена заявка като спешна.

Избягвайте да се нахвърляте върху имейлите

За много изпълнителни директори входящата поща е мястото, където умира една продуктивна сутрин. В момента, в който я отворите, вие попадате в поток от заявки, актуализации, въпроси, покани и проблеми. Дори когато съобщенията са смислени и навременни, те ви хвърлят в реактивно състояние.

Неусетно ще сте прекарали един час в придвижване напред на работата на други хора, докато най-важните ви приоритети остават недокоснати. Освен ако вашият бизнес не изисква незабавна сутрешна проверка за критични проблеми, спрете да превръщате имейла в сутрешен ритуал.

Създайте бариера срещу прекъсванията

Главен изпълнителен директор, който е постоянно на разположение, може да изглежда ангажиран, но постоянната достъпност си има цена.

Всеки непланиран въпрос и „отделяне на минутка“ принуждава мозъка ви да промени посоката на мислене. Докато се върнете към първоначалната задача, фокусът ви е отслабнал и нивото на стрес се е повишило.

Защитете сутрешния си ритуал, като изключите известията и звука на телефона си. Затваряйте вратата на офиса, когато е уместно. Помолете вашия асистент или членовете на екипа да задържат некритични въпроси до определено време.

Можете също така да създадете предвидими комуникационни ритми. Кратка сутрешна среща на лидерите, например, може да предотврати дузина прекъсвания по-късно.

Тук не става въпрос за изграждане на стена между вас и вашите служители. Разбира се, здравословното лидерство изисква известна достъпност и „политика на отворени врати“. Но достъпността без граници бързо се превръща в изтощение.

Вашият екип трябва да знае кога сте на разположение, как да се свърже с вас в истинска спешна ситуация и кои решения им е разрешено да вземат без вас.

Фокусирайте се върху работа с висока стойност

Вашият сутрешен ритуал не трябва да се превръща в поредния контролен списък, пълен със задачи с ниска стойност. Най-ценната част от ритуала е идентифицирането на единичния резултат, който най-много се нуждае от вашето лидерство.

Това може да бъде обмисляне на стратегическо решение, менторство или справяне с пречка, която екипът ви не може да отстрани без вас.

Отделете поне част от защитеното си сутрешно време за този единичен проблем.

Не забравяйте, че производителността на изпълнителния директор не се измерва с броя на дейностите, които трябва да се отметнат в списъка със задачи. Тя се измерва с това дали вниманието ви е насочено към решенията, взаимоотношенията и приоритетите с най-голямо бизнес въздействие.

Включете нещо, което ви помага да възстановите енергията си

Главните изпълнителни директори, които са на ръба на прегаряне, често реагират, като се опитват да станат още по-ефективни. Това не е добър ход. Например, те могат да съкратят обяда и да работят до по-късно от нормалното. Те се отнасят към възстановяването като към нещо, което ще заслужат, след като работата е свършена. Какъв е проблемът? Работата никога не е свършва!

Така че, за вашия сутрешен ритуал, вградете една малка възстановителна практика. Това може да бъде кратка разходка. Разтягане. Медитация. Упражнения за дишане. Запишете нещо, за което сте благодарни. Или може би изпийте кафето си, без да четете съобщения едновременно.

Можете също да използвате малка награда, за да подсилите рутината. Запазете любимото си кафе, плейлист или кратка разходка, докато не завършите ритуала. Самата награда има по-малко значение от последователността, която помага да се създаде.

Нищо от това не е загубено време. То е напомняне, че сте човешко същество, а не машина. И че имате нужда от ритуал, за да възстановите психичното здраве и благополучие, така че по-късно да работите на пълни обороти.

Върнете си първия час

Сутрешният ритуал няма да елиминира всеки източник на стрес. Това няма да поправи невъзможно натоварване, счупена лидерска структура или култура, в която всяко решение преминава през главния изпълнителен директор.

Тези проблеми изискват по-дълбоки промени. Но ритуалът може да ги разкрие.

Докато защитавате сутрините си, обърнете внимание на това, което многократно се счупва. Идват ли при вас хора с решения, за които би трябвало да имат правомощия? Разкриват ли извънредните ситуации неработещи или слаби системи? Присъствате ли на срещи, които вече не изискват вашето присъствие?

Не можете да ръководите добре, когато всяка сутрин започва в режим на реакция или оцеляване. Не е нужно да контролирате всяка част от деня.

Започнете, като си спечелите обратно сутринта.

…………..

Марсел Шванц, основател на Leadership From the Core, за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев