Контролирайте имейлите, за да не ви контролират те!

Преди няколко седмици се върнах от едноседмична почивка със семейството си без технологии - без компютър, без телефон, без електронна поща.

Когато стигнах до офиса и си проверих компютъраq имах стотици имейли, които ме чакаха. Поех си дълбоко дъх и започнах. Три часа по-късно бях отговорил на всяко писмо в пощенската си кутия от последната седмица. Сравнете това с преживяването ми на следващия ден и всеки ден след това, когато прекарвам повече от три часа, за да отговоря само на писмата от деня. Част от това време се занимавам и с други неща освен с електронната поща, но все пак разликата е драматична.

Стигнах до заключението, че използвам имейла, за да се разсея. Всеки път, когато чувствам раздразнение или умора, започвам да си преглеждам пощата. Докато пиша статии, докато съм отегчен от телефонно обаждане, докато стоя в асансьора, разочарован от изтекла среща, се чудя какво ме чака в моята пощенска кутия.

Докато я проверявам, също така легитимирам пред себе си че съм на работа - това ме кара да се чувствам отговорен. Трябва да се уверя, че не пропускам важно съобщение или или че ще реагирам своевременно, ако се наложи. Когато ние не контролираме нашите имейли, те контролират нас. Всички, които познавам се оплакват от ежедневното препълване на електронната поща. И докато сме зависими от нея, ние я проверяваме непрекъснато.

Но електронната поща е по-малкото зло – проблемът е неефективността в начина по който се справяме с нея. Всеки път, когато проверяваме електронната си поща в движение, ние губим време да изтезаваме нашите смартфони, а след това се връщаме обратно пред нашите компютри, където отново четем писмата. Според данните на съдебната власт в САЩ днес броят на съдебните дела, заведени от служители, които претендират за незаконен извънреден труд е скочил с 32% от 2008 г. насам. Основната причина за увеличението? Достъпът до имейла на нашите смартфони, който нарушава личното ни време.

Решението, според мен, се крие във ваканция без технологии като моята. Вместо да проверяваме електронната си поща непрекъснато и то от множество устройства можем да правим това в определено време от деня. Ние сме най-ефективни, когато отговаряме на имейли, които са в насипно състояние в нашите компютри. Тогава сме по-концентрирани и преминаваме от тема в тема по-лесно. Насипното четене на имейла три пъти дневно по 30 минути сутрин, по средата на деня и вечер е едно добро начало.

Когато у вас се появи тревожното желание да проверите пощата си, а то възниква често - поемете дълбоко дъх и се успокойте. Съсредоточете се върху това, което правите. Така се фокусирате върху това, което вършите в момента без да се разсейвате.

Какво, ако някой се нуждае от незабавен отговор? Сигурен съм, че всеки, който се нуждае от незабавния ви отговор веднага ще намери и друг начин да се свърже с вас.

Така имейлът вече не е непреодолимо бреме за мен. Отделям по час и половина общо на ден за него, което за мен е правилната стратегия. Открийте своята!

Питър Брегман за Harvard Business Review