Мултитаскингът, който съсипва живота ни

Вие сте ръководител на бизнес. Нормален ден в офиса. Пишете имейл, докато говорите по телефона и с едно око преглеждате договор, а с ръце и вежди давате знак на асистента си да покани клиентите ви в заседателната зала, в която ще се появите след 2-3 минути. Познато ли ви е? Това се повтаря всеки ден, по няколко пъти. Притиснати сте от ежедневието с над 100 имейла, 20 телефонни разговора, 3 срещи, 20 документа за преглед, 7 колеги борещи се за вашето внимание, а трябва да свършите и своята работа. Да помислите за важните неща стратегически. Да разберете как са финансите, как вървят маркетингът, продажбите, производството. Да помислите върху предизвикателствата, идващи от конкуренцията и за възможностите, които ви предоставят партньорите ви. Как се чувствате в тези ситуации на заливащ ви обем от работа и информация? 
Във времето на високите технологии и голяма динамика на бизнеса мултитаскингът се е превърнал в най-практикувания спорт от мениджърите. Всеки знае, че умението да мултитасквате или иначе казано да се справяте с вършенето на няколко неща едновременно е ключово за успеха в кариерата. Иначе няма шанс да свършиш всичките задачи за деня. Но дали е така?

Произход
Всъщност мултитаскингът като дума за пръв път се въвежда през далечната 1965 г. като описание на компютъра IBM System / 360 и на неговата функционалност да се справя с няколко задачи едновременно. След това тя започва да се използва като описание на човешко качество/дейност. 
Замисляли ли сте се обаче какво всъщност е мултитаскингът? Защо го практикуваме? Как е възможно да четеш, говориш по телефона, пишеш имейл, преглеждаш какво се споделя в социалните мрежи едновременно? 

Истината
Мултитаскингът е резултат и отговор на стреса, който преживявате, когато трябва да извършвате различни дейности. Много изследвания на психолози доказват,  че човек не може да съвместява едновременно две дейности, които изискват неговото внимание. Причината е, че мозъкът ни използва един и същи център за обработка на информацията. Можем да съвместяваме две дейности без това да се отразява на качеството на всяка от тях единствено и само, ако едната дейност ни е отлично позната и почти автоматизира. Два примера от живота: 
Първа ситуация: шофирате колата си на път за офиса. Точно по този път, по който минавате всеки работен ден в последните 3 години. Звъни телефонът. Виждате на дисплея, че е мениджър в компанията ви. Очаквате важна информация. Пускате разговора през аудиосистемата на колата или на хендсфри и спокойно говорите. И дори се радвате, че ще можете да свършите нещо смислено докато чакате в задръстването. 
Втора ситуаци: отново шофирате колата си този път по улиците на Букурещ, Истанбул, Атина или друг голям европейски град. Отивате на важна конференция. Трябва да стигнете навреме. Движението е страшно натоварено, а и не сте сигурни къде точно е адресът. Следите маршрута на навигацията си. Звъни телефонът и пак ви търси същият мениджър, от който очаквате важна информация. Само, че сега вече сте под стрес с тези местни шофьори и търсенето на точния адрес. Ще вдигнете ли телефона? Може би да, но…вероятно ще кажете: „Давай бързо, защото тук движението е много натоварено.“ Една и съща ситуация, с две еднакви действия, но с различен избор – в първата решавате да говорите по телефона, защото сте автоматизирал шофирането с над 600 минавания по маршрута. При втория, заради шофирането по непознат маршрут, избирате да не говорите по телефона, а бързо да затворите. Разбирате, че трудно може да се съчетават паралелно две дейности изискващи цялото ви внимание. 

Частично внимание
Мултитаскингът всъщност е отделяне на частично внимание на различни дейности. Редуваме ги една с друга. Прехвърляме фокуса си от едно нещо към следващо, а после обратно. Мозъкът ни се обърква и затруднява. В резултат общото количество на отделено време за дейностите, които правим едновременно е по-голямо ако ги извършим последователно една след друга. Допълнително качеството на работата ни спада, защото ако отделяме частично внимание на едната няма как да постигаме максимален резултат. Мултитаскингът е като да бягаш на един крак, защото с другия  мериш нова обувки. Резултатът ще е болезнен.   

Решението  
Още веднъж – мултитаскингът е човешко поведение. То е нормална реакция на множеството задачи, пред които сме изправени и не съумяваме да подредим. То е израз на стреса, който преживяваме затруднявайки се да направим своя избор къде да насочим фокуса си. За да станете по-добри в справянето със задачите си можете да изпробвате следните три инструмента. 
Първо, създайте си ваш календар. Но тук не става дума за календара в телефона ви, който всеки ползва. А за ваш график, чрез който вие да подреждате деня си. Ето как би могъл да изглежда. Първо спортувайте сутрин. Това ще повиши концентрацията и ще намали уязвимостта ви на стрес. Стартирайте работния ден в 9 сутринта. Първите 2 часа отделете за най-важните задачи, които изискват фокус и по-задълбочено мислене – пишете доклади, мислете стратегии. Следващия един час между 11 и 12 отделете, за да направите всичките си обаждания за деня. До 13 ч. в рамките на 60 минути отговорете накуп на всичките си имейли, които са се натрупали. Време е за обедна почивка. Релаксирайте. Хранете се бавно. Срещнете се с приятели. Ходете пеша. Времето между 14 и 16 ч. блокирайте за срещи. Всички срещи, всеки ден да бъдат в този интервал.. Ако някой ви предлага среща – винаги ще знаете, че можете между 14 и 16 ч. След това оставете 1 час свободен за аварийни ситуации. Всеки ден излиза нещо спешно и важно, действайте по него до 17 ч. Последния един час отново отделете за имейла си, който се е напълнил с пощата от втората час от деня. Този или подобен график би ви дал възможност да се справите с всичко през деня, така че да си тръгнете от офиса в 18 ч. 
Второ, ползвайте лист хартия, за да начертаете дневните си и седмичните си приоритети и задачи. Нека той стои на бюрото ви, за да отмятате свършеното. Страхотно е да се справяте със списъка за деня и да знаете, че сте свършили всичката важна работа. Това повишава и нивото ви на удовлетвореност и самоувереност. На следващия ден сте още по-продуктивни и мотивирани за успех. 
Накрая, изключете всички съобщения и нотификации на телефона си. Телефонът в днешно време е най-силния разсейващ фактор, а всъщност неговата задача е да ни служи. Затова през работния ден поглеждайте към него само когато вие искате да се обадите или да изпратите съобщение. В началото е трудно, но дисциплинирали се веднъж, след това отплатата е наистина голяма. 
Като мениджъри трябва да вземете най-важно решение - дали ще се оставите на света около вас да диктува ежедневието ви? Искате ли да преживявате стрес и поражения? Ако отговорът е „Не“ то вече сте готови да поемете контрол над живота си! Спрете да мултитасквате. Продължете отново с „Не“! „Не“ на звъненето на телефона, „Не“ на нотификациите на имейла, „Не“ на …..Знайте, че фокусът в днешно време е по-важен от интелекта!  

Автор Георги Миленчев

Източник: Списание „Мениджър“