Трудните разговори с екипа

Не е ли странно – хората в бизнеса, които искат да се развиват, минават през редица обучения, включително и за това как да комуникираш. А за нещо толкова важно, като ежедневната комуникация с екипа и то в трудната ѝ част, когато имаш да съобщиш лоши новини, се осланят на импровизации.

Всъщност, това не е задача за подценяване, предупреждават авторите на Harvard Business Review.

Независимо колко сте умели в поднасянето на неприятни вести, има вероятност да предизвикате смут сред служителите или колегите си, който да влоши качеството им на работа през следващите дни. Някои хора дори може да започнат да се оглеждат за нова работа.

Как да съобщите лошите новини, така че да предизвикат минимални щети? Ето план от четири части, препоръчан от Harvard Business Review.

Съобщете лошите вести максимално бързо

Лошите новини имат способността да се разпространяват по-бързо от светлината. Докато губите време в подготовката на официално изявление, сред колчегите, партньорите или екипа ви ще са се появили множество спекулации, които да разбунят духовете. Колкото по-скоро направите своето изявление и колкото по-откровено и точно дефинирате какво се случва, толкова повече червени точки ще натрупате. Да, електронната поща е най-бързият канал за съобщения, но със сигурност е и най-лошият. Посланието ви ще изглежда страхливо и студено, независимо как е написано. Направете го очи в очи! Ако не може да съберете екипа си наведнъж, говорете с останалите втори път. Съобщете лошите вести в началото на деня. Така хората ще имат възможност да ви задават въпросите си през останалото работно време. Ако направите такава среща в края на деня, ще изглеждате уклончиво и изявлението ви ще породи съмнения.

Говорете откровено

Кажете на хората всичко, което може да бъде казано. Ако все още нямате пълна информация, убедете ги, че когато научите всички подробности, ще им ги съобщите. В стремежа си да не изглеждат слаби, хората на високи позиции в компаниите често си придават безгрижен вид. По-добре е да изглеждате разтревожени, отколкото да ви обвинят в небреженост към проблемите. За да ви вярват че сте искрени, гледайте хората в очите. Това няма как да стане, ако четете речта си. Затова, репетирайте представянето си, докато го овладеете напълно. Използвайте и езика на тялото. Той има най-силно въздействие върху публиката. Бъдете състрадателни, но не се извинявайте за лошите новини и не говорете дълго за това колко зле се чувствате вие.

Методът на Опра Уинфри за провеждане на срещи

Предайте цялостната картина

Започнете с увод, за да представите контекста на положението. Той обаче трябва да е кратък, за да не изглеждате несигурни около това какво точно се случва в конкретната ситуация. Разкажете за стратегията си за преодоляване на проблема и помолете за подкрепата на служителите си. Подчертайте, че без тяхна помощ няма да се справите. Кажете на всеки един каква е неговата роля в решаването на проблема и го уверете, че ще има глас в новосъздалата се ситуация.

Подгответе се за въпроси

Едно отлично представяне може да бъде подкопано от неспособността да отговорите на възникнали въпроси. Подгответе се за евентуални гневни питания, които може да предизвикат лошите новини. Не забравяйте да отговаряте с уважение на тях и да сдържате емоциите си. Когато въпросът е зададен от един човек, докато отговаряте гледайте към всички. Така те ще разберат, че отговорът се отнася и за тях.

Помнете! Съобщаването на лоши новини е висш пилотаж. Ако го овладеете, ще успеете да мобилизирате екипа си и колегите да посрещнете заедно трудностите и да постигнете целите си.