План за действие: Как да се спасите от многобройните бизнес срещи

Вероятно имате повече от една среща в седмичния или месечния си календар, която много бихте искали да си спестите. Най-лошото е, че не сте сигурни защо изобщо продължавате да ходите. Причината, поради която толкова много от нас се оказват в капан на срещи, на които не искаме да присъстваме, се свежда до факта, че не искаме да обидим никого. Но има реална цена да бъдеш "добър". Губим часове от живота си за срещи, на които не е нужно да присъстваме. Това е особено труден капан, когато сте лидер и други хора искат или дори очакват да присъствате. Избирайки да не отидете, рискувате да създадете усещането сред останалите присъстващи, че срещата не е важна. Ето как можете да се ориентирате в този капан.

Посещавайте само критично важни срещи

Първата стъпка, която трябва да направите, е да оцените срещите, на които присъствате, и да направите обективен анализ за тези, за които присъствието ви наистина е особено важно. Какво ще кажете за среща, на която можете просто да прочетете протокола, за да получите цялата необходима информация? Но ако се занимавате със срещи, на които редовно трябва да вземате решения относно големите цели на компанията, от друга страна, тогава, да, присъстнието ви там е изключително важно. Направете списък на срещите си и оградете всички, които не са важни, за да се подготвите за следващата стъпка.

Аргументирайте отсъствието си 

След като идентифицирате срещите, от които искате да извините отсъствието си, насрочете частни разговори с лидерите и организаторите на тези срещи, за да им съобщите и да обсъдите с тях, че вече не искате да присъствате като същевременно обясните защо. Ключът е да съобщите, че все още оценявате необходимостта от срещата и че оставате на разположение за среща, когато това е необходимо. Трябва да уведомите този лидер, че му вярвате напълно и че просто се обаждате, за да освободите времето си за нещо още по-ценно за бизнеса.

Групови комуникации 

Това, което трябва да избегнете, е да изпратите съобщение, че определена среща не е важна. Можете да направите това, като изпратите ясното послание в последната си изява на срещата за това защо няма да присъствате на срещата занапред и че наистина оценявате цялата работа, която всички вършат. Трябва също да съобщите, че лидерът на срещата има пълното ви доверие и авторитет и че той говори вместо вас, когато срещата се провежда. Отново кажете ясно, че само защото няма да присъствате на следващата среща, това не намалява стойността на присъствието за всички останали.

Източник: Джим Шлексър за Inc.com