Работи ли камерата?

Виртуалните срещи трайно заеха мястото на основната форма на комуникация между лидерите и техните служители. Да, пестят време и средства за задгранични командировки, но не са идеалното решение. Тези пет съвета ще помогнат на всеки лидер да осигури висока производителност и ефективност по време на виртуалните срещи с екипа си. 

Уверете се, че всеки има включена камера (не използвайте само аудио) 

Видеоконференциите са много по-ефективни от аудиоконференциите. Неотдавнашно проучване на Gigaom установи, че 87% от отдалечените работници се чувстват по-свързани чрез използването на видеоконференции. Това гарантира, че всеки човек във вашата виртуална среща е фокусиран и ангажиран. Без видеоклипове участниците могат да изпълняват много задачи или да излязат извън срещата. Ако обаче трябва да бъдат пред камерата по време на разговора, хората са по-склонни да останат нащрек и да са по-съсредоточени, тъй като всички можете да се наблюдавате взаимно. Ето защо можете да ги задължите да се включат в срещата чрез камерата на лаптопа.

Проявете искрена загриженост към хората в екипа си

Виртуалните срещи често могат да изглеждат сухи, с атмосфера на дистанцираност. За да избегнете това, трябва да проявите съпричастност към хората от екипа си. Обърнете се към всеки във виртуалната стая, не само по време на поименното повикване в началото на срещата, но и по време на самата среща. Нека всички говорят, за да могат и те да споделят своите идеи. Когато им позволите да споделят своите идеи, това показва, че цените приноса им за екипната работа. Освен това, ако се срещате с хора от различни часови зони, помислете и за техните часови зони. Определете време за среща, удобно за всички. А ако те са необходими само за определена тема, позволете им да останат само за тази част от срещата. По този начин показвате на хората си, че се грижите и за тяхното благополучие. 

Попитайте ги дали има нещо, от което се нуждаят

Не забравяйте да попитате хората си за всички проблеми, които може да срещнат. Макар да изглежда изненадващо, не всеки има всичко необходимо, за да проведе ефективна виртуална среща. Например, ако нямат настройка за настолен компютър или лаптоп, ще бъдат принудени да използват телефоните си, които създават по-голям фонов шум, а той е доста разсейващ. Ако има начин вашата компания да предостави такива артикули за служители с уговорката, че оборудването ще се използва само за работа, когато са вкъщи, помислете да го направите. Най-вероятно те се нуждаят само от един или два елемента, за да завършат настройките си, като камерата или специален микрофон и слушалки. Ако това не е възможно и служителите ви трябва да закупят свои собствени, можете да им дадете препоръки какво оборудване да получат в магазина. 

Дайте възможност на хората да споделят своите мисли 

Уверете се, че оставяте другите да споделят своите мисли. Като ръководител, вашата работа е да улесните срещата, така че всички да успеят да се включат в обсъжданата тема. Дайте на всеки човек две до три минути, за да зададе въпроси, да предостави актуализации и др. Като фасилитатор вие координирате срещите, така че се уверете, че екстровертните лица не започват да доминират над срещата, а насочват въпросите си и към по-тихите служители от екипа. По този начин можете да получите информация от всички и ще се уверите, че всички наистина участват и се ангажират.

Определете дневен ред и внимавайте за продължителността на срещата

Важно е да зададете дневен ред, за да можете да следите развитието на срещата. Ключът тук е в подготовката. Преди да настроите дата и час за срещата, уверете се, че вече имате план за това какво ще бъде обсъдено и колко време може да отнеме на вашия екип, за да го обсъди. Задайте ограничение във времето за всяка тема на дискусия. Освен това, ако смятате, че няма да можете да следите, назначете някой друг да действа като хронометър, за да можете да се съсредоточите върху срещата. 

Източник: Ричард Тревино, международен консултант по лидерство, треньор и писател за entrepreneur.com

Превод и редакция: Нели Тодорова