6 сигурни начина да провеждате по-продуктивни срещи

Всички знаем истината и е време да я приемем: повечето срещи са неефективни.

Разочарован от моите собствени срещи, които изглежда причиняват предимно безсънни нощи за екипа ми, реших да подобря стила и заложих на смелото решение “Срещата, която ще сложи край на всички срещи.” Направих задълбочен анализ върху това, което прави една среща добра. Ето какво научих по време на теста. Какво работи най-добре?

1. Категоризирайте срещите. Общо взето има три типа срещи: за разпространяване на информация, за формулиране и възлагане на задачи и за генериране на идеи. Нека вашият персонал да бъде информиран предварително какъв тип ще е предстоящата среща. По този начин хората ще са подготвени да приемат или дават информация, да получат или възложат задачи или да споделят своите идеи. Така ще спестите време, като не се налага в хода на срещата да давате информация за какво сте се събрали.

2. Нека присъстват само важни хора. Поддържане на подбран кръг от хора по време на вашите срещи елиминира потенциални отвличания на вниманието и позволява да използвате структурата на вашата компания по-ефективно. Упълномощете (и изисквайте) лидерите в рамките на вашата компания да споделят информация с хората от техните екипи. Вие не само одобрявате тяхното лидерство, но и пестите собственото си време.

3. Използвайте правилото на 15 минути и използвайте таймер. Доказано е, че нашето внимание е в състояние да остане максимално съсредоточено за около 15 минути. Вместо да карате персонала си да бъде фокусиран извън тези рамки, използвайте правилото на 15-те минути и  ограничете времето на срещите. Превърнете го в абсолютно правило, така че никой (дори самите вие) да не се задържа повече от 15 мин.

Даже още по-добре, разделете срещата на три пет минутни части и запълнете всяка част със солидна информация. В началото тази идея ще ви се струва неадекватна, ще си мислите, че не можете да постигнете всичко за едва 15 минути, но с времето ще откриете, че ако използвате това правило, вашите срещи ще са по-продуктивни, защото вие ще сте по-подготвени и съсредоточени.

4. Определете един за лице за контакт. Джордж Вашингтон е казал: „Моето наблюдение е, че всеки път, когато един човек е отговорен, е най-добре, ако са двама - изпълнението рязко се влошава, а ако са трима или повече е направо трагедия.” Нашият създател знаеше, че ефективността се подобрява, когато има едно лице, което отговаря за проследяване и отчитане на напредъка по проекта. Дори ако работникът или служителят, посочен като лице за контакт не е този, който реално върши работата, той или тя е натоварена със задачата да дойде на срещата подготвен да предложи кратко резюме на това, което се случва. Това е много по-ефективно, отколкото да позволявате на всеки от членовете от екипа да разказва надълго и нашироко какво е свършил той самият от своята част от работата.

5. Съставяйте дневен ред и се придържайте към него. Независимо дали ще изпратите дневния ред по мейла преди срещата или ще използвате бяла дъска, за до го запишете, написаният дневен ред показва, че тази среща се провежда поради някаква причина и че вие цените времето на вашия екип. Използвайте таймер, за да се убедите, че покривате всички точки от вашия дневен ред и че ги покривате по начина, по който нито са разпростирате върху по-незначителни детайли, нито се налага да претупвате по-значимите неща, защото не ви е останало време за тях. Като умело ръководите срещата това ще ви помогне да сте сигурни, че с екипа си имате единомислие.

6. Искайте анонимна обратна връзка. Тествах този съвет с известна доза скептицизъм, но установих (на базата на отговори и обратна връзка за определен набор от срещи) че съм много добър слушател. Осъзнах, че е важно да прекарвам повече време в изслушване на екипа, в записване на ценните идеи, които се раждат по време на срещи, споделени от хора от екипа ми. Анонимната обратна връзка от екипа със сигурност ще ви помогна да провеждате по-ефективни срещи, ще помогне на вас и екипа ви да изкарате максимум от времето, което споделяте заедно.

Научих много за срещите. Най-интересното от които е, че винаги без изключение хората, които участват в срещите не искат да са част от тях, а хората, които не са сред поканените силно искат да присъстват. Добрите срещи могат да имат много силно влияние – особено малките – защото на тях се споделя важна информация и те помагат да се оформи посоката, в която ще се развие вашата компания. Добрите ефективни срещи всъщност имат много благотворен ефект върху екипа, връщайки о обратно на работното му място, заредени с ентусиазъм, увереност и смели идеи. Готови да споделят ясната си визия и цел с останалата част от екипа – каква е посоката за развитие и какъв планът за атака.

Майк Михайлович, изпълнителен директор на Provendus Group