Имейлите - новата заплаха за продуктивността

Не е ясно кое е повече - непрекъснато растящата лавина от имейли или оплакванията от тях: "Получавам стотици писма на ден.", "Мога да прекарам целия ден в отговор на имейли." "Толкова са много, че не успявам да намеря това, което ми у нужно в пощенската си кутия."

В отговор, някои компании вземат драстични мерки, за да помогнат на служителите да управляват броя на имейлите, които получават. Главният изпълнителен директор на френската компания за ИТ услуги, „Атос“, обеща да забрани вътрешните имейли до 2013 г.. Volkswagen в Германия се е съгласил да спре изпращането на имейли на някои служители след работно време. Ако тези компании предприемат радикални действия, време и вие да направите същото, за да се противопоставите на вашето е-mail претоварване.

Какво казват експертите?

Експертите по производителността постоянно дискутират такива крайни мерки. Имейлът е заплаха за ефективността, казва Дейвид Алън, консултант, който също твърди и че имейлът също е основен инструмент за работа. "Аз имам имейл от 1983 г. и не мога да живея живота, който живея, без него", казва той. Боб Поузън, старши лектор по бизнес администрация в Harvard Business School и автор на "Екстремна производителност" се съгласява. Дори и ако искате да използвате по-малко електронната си поща, почти невъзможно е да свършите някаква работа с хората по телефона или лице в лице тези дни, казва той. Поузън и Алън вярват, че не са необходими радикални правила, подобни на тези, които Атос и VW се опитват да въведат. Можете да си възвърнете контрола върху електронната поща и да намалите нейното скрито въздействие върху производителността си, като търсите първопричините за проблема, както и с няколко недвусмислени правила.

Според Алън претоварването с имейли е само симптом на по-голям проблем: липса на ясни и ефективни правила. Ако вашата организация има двусмислени процеси на взимане на решения и хората не получават това, от което се нуждаят от техните колеги, те ще наводнят системата за електронна поща със заявки за срещи.

Контролирайте поток

Начин за намаляване на времето, прекарано в четене на имейли е да изключите кранчето на входящите съобщения. Има очевидни практики, които помагат, като отписването от бюлетини или изключването на нотификациите от Facebook или Twitter. Но вие може също да искате да преразгледате дали вашите колеги не ви копират до твърде много информационни имейли. 

Създайте нова папка

Без значение колко много правите все пак е невъзможно да запушите пощенската си кутия напълно. Вие вероятно сте прочели много съвети за управление на електронната поща, но някои от тях водят до същото. Започнете като изпразните пощенската си кутия. Ако имате хиляди съобщения в главната си папка, създайте нова папка, наречена "Стара входяща кутия", където да съхраните съобщенията. Вие все още имате достъп до тях, ако това е необходимо, но ще бъдете в състояние да се справите с входящите съобщения, по-лесно без бъркотията да гледа към вас.

Почиствайте редовно

Погледнете пощенската си кутия и изтрийте всички съобщения, които не трябва да четете или да съхраните: календари, реклами и др. "Би трябвало да бъдете в състояние да изхвърлите 80 процента от тях само като погледнете заглавието,", казва Поузън.

Взимайте си отвреме навреме почивка

Тъй като електронната поща има постоянно присъствие в живота ни не е зле понякога да я изключвате. Някои хора правят това всеки път, когато отиват на почивка. Други вземат отпуск от "имейла" умишлено." Винаги е добра идея да се изключите от интензивните интерактивни ангажименти отвреме навреме просто, за да докажете, че не сте безнадеждно пристрастен, както и за да получите малко свеж въздух", казва Алън.

Ами Гало за Harvard Business Review