Как да работим по-малко и да постигаме повече

Преди около година моя позната, директор на компания бе на ръба да прегори от умора. Затова тя реши да промени баланса между работата и личния си живот. Искаше да работи по-малко, но компанията й да продължи да се развива със същата скорост. Е, кой не иска същото? Всъщност, целта й бе да удвои мащаба на бизнеса си, а в същото време да се труди само четири дни седмично. Година по-късно я срещнах и я попитах как вървят нещата.

Тя каза, че бизнесът върви неочаквано добре – даже по-добре от агресивните стратегии, които бе начертала на екипа си. Но как е успяла да го постигне? Оказа се, че ключът е бил в промяната на някои установени от години навици. Представяме ги тук с нейните собствени думи. 

1. Проверявайте имейла си 2-3 пъти дневно, но никога сутринта

Като главен изпълнителен директор открих, че отделям твърде много време за дреболии и за приоритетите на други хора. Когато намалих времето, в което проверявам имейлите си, си освободих часове всеки ден. Научих се и как да използвам по-ловко функциите на Microsoft Outlook, така че рутинните писма да попадат в съответните папки, които после мога да преглеждам така, както ми е най-удобно, без да се налага да се разсейвам от всеки имейл.

2. Определете правила за комуникация

а) Имейлът не е за спешни съобщения. Правилото ми е: „Ако ви се налага спешно да говорите с мен, обадете се по телефона.”

б) Управление на срещите. По правило срещите траят 30 минути (вместо 60), освен ако предварително не е уговорено друго – винаги със съответните доказателства за необходимостта от по-дълга среща. Приемам уговорки за ангажименти най-рано 24 часа предварително.

в) Срещите са само за решения. Това означава, че не служат само за общуване – то може да се осъществи по-ефективно по други начини.

3. Постоянно обновявайте списъка с въпроси за обсъждане с екипа.

Често, когато сте в офиса всеки ден, хората свикват, че сте им постоянно под ръка – а това не е ефективно. Като поддържате непрекъснато обновяващ се списък с въпроси за дискусия с ключовите членове на екипа си и като използвате определеното време да ги обговорите наведнъж, ограничавате честотата и неефективността на срещите с всички поотделно. Получавате и допълнителния бонус хората ви да започнат да разчитат повече на собствените си сили.

Какво научих в процеса?

1. Подобрена продуктивност. Освободеното време освобождава и ума. Едни от най-ценните неща, които лидерът може да даде на компанията си, са яснотата и способността да взема важни решения. А за това е нужно свободно време, далеч от вихрите на ежедневните дела.

2. Фокусиране върху важните, а не върху ежедневните неща. Определяте правила за комуникация и така не само променяте начина, по който гледате на ежедневния си принос към работата, но и подхода на екипа си към натовареността и продуктивността му.

3. Подобрен баланс между личния и професионалния живот. Един свободен ден допълнително на седмица може да изглежда малка промяна, но наистина подобрява психическото и физическо здраве.

Възможно е. И вие можете да го направите. В този случай преходът е отнел около 3 месеца. След първоначалния стрес от промяната обаче, нещата само се подобряват.

Том Сиърси, консултант и експерт по едри продажби, за Inc.com