Дали ще ви отговорят?

Собствениците на фирми и професионалистите по продажбите се оплакват от лошия процент на отговор на техните имейли. Темата ви до голяма степен определя дали имейлът ви е отворен, пише Елизабет Данцигер в статия за Inc.com. Ако темата не ги грабне, можете да забравите за четенето на имейла ви.

Средностатистическият бизнесмен получава над 121 имейла на ден. Някои хора получават по няколкостотин имейла дневно. Работата с имейл отнема до 11 часа седмично за повечето работници - и много повече за други. Като се има предвид каскадата от комуникация, която вашият читател получава, защо той трябва да отговаря на вашето писмо?

Ако имейлът ви е непосредствено свързан с проблем, който получателят смята за важен, той вероятно ще отговори незабавно. Ето три елемента, които да включите в темата на имейла си, за да предизвикате отговор от неохотните читатели.

1. Кажете на получателя какво да прави

Ако искате вашият читател да отговори, кажете му какво действие да предприеме. Например, напишете "Моля, отговорете" или "Изисква се незабавно действие/отговор" или "Моля, одобрете".

След успешно първоначално обучение, голям търговец на едро на морски дарове ми каза, че искат да продължат с поредица от програми за обучение за техния търговски екип, споделя авторът на статията. "Писах на мениджъра по продажбите, след това оставих съобщение на мобилния му телефон, след което изчаках учтиво няколко дни. Без отговор. Накрая изпратих още един имейл с темата. "Моля, отговорете: Затваряне на вашето досие". В имейла написах, че ако се интересува от ангажимента, трябва да му отговори, а ако не се чуя с него, ще да затворя досието му. Той отговори същия ден, за да каже, че е бил много зает, но все още се интересува. Бих могъл да напиша темата за регистрация и все още щях да чакам отговор", допълва Елизабет Данцигер. 

2. Кажете на получателя, когато имате нужда от него

Хората отговарят на сроковете. Когато всичко изглежда спешно, как хората решават на кого да отговорят първо? Често съобщението с надежден краен срок се придвижва до върха на купчината от имейли.

Помислете за собствения си опит. Ако получите тема, която казва "Необходими документи", ще бързате ли да ги изпратите? Но ако в темата е посочено: "Документи, необходими до вторник" е по-вероятно да получите отговор до посочения краен срок.

Така че вашата тема може да гласи:

• Петък - Необходимо е одобрение: Закупуване на нов скенер
• Отговор до 5:00: Преглед на одитния доклад
• Моля, потвърдете сега: Обяд днес в 13:00 часа?

3. Кажете на получателя защо това има значение за него

Добавянето на "горещ бутон" към темата ще генерира повече отговори. Но не бъдете манипулативни или продаващи, когато прибягвате до "горещи бутони". Ако сте срещнали човек и сте разменили имейл адреси, напомнете му за кратко в реда за темата, за да му напомните, че сте човек, с когото той/тя иска да се познава.

Представете си, че имате клиент, който устно се е съгласил на сделка. Изпращате му договора. Дните минават, а той не е подписал. Ако не подпише до вторник, вече няма да можете да спазвате сроковете на проекта в договора. Какво правите тогава? Сравнете тези теми: "Проследяване на договора", "Проверка на договора". Ако и това не проработи, можете да опитате с това: "Изисква се действие: Необходим е подписан договор от до вторник, за да се избегне забавяне на проекта" или "Избягнете забавяне на проекта: Подпишете и върнете договора до вторник".

Опитайте този подход и вижте как ще започнат да ви отговарят.

Източник: Елизабет Данцигер, за Inc.com

Превод и редакция: Нели Тодорова