През 1999 г. България премахна три нули от лева и деноминацията изглеждаше като просто математическо действие – един бърз преход в системите, който бизнесът премина сравнително спокойно. Сега с очакваното приемане на еврото мнозина си задават логичния въпрос: какво толкова сложно има този път?

На пръв поглед процесът изглежда почти идентичен – тогава променихме ISO кода от BGL на BGN, сега ще преминем от BGN на EUR. Има ли друга разлика? Вместо да делим на 1000, ще делим сумите по 1,95583. Но тук свършват по-лесните неща и започват предизвикателствата.

Преди 26 години бизнесът разчиташе предимно на базови счетоводни системи. Днес над 11 000 компании* в България оперират с ERP, BI, CRM и други сложни софтуерни решения, които управляват не просто счетоводството, а всеки аспект на бизнеса – от финансовите отчети и складовите наличности до управлението на поръчките и производството.

Това вече не е просто промяна в един код или няколко цифри. Това е мащабна дигитална трансформация, която ще засегне всяка система, която отчита парични средства в левове.

Хърватия даде ценен урок за това как малките грешки могат да доведат до големи проблеми. Един изненадващ пример беше свързан с най-елементарната част от прехода – пресмятането на валутите.

До последния момент, докато хората работеха с куни, всички по навик умножаваха по обменния курс. Но след въвеждането на еврото правеха обратното – деляха. Звучи просто, но тази дребна промяна предизвика хаос в софтуерните системи. Грешки в калкулациите, объркани финансови отчети, несъответствия в базите данни – всичко това заради инерцията на един привидно рутинен процес.

Какво ще се промени?

Въвеждането на еврото в България неминуемо ще засегне бизнес софтуерите, включително ERP, BI и счетоводни системи, които ще бъдат адаптирани. Степента на промяната зависи от това до каква дълбочина дадена система е интегрирана в управлението на бизнес процесите.

Макар че фирмите могат да работят с различни валути, те винаги имат основна валута, в която се води счетоводната отчетност – в момента това е българският лев. След преминаването към евро именно тази основна валута, към която се приравняват приходи, разходи, задължения, активи и наличности, ще бъде променена.

В периода преди въвеждането на еврото основната валута ще остане левът, но софтуерните системи ще генерират определени документи и справки в двете валути. След официалната промяна към евро за известно време ще се изисква същото, но този път с реципрочно конвертиране.

Степента на сложност ще варира в зависимост от типа система. Някои счетоводни решения ще могат да се адаптират сравнително лесно. По-специализирани платформи, като POS системи или онлайн магазини, също може да преминат през промяната без сериозни затруднения. Комплексните системи за управление на бизнеса, каквито са големите ERP системи, обаче ще изискват повече време, ресурси и планиране.

Какво може да се обърка?

Финансовите институции, включително банките, се подготвят за преминаването към евро от близо две години. Тяхната отчетност пред регулаторите се извършва ежедневно, което улеснява годишното финансово приключване и адаптацията към новата валута.

За разлика от тях, повечето компании извършват месечно финансово приключване, което може да отнеме между 2 и 14 дни, а годишното приключване в някои случаи се проточва с месеци. При необходимост от корекции в отчетността за предходната година коригираните крайни салда автоматично се прехвърлят като начални салда за новата финансова година. Разликата този път е, че освен стандартните корекции, ще бъде извършено конвертиране на валутата, което може да удължи процеса на приключване.

Съвременните системи, част от които са ERP и BI, могат да бъдат много комплексни, което означава, че преходът към еврото ще изисква детайлно планиране, време и ресурси.

Ключов фактор е, че всички доставчици и внедрители на бизнес софтуер ще бъдат изправени пред натоварване по едно и също време, тъй като всички техни клиенти ще се нуждаят от актуализации в един и същи период. Това неизбежно ще доведе до забавяния. Затова е критично важно компаниите да започнат подготовката възможно най-рано.

Как може да подходи мениджмънтът?

Първата и най-важна стъпка е установяването на контакт с вендорите и доставчиците на софтуер, за да се изясни:

• Колко време ще отнеме адаптацията?
• Какви ще са допълнителните разходи?
• Ще са ли необходими тестови среди от страна на компанията?

Следващото предизвикателство, за което компаниите е добре да се осведомят, е как ще протече преходният период:

• Ще могат ли да работят безпроблемно в първите дни на януари?
• Как ще протече финансовото приключване за декември, след като вече ще работят с евро?
• Колко време ще отнеме финализирането на отчетите?

Тези въпроси нямат универсални отговори, защото всеки бизнес има специфични нужди и системи. Именно затова е важно компаниите да действат сега – за да разберат колко време ще е нужно, какво ще се изисква от тях и как да осигурят необходимите инвестиции, проверка и потвърждаване на промените.

Преходът към еврото не е просто софтуерен ъпдейт – за по-големите организации това е мащабен проект, който ще има дългосрочни ефекти върху финансовата отчетност и дейността на организацията. Затова ключът към успеха е подготовката.

Преконфигуриране на бизнес софтуерите

Преходът от една валута в друга при относително опростена софтуерна система може да се случи в рамките на дни, докато при по-сложните системи това може да отнеме 6 или повече месеца. Сроковете за реализация на всеки отделен проект зависят от фактори като:

• функционалност на системата и нейните специфики;
• обхват и разнообразие на бизнес процесите, които системата покрива;
• организация и структуриране на данните в нея;
• обем на направените модификации;
• брой и комплексност на интеграциите с други софтуерни системи;
• поддържат ли се системите от производителите и колко стара е технологията, на която са разработени, а също и има ли хора, които могат да направят необходимите промени?

Да вземем за пример преконфигурирането на ERP системите от левове в евро, което ще протече на два етапа за клиентите на Balkan Services. Първият ще бъде общ за всички компании. При него има различни варианти за реализация, които зависят от структурата на системата. Възможно е такава процедура да е предвидена от производителя още в началото или добавена като функционалност на по-късен етап, ако системата е работила в държава, извършила подобен преход.

Вторият етап ще бъде индивидуален за всяка компания в зависимост от модификациите в ERP системата.

Ролята на държавата и институциите е ключова. Необходимо е да се направят промени в законодателството и да се уточнят важни детайли, без които информационните системи няма да функционират ефективно. Затова е важно възможно най-бързо да се осигури яснота, за да има достатъчно време за подготовка и тестване на всички необходими промени. Също така e нужна ефективна информационна кампания, която да информира гражданите какво предстои и как ще се случи, като по този начин се елиминира неяснотата и се избегне излишно напрежение.

Важно е бизнесът да комуникира активно с доставчиците на софтуер, да оцени необходимите ресурси и да определи реалистични срокове за адаптация, защото цялостният процес може да продължи месеци.

Правилната подготовка за прехода към евро ще гарантира, че компаниите ще запазят стабилност, ще избегнат грешки и ще осигурят плавно функциониране на всички бизнес системи в първите дни и месеци след промяната.

*По данни на независимата агенция за пазарни изследвания и анализи CBN Pannoff, Stoytcheff & Co.