Колко сте заети всъщност?

Не знам за вас, но моята седмица се очертава доста тежка. Моят партньор има служебно пътуване, дългогодишен клиент поиска спешно да бъде свършен огромен проект, а работата от разстояние продължава да създава спънки в екипното сътрудничество. Постоянно имам чувството, че забравям разни неща и за съжаление съм права.

Обърках една фактура, излязох от фризьорския салон без да платя и забравих за среща с приятелка. Ясно е, че съм доста заета и че това започва да ми се отразява зле.

Казвам всичко това не защото съм особено интересна или специална. Казвам го, защото зная, че не съм. Огромен брой собственици на малки бизнес като мен постоянно живеят на острието на ножа между добро ниво на заетост, при което нещата се изпълняват навреме и се постига напредък, и лошо ниво на заетост, при което мозъчните клетки започват да се пържат.

Колко сте заети всъщност?

Откъде знам това? От скорошна публикация на инженерния лидер, автор и дългогодишен блогър Майкъл Лоп. Натъкнах на публикацията му, в която той излага теорията си за седем нива на заетост точно, в момент, когато самата аз съм в период на изключителна заетост, което засили интереса ми към написаното. Ето нивата на заетост, на които човек може да бъде подложен, според Майкъл Лоп:

1. Не съм зает - „Графикът ми е широко отворен. Мога да насрочвам неща за когато си поискам. Животът е хубав, но живея ли най-добрия си живот?"(учените казват, че това е добър въпрос, който да си зададете в този случай)

2. Имам неща за вършене – „Имам няколко ангажимента, които се въртят в главата ми. Става въпрос за добре познати дейности, които нямат краен срок за изпълнение. Мога да ги управлявам наум.“

3. Имам доста ангажименти – „Поел съм достатъчно ангажименти, за да имам нужда от някакъв инструмент, който да ми помага да ги следя, защото вече не мога да ги сортирам органично. Моят календар е нещо, което проверявам рядко, но го проверявам, за да си напомня за конкретния дневен ред.“

4. Достигнал съм пълния си капацитет – „Календарът ми със задачи вече е пълен. Често ми се налага да вземам решения за това „кое е по-важно“. Няма непланирано време, но нещата все още са под контрол“.

5. По фасадата се появяват пукнатини – „Казвам си, че държа нещата под контрол, но вече се виждат признаци, че работата ми идва в повече. Надявам се, че през деня няма да има изненади. Започвам да казвам „съжалявам“ много често.“

6. Размазващи ангажименти –  „Сортирането на входящите нива от информация вече е извън моите възможности. Промяната е постоянна. Вече да кажеш „не“ на един ангажимент не е достатъчно. Нещата падат след мен, а аз не ги забелязвам. Работното време преминава границите на офиса. Изморен съм.“

7. Неустойчиво натоварване – „Живея минута за минута. Храненето и другите неща от първа необходимост биват вмъквани между други дейности, като често биват напълно пренебрегвани. Списъците със задачи вече не помагат, защото нямам време да ги поддържам. Календарът се променя от час на час. Балансът между работата и личният живот е разбит напълно. Това не е устойчиво.“

Пътна карта към заетостта, която да ви помогне да избегнете най-лошите й форми

Има ли смисъл от всичко това, освен намирането на утеха в знанието, че не сте единствените, които започват да виждат пукнатини във фасадата? Въпреки че само по себе си това знание може да намали в известна степен напрежението, на което сте подложени, публикацията на Лоп има друга цел. Неговата пътната карта за заетостта може да ви помогне да определите кога сте близо до преминаване към по-лошите нива на заетост и съответно да предприемате по-ранни действия за предотвратяването на подобна ситуация.

Как правиш това? Добри съвети изобилстват в интернет - от това как да се научите да казвате „не“ до практични методи за управление на времето, които ще ви помогнат свършите повече, без дните ви да потънат в хаос.

За да проработят тези трикове и съвети обаче трябва първо да осъзнаете, че имате нужда от тях. Именно тук на помощ идва категоризацията на Лоп за нивата на заетост. Ако прочетете списъка му и осъзнаете, че вече сте на ниво четири или пет и знаете, че е малко вероятно скоро нивото на натоварване в работата ви да спадне, то трябва да приемете това като червен флаг, че е време да предприемете драстични действия, преди да стигнете до седмото ниво.

............

Джесика Стилман, бизнес блогър, за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев