Преди да излезете в отпуск

Той не си беше вземал истинска почивка от повече от 10 години. Разбира се, пътуваше със семейството си. Но като висш оперативен мениджър имаше чувството, че постоянно трябва е на линия, защото неизбежно нещо ще се появи, докато се излежава на шезлонг някъде далеч от офиса. Така че проверяваше имейлите си всяка сутрин и вечер, приемаше обаждания, когато беше необходимо, и работеше по време на "ваканцията" си - т.е. докато не прегоря. "Върнах се на същата въртележка, без да се презареждам. Енергийното ми ниво продължаваше да спада с всяка пропусната ваканция и тогава ударих дъното". Той забелязал, че едва става от леглото, ужасява се от понеделнишките сутрини и няма никакво търпение спрямо децата си. "Не ми харесваше кой съм и как се държа със семейството си или в работата."

Откъсването от работата по време на почивка звучи много по-лесно, отколкото е в действителност. В културата на някои компании може да се очаква, че ще останете на линия, ще отговаряте на имейли или ще присъствате на срещи, за да продължите да работите. И все пак изследвания и коментари, датиращи още от 1910 година, показват, че ползването на ваканции - в смисъл на пълно прекъсване на връзката с работата - е от решаващо значение за намаляване на прегарянето, увеличаване на енергията и ангажираността и подобряване на цялостното здраве и благосъстояние, което от своя страна ще доведе до по-постоянна производителност.

И така, как да се откъснете от работата по време на отпуска си, за да постигнете всички тези ползи? Ето пет съвета за поставяне на твърди граници по професионален начин.

1.План за действие

След като отпускът ви бъде одобрен, уведомете ясно ръководителя си, че няма да бъдете на разположение по време на почивката си. Не е необходимо да споделяте къде отивате или какво правите, но отделете време да обясните как почивката ще бъде от полза за бизнеса след завръщането ви. Например, енергията, която ще получите от прекъсването на връзката, ще ви позволи да прочистите главата си, така че да можете да се съсредоточите по-добре върху предстоящия голям проект?

Този разговор трябва да включва и план за заместване на отсъствието ви от страна на вашия ръководител или колеги. Подгответе този план в документ, особено ако ви предстои дълъг отпуск. Кой е лицето за контакт при спешни случаи и по какви въпроси? Кой ще гарантира, че всички резултати ще бъдат постигнати? Попитайте мениджъра си, ако има нужда от нещо извън това, което сте подготвили. Колкото повече си сътрудничите с него при подготовката на отпуската, толкова по-малко стресирани ще бъде той, а и колегите ви заради отсъствието ви - и толкова по-вероятно е да се насладите на почивката си без прекъсване.

2. Календар на почивката

Може и да сте подали заявление за отпуск в системата на компанията, но мениджърът ви няма да си спомни кога точно е почивката ви седмици или месеци по-късно. А вашите крос-функционални партньори няма да разберат, че не сте в офиса, докато вашият автоматичен отговор не им отвърне, когато се опитат да се свържат с вас по телефон или служебна поща. Така че веднага след като отпускът ви бъде одобрен, изпратете "целодневна" покана до вашия мениджър, членовете на екипа и междуфункционалните партньори, в която се казва: "[Вашето име] ОоО - отсъства". Това ще им позволи да се подготвят за това, че няма да можете да се свържете с тях, и да съобщят за всички свои нужди преди заминаването ви.

3. Изпращане на предварителни известия

Не отказвайте обичайните седмични срещи и съвещания само по време на отпуска. Изпратете имейли, за да уведомите хората, които провеждат тези срещи, че няма да присъствате, и ги попитайте дали имат нужда от нещо от вас, преди да заминете. Това показва, че сте отговорни към партньорите си и ви дава възможност да ги информирате, че няма да сте на разположение или няма да присъствате. Ако срещата е през Zoom, Microsoft Teams или друга комуникационна платформа, помолете ръководителя да запише срещата за вас, в случай, че информацията ще ви е необходима, когато се върнете. Ако срещата е лична, помолете ръководителя да ви изпрати бележки и да подчертае всички области, на които ще трябва да обърнете внимание, когато се върнете.

4. "Извън офиса" на максимум

Повечето хора не могат да напуснат работното си място без някой друг да поеме работата им или да реагира при спешни случаи. Изключително важно е в автоматичния отговор за отсъствието ви да посочите ясно кой ще бъде на разположение или ще ви замества. Уверете се, че формулировката е категорична, но професионална. Ако сте меки в посланието си, като например да кажете, че ще "реагирате със закъснение", колегите ви ще очакват да реагирате. Уведомлението за отсъствие от офиса трябва да гласи, че няма да имате достъп до електронна поща и няма да сте на разположение, докато не се върнете на [X] дата.

Съгласувайте с ръководителя си с кого трябва да се свържат при спешни случаи и кой ще се занимава с други важни, но не спешни запитвания. Включете информация за контакт за всяко лице, което ще отговаря на всякакви запитвания от ваше име, докато отсъствате. А ако използвате комуникационен канал като Slack, Zoom chat или Microsoft Teams Chat, предоставете същата информация в статуса си и там.

5. Последно напомняне

Седмица преди отпуската си изпратете имейл до мениджъра си, членовете на екипа и заинтересованите страни, които работят в различни области, за да ги уведомите кога ще излезете в отпуск и кога ще се върнете. Напомнете им, че няма да сте на разположение и няма да отговаряте на имейли или обаждания. Ако е необходимо, посочете къде могат да намерят информация, която може да им е необходима, и кой ще отговаря по време на вашето отсъствие. Този тип напомняне демонстрира вашия проактивен професионализъм и разбиране, че бизнесът продължава, докато ви няма. То също така ще помогне да се намалят всички нерешени проблеми, с които ще трябва да се справите, когато се върнете.

Колегите ви ще ви уважават за това, че сте поставили ясни граници, когато сте в отпуск, и за това, че предварително сте проявили активност, за да се уверите, че са подготвени за успех. Най-важното: след като поставите границите, не забравяйте да ги спазвате! Не четете текстови съобщения или имейли, защото веднъж отвориш ли вратата на работата, е почти невъзможно да я затвориш отново.

Източник: Harward Business Review