Той е страхотен, но защо постоянно работи извънредно?

В рубриката „Попитай мениджър“ на Inc.com Алисън Грийн отговаря на въпроси, свързани с проблеми в мениджмънта и работното място.

Читателски въпрос:

Един от служителите, които управлявам, работи много усилено, надеждно и винаги изпълнява задачите си. Той има страхотна репутация в компанията и всички се допитват до него, когато имат нужда от помощ за даден проект.

Но през последните няколко месеца, той остава до късно и говори за това по начин, който ме притеснява. Често го чувам да казва неща като: „Ще бъда тук до 21:30 вечерта, за да свършва още нещо“ или „Бях тук до 20:00 и все още не е свършено."

В началото, като негов мениджър, се почувствах задължен да разбера откъде идват тези задачи и с какво мога да го облекча. Всеки път, в който се срещнехме, планирахме как да поотложим нещо, или се свързвах с клиентите ни, за да помоля да удължат крайния срок и т.н. Тогава, ден или два по-късно, той отново остана до късно. Вчера ми изпрати съобщение, в което пишеше: „Погледнете часа, в който изпращам този имейл – бях тук до 22:00 ч.“

Неприятно е, когато парадира с извънредния си труд, защото не ми помага да направя нищо по въпроса. Изглежда, че имаме план, а после пропада. В този момент имам чувството, че той иска да ме накара да се чувствам виновен или лош за него. (Той не отговаря на условията за получаване на пари срещу извънреден труд.)

Вярвам, че проблемът е неефективното управление на задачите и времето. Той има екип, който управлява, който върши дизайнерската работа за цялата компания и понякога идват запитвания, на които трябва да откажем, или да дадем по-реалистичен краен срок за изпълнение. Той иска да угоди на всички, което не е реалистично за неговия тип работа. Друг проблем е, че натоварването ни със задачи не е постоянно – понякога сме бомбардирани от заявки, а друг път – не съвсем.

Не искам да го лиша от свободата да управлява собствените задачи, но част от моята роля (вярвам) е да му помогна да управлява работата си в рамките на 40-часова работна седмица. Някакъв съвет?

Отговорът на Алисън Грийн:

Убеден ли сте, че това е свързано с работа и управление на времето, а не е просто необходимост задачите да бъдат свършени? Ако е последното и го адресирате към служителя, ще го деморализирате. Преди да се заемете с това, се уверете, че всъщност не е логичен и съвестен отговор на натовареността с работа.

Но ако приемем, че сте сигурен, че той не трябва да работи толкова дълго, седнете с него и му кажете: „Боб, за мен е важно да намерим начин да управляваш задачите си така, че да работиш в разумни часове – което означава по 40 часа седмично. Говорили сме за това и преди, планирали сме нещата и накрая изглежда, че не сме решили проблема. Какво се случва?“

Той вероятно ще отговори, че просто натовареността му със задачи не може да се управлява в рамките на до 40 часа седмично и че няма избор, освен да работи извънредно.

Тогава можете да кажете това: „Ангажирам се да намаля задачите ти, така че да са изпълними в рамките на 40 часа всяка седмица. Но предприемайки това, означава, че имаме нужда от по-добра система за нови заявки. Бих искал да отказваме някои от тях или да им даваме по-дълъг срок за изпълнение, така че да не работиш прекалено много и напълно ще те подкрепя в поставянето на тези граници. Отворен съм и за други идеи, ако предпочиташ различен подход. Но планът не трябва да е да работиш до вечерта, за да свършиш всичко. Това не е устойчиво и искам да те задържа за дълго време, без да стигаш до бърнаут. Така че, нека да се разберем как ще действаме.“

Тогава, веднъж щом имате план, му кажете: „Знам, че сме се съгласявали с нещо подобно и преди и не завърши добре. Можем ли да се съгласим, че ще идваш при мен, ако има други причини да работиш прекалено много часове?“ По презумпция той ще каже „да“ и тогава трябва да кажете: „Ще разчитам на теб да го направиш.“

После, няколко дена по-късно, отново го проверете: „Как върви с управлението на задачите ти?“ Ако чуете отново, че работи до късно, помогнете му да установи какво трябва да промени. Това ще помогне да затвърдите, че сте сериозни. Проверявайте го периодично, може би веднъж седмично, докато не се утвърди нов модел на работа.

И ако го чуете да се оплаква отново за прекалено много часове работа, седнете отново и си поговорете: „Боб, когато говорихме за това последния път, много ясно те помолих да идваш при мен, ако часовете ти отново се окажат проблем. Защо чувам за това чак сега?“

Ще имате нужда да стоите на пътя му, поне за известно време. В противен случай е малко вероятно той да вземе този проблем насеризно и вероятно отново ще изостане.

Но помнете, първо се уверете напълно, че това е действителният проблем на служителя ви, защото иначе ще го разочаровате.

Превод: Габриела Беличовска