Има ли нужда наистина от тази среща?

В индустрията с рекламата и дизайна срещите са това, което движи бизнеса. Както и в много други видове бизнес. Някои хора ги харесват много. Други с нежелание участват в тях. Повечето участници просто присъстват и ги толерират, като често тайничко се надяват, че задължително ще има вода и кафе.

Тъжният факт е, че повечето срещи всъщност са или напълно ненужни, или по някакъв начин прекалено дълги, коментира Пол Шугит в сайта The Balance.

Каква е целта на една среща? Този въпрос може да ви се струва глупав, но се замислете за миг. В по-голямата част от случаите съвещанията в рекламните агенции се свикват поради някоя от следните причини:

• Стартира нов криейтив бриф или проект.
• За да се запознаят всички с една и съща страница от един и също аспект на проекта.
• За да се направи преглед на проучванията и други данни.
• Брейнсторминг. Необходими са идеи.
• За да се коментира предишна работа.
• Да се прави контрол. Да се проверява докъде е стигнал напредъка по изпълнение на задачите.
• Да се споделя нова информация.
• За да информира ръководителят, или собственик, хората си за важни планове и нововъведения.

Тези причини вероятно изчерпват поводите да бъде организирана една среща. Проблемът се появява, когато започнат да се организират твърде много такива съвещания в процеса на работа. Това ги прави все по-малко продуктивни.

Понякога срещите продължават 2 или 3 пъти по-дълго от необходимото. А се смята, че една среща от 1 час с 8 участници в нея е равна на 8 часа загубена продуктивност. Струва ли си наистина?

Когато са необходими, срещите трябва да бъдат кратки и приятни за хората

От британската реклмна агенция St. Luke's например споделиха, че били наясно, че срещите им са проблем. Много често срещите при тях са продължавали час, докато са били предвидени за 20 минути. Оказало се, че хората просто седят и разговарят твърде дълго по теми, които не са свързани с проекта. Започвали с разказването на анекдори за разведряване на атмосферата и след това завършвали с разговори за плановете им за уикенда.

Тогава от St. Luke's измислили необикновен начин да направят срещите по-къси. Започнали да ги организират в зали, където поставили сравнително неудобно обзавеждане. Дори нямало столове за сядане. Само високи маси, около които хората се събирали. Освен това отишли още по-далеч и боядисали стените в тъмни и не особено приветливи цветове. Оказало се, че срещите по работа могат да бъдат и по кратки.

Преди да насрочите разговор очи в очи, помислете за основните неща. Често срещите се случват на автопилот. Още по-често в тях участват хора, чието присъствие не е необходимо. Може да се отнесете към срещите като към рекламния текст – редактирате го, редактирате, съкращавате, докато не излезе нещо с потенциал.

Задайте си следните въпроси:

• Имаме ли наистина нужда от среща, или можем да се справим обаждания по телефона?
• Кой ТРЯБВА да бъде там?
• Кой не трябва да присъства?
• Колко дълга трябва да е всъщност срещата? Ако са достатъчни 12 минути, защо да не е толкова дълга? Няма нужда да я удължавате до половин час.
• Какво вие лично можете да предоставите, за да направите изхода от една среща по-добър?
• Кои от въпросите можете вече да отговорите чрез имайл или с обаждане навреме?

Определете подходящо време. Въпреки че всички вероятно са в офиса в 8 сутринта в понеделник и в 16 часа в петък, това не означава, че са готови да разговарят. За час се препоръчва около 10-10.30 часа, по възможност по средата на седмицата.

Накрая, винаги помислете предварително за срещата, преди да присъствате в нея.