5 съвета към мениджъри и собственици на бизнес по време на извънредното положение

Георги Захариев е директор “Бизнес развитие” в СофтУни. С богат опит зад гърба си, той споделя няколко ключови съвета за справяне в извънредно положение, които могат да бъдат от полза на всички мениджъри и собственици на бизнес.

Глобална пандемия, затваряне на граници и домашна карантина са неща, които изненадаха всички ни, колкото и да смятахме, че сме подготвени. Разбира се, сред ключовите качества на лидерите се нарежда умението да реагират хладнокръвно и прагматично и в най-нестандартните ситуации, като едновременно с това не спират да търсят варианти за подобрение на работата. Подбрах 5 ключови съвета за мениджъри и собственици на бизнес, които се надявам да ви бъдат полезни:

1.  Дигитализирайте комуникацията си

Всички сме свикнали да отидем сутрин в офиса, да изпием кафето си с колегите и срещите ни да се случват в конферентната зала, може би понякога на вечеря в ресторант и др. Обичаме комуникацията и почти цялата ни работа включва жив човешки контакт, така че трудно можем да си представим всичко това да се случва изцяло онлан. Истината е, че е много по-лесно, отколкото сме очаквали. Всеки от вас познава добре екипите и колегите, с които има ежедневни задачи за обсъждане. Разбийте ги на екипен или работен принцип и обмислете следните стъпки:

• Инсталирайте приложение за съобщения и обаждания, ако нямате специално изграден фирмен софтуер за тази цел. Telegram е чудесен пример за опция, която можете да ползвате бързо, лесно и ефикасно. Вие и колегите ви се регистрирате със служебните си телефони, създавате групи на екипен принцип и започвате да обсъждате въпросите си бързо. Ключовото е ВСИЧКИ да участват в този процес. Целта е да не ползвате повече от един канал за комуникация, защото това значи губене на време и фокус.
• Видео разговорите също са ключови за успешното изпълнение на задачите и ефективната комуникация. Препоръчвам Google Hangouts и Zoom. Hangouts работи с вашия акаунт в Gmail и много лесно може да изпращате покани до други участници по имейл. Zoom е прекрасна и лесна платформа за  конферентни разговори с повече хора. Допълнително улеснение е опцията за споделен екран, която ви позволява да демонстрирате работен процес от компютъра ви, докато останалите участници в разговора наблюдават на техните екрани. Сякаш сте в конферентната зала, но с опцията да бъдете по пижама.

Съвет: ако сте по пижама, не се изправяйте по време на видео разговора. 

2.  Организирайте онлайн задачите си

Ако сте интроверти като мен, вероятно идеята да се виждате с по-малко хора не ви тормози особено много емоционално. Въпреки това, работата не може да спре. Задачите и крайните срокове си остават, заявките от клиентите продължават. Поради тази причина се нуждаете от лесен и ефективен метод за разпределяне и следене на задачи.

Има много решения на пазара, част от които предлагат и безплатна версия. Можете да пробвате с Meistertask или Trello. След кратко разучаване, ще имате възможността да създадете екипни проекти, да давате задачи с чек листи и описания, да добавяте бележки и тагове, като имате възможност сами да определяте техните крайни срокове и да следите изпълнение им изцяло онлайн.

Вече няма нужда да ходите през 10 минути до съседната стая и да проверявате докъде е стигнала Ани с онази толкова важна задача, която сте и възложили преди 3 дни. 

3.  Помислете върху пълна дигитализация на бизнеса или екипа си

През периода на извънредното положение вероятно ви остава повече време за анализ и планове за бъдещето. Може би това е правилният момент, в който да обмислите как можете да прехвърлите възможно най-голяма част от работата в интернет. Разбира се, този съвет не е релевантен за всеки бизнес, но нека бъдем откровени. Единствената възможност един бизнес да скалира бързо е да предлага стоки и услуги онлайн, да присъства дигитално. Може да помислите за изграждане на собствен онлайн магазин /в момента поръчките вървят с пълна сила/, собствен софтуер, който да управлява услугите ви, или поне да въведете като активна практика “Home office” опцията и да отворите дистанционни работни места. Свободното време може да ви позволи да се фокусирате върху бъдещото развитие на бизнеса и да ви даде отправна точка за отговора на въпроса „Как?“. Трябва да знаете, че това е дълъг процес, който изисква разговори и консултации, но е задължителен за почти всички бизнеси, които не са свързани с конкретна физическа локация.

4.  Инвестирайте време в развитие на вашите лични знания и умения

Към момента нямаме възможността да излезем вечер на по чаша вино и пица с приятелите или семейството. Ясно е, че това не е никак приятен факт, но добрата новина е, че е временно. Всеки мениджър знае, че в подобни ситуации всъщност можем да извлечем и редица ползи, като това да натрупаме ценен опит за справяне с извънредни и непредвидени случаи.

Предлагам ви временно да замените любимите места за излизане с интересни онлайн обучения, подкасти, книги и влогове, които ще ви научат на нещо ново или ще провокират нови идеи. Паралелно с това е добре да се информирате навременно за промените и тенденциите във вашата индустрия. Сега е идеалният момент да го направите. Разгледайте бизнес кейсове, анализи и доклади от водачите в сектора ви. По този начин ще си изясните следващите стъпки за бизнеса, отдела или екипа ви.

• Препоръчвам да пробвате подкаста на Pat Flynn, който се нарича Smart Passive Income. Ако английският не е силният ви език, дайте шанс на един прекрасен български проект – Свърчовекът с Георги Ненов. И двете опции включват много интересни коментари от страхотни личности. Голяма част от темите засягат бизнеса, успеха и различни работни модели.
• Прочетете книгата „География на блаженството“. Защо? Защото това е любимата ми книга. Няма да получите знания относно това как да ръководите бизнеса и екипа си по-успешно, но ще получите храна за размисъл относно това как работят емоциите и щастието в различни държави по света. И вероятно, ако се развивате на международни пазари, ще се запасите с нови идеи за достигане до нови потребители, посредством послания чрез емоции. И не на последно място: да имаш богата обща култура is the new cool thing. 
• Отделете внимание на доклади, анализи и бизнес кейсове на “големите”. Всяка година компании като PwC, Deloitte, Mastercard и други гиганти публикуват доклади и трендове за различните индустрии по цял свят, а много често и по региони. Това ще ви позволи да сверите часовниците с лидерите в индустрията.

5.  Инвестирайте в обучението на служителите и екипа си

Нека бъдем откровени. По време на постоянен хоум офис в неочаквана ситуация като сегашната, служителите ни трудно могат да са напълно отдадени на работата. Вместо да се ядосваме и да търсим откъде произлиза проблема, ви предлагам друг, по-положителен подход. Инвестирайте в знанията на вашите колеги и служители. По този начин ще демонстрирате, че стоите зад тях и личностното им развитие ви интересува, както и ще добавите стойност към компанията, чрез минимални инвестиции. Ако приемем, че част от дейностите им не могат да бъдат извършени в условия на карантина, дори ще решите големия си проблем – как да им създадете приятна заетост, свързана с бъдещото развитие на компанията и професионалният им потенциал за развитие.

Лично аз използвам свободното си време, за да премина курса по Agile with Scrum, за да си подобря компетенциите. А вие можете да споделите с колегите си достъпа до безплатните курсове и семинари, които пуснахме във всички програми на Софтуни.

Надявам се съветите ми да ви бъдат полезни. Вярвам, че заедно ще преминем през тази ситуация и ще бъдем по-ефективни и по-успешни!