5 съвета към мениджъри и собственици на бизнес по време на извънредното положение

Георги Захариев е директор “Бизнес развитие” в СофтУни. С богат опит зад гърба си, той споделя няколко ключови съвета за справяне в извънредно положение, които могат да бъдат от полза на всички мениджъри и собственици на бизнес.

Глобална пандемия, затваряне на граници и домашна карантина са неща, които изненадаха всички ни, колкото и да смятахме, че сме подготвени. Разбира се, сред ключовите качества на лидерите се нарежда умението да реагират хладнокръвно и прагматично и в най-нестандартните ситуации, като едновременно с това не спират да търсят варианти за подобрение на работата. Подбрах 5 ключови съвета за мениджъри и собственици на бизнес, които се надявам да ви бъдат полезни:

Дигитализирайте комуникацията си

Всички сме свикнали да отидем сутрин в офиса, да изпием кафето си с колегите и срещите ни да се случват в конферентната зала, може би понякога на вечеря в ресторант и др. Обичаме комуникацията и почти цялата ни работа включва жив човешки контакт, така че трудно можем да си представим всичко това да се случва изцяло онлан. Истината е, че е много по-лесно, отколкото сме очаквали. Всеки от вас познава добре екипите и колегите, с които има ежедневни задачи за обсъждане. Разбийте ги на екипен или работен принцип и обмислете следните стъпки:

Инсталирайте приложение за съобщения и обаждания, ако нямате специално изграден фирмен софтуер за тази цел. Telegram е чудесен пример за опция, която можете да ползвате бързо, лесно и ефикасно. Вие и колегите ви се регистрирате със служебните си телефони, създавате групи на екипен принцип и започвате да обсъждате въпросите си бързо. Ключовото е ВСИЧКИ да участват в този процес. Целта е да не ползвате повече от един канал за комуникация, защото това значи губене на време и фокус.
Видео разговорите също са ключови за успешното изпълнение на задачите и ефективната комуникация. Препоръчвам Google Hangouts и Zoom. Hangouts работи с вашия акаунт в Gmail и много лесно може да изпращате покани до други участници по имейл. Zoom е прекрасна и лесна платформа за конферентни разговори с повече хора. Допълнително улеснение е опцията за споделен екран, която ви позволява да демонстрирате работен процес от компютъра ви, докато останалите участници в разговора наблюдават на техните екрани. Сякаш сте в конферентната зала, но с опцията да бъдете по пижама.

Съвет: ако сте по пижама, не се изправяйте по време на видео разговора.

Организирайте онлайн задачите си

Ако сте интроверти като мен, вероятно идеята да се виждате с по-малко хора не ви тормози особено много емоционално. Въпреки това, работата не може да спре. Задачите и крайните срокове си остават, заявките от клиентите продължават. Поради тази причина се нуждаете от лесен и ефективен метод за разпределяне и следене на задачи.

Има много решения на пазара, част от които предлагат и безплатна версия. Можете да пробвате с Meistertask или Trello. След кратко разучаване, ще имате възможността да създадете екипни проекти, да давате задачи с чек листи и описания, да добавяте бележки и тагове, като имате възможност сами да определяте техните крайни срокове и да следите изпълнение им изцяло онлайн.

Вече няма нужда да ходите през 10 минути до съседната стая и да проверявате докъде е стигнала Ани с онази толкова важна задача, която сте и възложили преди 3 дни.

Помислете върху пълна дигитализация на бизнеса или екипа си

През периода на извънредното положение вероятно ви остава повече време за анализ и планове за бъдещето. Може би това е правилният момент, в който да обмислите как можете да прехвърлите възможно най-голяма част от работата в интернет. Разбира се, този съвет не е релевантен за всеки бизнес, но нека бъдем откровени. Единствената възможност един бизнес да скалира бързо е да предлага стоки и услуги онлайн, да присъства дигитално. Може да помислите за изграждане на собствен онлайн магазин /в момента поръчките вървят с пълна сила/, собствен софтуер, който да управлява услугите ви, или поне да въведете като активна практика “Home office” опцията и да отворите дистанционни работни места. Свободното време може да ви позволи да се фокусирате върху бъдещото развитие на бизнеса и да ви даде отправна точка за отговора на въпроса „Как?“. Трябва да знаете, че това е дълъг процес, който изисква разговори и консултации, но е задължителен за почти всички бизнеси, които не са свързани с конкретна физическа локация.

Инвестирайте време в развитие на вашите лични знания и умения

Към момента нямаме възможността да излезем вечер на по чаша вино и пица с приятелите или семейството. Ясно е, че това не е никак приятен факт, но добрата новина е, че е временно. Всеки мениджър знае, че в подобни ситуации всъщност можем да извлечем и редица ползи, като това да натрупаме ценен опит за справяне с извънредни и непредвидени случаи.

Предлагам ви временно да замените любимите места за излизане с интересни онлайн обучения, подкасти, книги и влогове, които ще ви научат на нещо ново или ще провокират нови идеи. Паралелно с това е добре да се информирате навременно за промените и тенденциите във вашата индустрия. Сега е идеалният момент да го направите. Разгледайте бизнес кейсове, анализи и доклади от водачите в сектора ви. По този начин ще си изясните следващите стъпки за бизнеса, отдела или екипа ви.

Препоръчвам да пробвате подкаста на Pat Flynn, който се нарича Smart Passive Income. Ако английският не е силният ви език, дайте шанс на един прекрасен български проект – Свърчовекът с Георги Ненов. И двете опции включват много интересни коментари от страхотни личности. Голяма част от темите засягат бизнеса, успеха и различни работни модели.
Прочетете книгата „География на блаженството “. Защо? Защото това е любимата ми книга. Няма да получите знания относно това как да ръководите бизнеса и екипа си по-успешно, но ще получите храна за размисъл относно това как работят емоциите и щастието в различни държави по света. И вероятно, ако се развивате на международни пазари, ще се запасите с нови идеи за достигане до нови потребители, посредством послания чрез емоции. И не на последно място: да имаш богата обща култура is the new cool thing.
Отделете внимание на доклади, анализи и бизнес кейсове на “големите”. Всяка година компании като PwC, Deloitte, Mastercard и други гиганти публикуват доклади и трендове за различните индустрии по цял свят, а много често и по региони. Това ще ви позволи да сверите часовниците с лидерите в индустрията.

Инвестирайте в обучението на служителите и екипа си

Нека бъдем откровени. По време на постоянен хоум офис в неочаквана ситуация като сегашната, служителите ни трудно могат да са напълно отдадени на работата. Вместо да се ядосваме и да търсим откъде произлиза проблема, ви предлагам друг, по-положителен подход. Инвестирайте в знанията на вашите колеги и служители. По този начин ще демонстрирате, че стоите зад тях и личностното им развитие ви интересува, както и ще добавите стойност към компанията, чрез минимални инвестиции. Ако приемем, че част от дейностите им не могат да бъдат извършени в условия на карантина, дори ще решите големия си проблем – как да им създадете приятна заетост, свързана с бъдещото развитие на компанията и професионалният им потенциал за развитие.

Лично аз използвам свободното си време, за да премина курса по Agile with Scrum, за да си подобря компетенциите. А вие можете да споделите с колегите си достъпа до безплатните курсове и семинари, които пуснахме във всички програми на Софтуни.

Надявам се съветите ми да ви бъдат полезни. Вярвам, че заедно ще преминем през тази ситуация и ще бъдем по-ефективни и по-успешни!