Когато комуникацията премине границите на нормалното

Според прочуване на Asurion миналата година американците са проверявали телефона си средно 96 пъти на ден. Ако това ви изглежда като голямо число, то помислете за това колко пъти самите вие сте проверили телефона си днес. Пандемията от COVID-19 може единствено да е увеличила броя на тези преглеждания. Като се има предвид всичко това, съвсем спокойно можем да заключим, че това е навик, от който няма да се отървем скоро.

Днес, повече от когато и да е било, ние разчитаме на технологиите за връзката ни с външния свят. Те придобиха още по-голяма роля в поддържането на комуникация с нашите колеги и клиенти. Въпреки това, безкрайните имейли, честите срещи в Zoom, продължителните разговори по телефона и всички други нотификации, които се появяват по екраните на мобилните ни устройства, могат да навредят на нашата продуктивност и да нарушат фокуса ни.

 „Дигиталното претоварване е може би най-големият проблем на съвременното работно място“, пишат Лари Роузън и Александра Самюел в Harvard Business Review през 2015 г. Тяхното заключение звучи още по-вярно днес. „Ние пилеем време и енергия за относително незначителни дейности и информация. Това ни държи заети, но не и продуктивни“, пишат още те.

При прехода към работата от вкъщи много компании се насочиха към различни комуникационни платформи, които да позволят на служителите им да поддържат връзка от разстояние. От началото на пандемията обаче минаха месеци и вече е време да помислим за това дали тази постоянна връзка не ни носи повече вреди, отколкото ползи. Последните проучвания по темата сочат към такива заключения. Според тях тази свръх свързаност може да бъде вредна за продуктивността и мотивацията на хората.

Какво обаче можем да направим, за да я ограничим? Зарязването на тези платформи не е решение. Вместо това, лидерите трябва да положат целенасочени усилия за да намалят влиянието на тези негативни ефекти чрез изграждането на позитивна дигитална култура. Ето как аз и моят екип подходихме към тази цел:

Намалете броя на проверките

Ще го кажа по възможно най-простия начин – няма как да изградите култура на доверие, ако не давате на екипа си свобода не действие. Какво точно означава това? На първо време, спрете да изпращате имейли до вашите служители в късните часове на деня и да искате те да ви уведомяват за постигнатия напредък по дадена задача на всеки час. Иначе казано, бъдете по умерени и тактични в използването на платформите за комуникация.

Задайте ясни комуникационни политики

Тъй като вече личния и професионалния ни живот са на практика неразделими, трябва да започнем да прилагаме здравословни комуникационни политики, които да гарантират, че не сме „онлайн“ 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Внимавайте да не се превърнете в микромениджър и създайте ясни очаквания за работната комуникация. Ако служителите ви бързат да отговорят на всяко ваше съобщение, дори и в извънработно време, то вие сте създали погрешни очаквания. Както пише Ейми Бланксон за HBR, създаването на прецедент е от ключово значение. С моите служители сме се разбрали, че през почивните дни всеки един от нас изтрива от мобилния си телефон приложението  за съобщения Slack. Ние също така сме се договорили да не отговаряме на имейли в извънработно време. Това е правило, което въведох още преди настоящата криза, но днес аз отделям специално внимание на неговото спазване. Освен това, аз съм изградил ясни граници за комуникация с моят екип, като всички знаят по кое време могат да се свържат с мен и кога няма да ме открият.

Дръжте мобилните устройства далеч от вашия поглед

Проучване от 2017 г. открива, че макар смартфоните да имат потенциала да подобрят значително живота ни, тяхното постоянно присъствие в него ни влияе зле на чисто психическо ниво. С други думи, когато телефоните ни са в нашето полезрение, те се отразяват негативно на продуктивността ни. За да се преборите с желанието да погледнете телефона си, от „Ню Йорк таймс“ съветват да започнете да прибирате мобилните си устройства в шкафчета или да ги слагате на по-голямо разстояние от вас. По този начин ще подобрите концентрацията си и ще си спестите много време и енергия, които ви коства всяка нотификация, появила се на дисплея на вашия телефон.

Дайте приоритет на психичното здраве

В крайна сметка начинът, по който хората използват технологиите в свободното си време, не зависи от нас. Винаги обаче можем да намерим начин да насърчим използването на работните почивки за по-смислени и полезни дейности. Аз редовно практикувам техники за поддържане на психичното здраве, като медитация, дълбоко дишане и разходки на въздух.

Както вече казах, ние няма скоро да можем да се отървем от навика си постоянно да държим телефоните си в ръка. Много от нас ги използват за купуването на различни стоки, за поддържането на връзка с нашите близки и за бягство от монотонността на ежедневието в условия на пандемия. Нашата работа като лидери не е да се отървем от комуникационните платформи, а да създадем позитивна дигитална култура, която позволява на хората да се откъснат от работата след края на работния ден.

............................

Айтекин Танк, основател на JotForm за FastCompany.com

Редактор: Георги Георгиев