Сгафил си! Спокойно, на всеки се случва!

Представете си следният случай: ваш колега ви дава доклад за завършен проект, на който иска да хвърлите един последен поглед, преди да го изпрати на шефа. Докато го преглеждате набързо забелязвате нещо, което ви озадачава. Това не е добре, си казвате наум. Тук не става въпрос за някаква незначителна грешчица, която най-вероятно дори няма да бъде забелязана от шефа, а за огромен гаф, който може да провали целия проект.

И сега какво? Знаете, че определено не може да подминете тази грешка и да оставите колегата си в неведение. „Ако пренебрегнете този инцидент, то има голяма възможност същата или сходна грешка да бъде направена и в бъдеще“, казва Джанел Андерсън, експерт по лидерството и комуникацията. „Аз винаги окуражавам хората да провеждат тези трудни разговори със своите колеги в името на добрата работа, която техния екип и компания вършат“, добавя Андерсън.

Какъв обаче е правилният начин да започнете един подобен разговор? Как точно може да предадете лошата новина и да кажете на колегата си „Сгафил си!“ по начин, който е едновременно директен, но не и снизходителен?

Независимо дали става въпрос за новоназначен неопитен служител, дългогодишен партньор или дори вашият шеф, никога не е лесно да кажете на човек, че е сгрешил. За щастие, съществуват няколко фрази, които може да използвате, за да ги насочите колегата си в правилната посока, без да си навлечете неговия гняв:

„Можеш ли да хвърлиш още един поглед на ….?“

Въпреки че вътрешният ви глас крещи „Грешно, грешно, грешно!“, вие сте напълно наясно с факта, че една подобна реакция няма как да бъде приета добре от ответната страна.

Добрата страна на започването на разговора с въпрос се крие в това, че по този начин вие предразполагате колегата си към мисълта, че двамата ще си сътрудничите по пътя към постигането на възможно най-добрия резултат.

Освен това, с този въпрос вие можете да насочите вниманието му към конкретни аспекти от неговата работа, които имат нужда от доизглаждане, и да му позволите сам до открие(и коригира) грешките си, без да ви се налага да го критикувате. Когато колегата ви сам разпознае и поправи грешката си, той е много по-вероятно да не я забрави и да избегне нейното повтаряне в бъдеще.

Има обаче едно важно нещо, което трябва да се отбележи по отношение на този поход – вие трябва да посочите нещо конкретно, на което колегата ви да обърне внимание. Кажете нещо от рода на: „Можеш ли да погледнеш още веднъж параграф 3 от втора страница и слайд 7 от презентацията?“

„И на мен ми се е случвало!“

Без значение колко уважителни сте в поднасянето си на критиките, човек често приема негативната обратна връзка като лична атака срещу него и неговата работа. Чувството ви е познато, нали?

Един от най-добрите начини да смекчите критиката е като се поставите в една група с този човек. Именно това е и идеята на тази фраза(дори и в някои случаи да е бяла лъжа). Когато казвате, че и на вас ви се е случвало да направите същата грешка, вие звучите по-подкрепящо и не толкова осъдително, като същевременно с това насочвате вниманието на колегата си към конкретните проблеми, които трябва да разреши.

„Това помага за поставянето на вашия събеседник в едно не толкова уязвимо положение, защото самите вие изглеждате по-уязвими и не толкова авторитетни. По този начин вие един вид казвате: „Позволи ми да ти помогна да се поучиш от моите грешки“, казва Андерсън.

Ако искате да издигнете тази фраза до следващото ниво, предложете съвети и техники, които сте използвали в миналото, за да коригирате вашата грешка.

„Това трябва да бъде коригирано. Как мога да ти помогна?“

Ако сте стигнали до тази част от текста, то вече знаете, че има три основни неща, върху който трябва да се фокусирате, когато казвате на някой, че е сбъркал: да бъдете директни, да предложите му подкрепа и да не го осъждате. Тази фраза съдържа в себе си всички тези неща.

„Когато ситуацията стигне до точката, в която човек осъзнае грешката си и започваме да се държи отбранително, съветвам да забравите за всички лични местоимения.“, казва Андерсън. Когато премахнете от изказа си обвинителното „ти“, вие пренасочвате вниманието върху работата, която трябва да бъде свършена, вместо върху личните грешки и недостатъци на конкретния човек.

След като върнете фокуса върху конкретната дейност, попитайте вашия колега как можете да му помогнете(тук може да върнете в употреба личните местоимения!). Независимо дали той ще приеме вашето предложение за помощ или ще разреши проблема сам, протегнатата ръка показва, че вие сте готови да го подкрепите, а не само да го критикувате.

Общото между трите фрази е, че те ви позволяват едновременно да бъдете както любезни и приятелски настроени, така и директни и целенасочени.

Неловкото чувство, което изпитвате, когато критикувате другите, може да ви накара да опитате да смекчите негативните отзиви, като започнете и завършите обратната връзка с комплименти, било то искрени или не. В крайна сметка обаче това просто внася допълнително объркване и неяснота в ситуацията и пуска вашия колега по едно емоционално влакче на ужасите, което в началото го заблуждава, че е свършил добра работа, а на края му разкрива истината за неговия провал.

Вместо това, използвайте тези три фрази, които ще позволят да кажете на вашия колега „Сгафил си!“ без да звучите брутално и снизходително, но същевременно с това и без да бягате от трудните истини, които човек никога не иска да чуе.

...............................

Кат Богард, бизнес блогър, за TheMuse.com