Времето, прекарано в офиса, вече няма значение

Представете си абсолютна свобода на служителя. Никакви странични служебни ангажименти и спазване на правилници. Единствената връзка с щаба е подаване на задачи и приемането на резултата. Ако работата обаче не се свърши – служителят се освобождава.

Просто и ясно. И веднага изникват хиляди въпроси...

Рано сутринта, алармата на телефона ви събужда с мека мелодия. Слънцето тъкмо се е показало на хоризонта. Днес шефът ви е възложил няколко задачи. Ставате... или не, решавате да си доспите. Няма проблем. Няма да закъснеете, защото вашата работа не изисква работно време, а и защото нямате офис. Работите си от вкъщи, постоянно сте в срещи или ангажирани с няколко проекта. И не, фирмата ви не е пред фалит и пести от наем, а просто сте облагодетелствани с правото да работите и да бъдете оценявани според постиженията си, а не според това каква вратовръзка сте нахлузили днес.

И да, има такива професии у нас - голяма част от т.нар. свободни професии, писатели, журналисти, хора на изкуството, преводачи. Но също така и брокери, застрахователни агенти, търговски представители, специалисти по продажби или по ключови клиенти. Има обаче и служители в големи компании, които също работят дистанционно. Най-често това са владеещи езици млади хора, които обслужват чужди пазари в различни часови зони. Работят на графици, нощем или през уикенда и затова някои работодатели са наложили модела за работа от дома. Така фирмите си спестяват транспортните разходи в малките часове, когато вървят само такситата. Както се казваше в един стар виц. „Тате, днес бягах след трамвая и спестих от билетче!“ А отговорът е: „Следващият път бягай след такси, че да спестиш повече!“

Силно утвърден е моделът на резултатно-ориентираното управление в криейтив бизнеса. Графичните дизайнери отдавна са се дистанцирали от стандартните работна среда. Познавам четирима успешни професионалисти, които са се изнесли със семействата си в закътани части на България, далеч от шума на града с единственото условие – да има бърз интернет. Изобщо в ИТ сферата резултатно-ориентитания модел навлиза най-лесно, защото дали седим един до друг в офиса или сме на хиляди километри, няма никакво значение – пак използваме скайп, мейл, качваме резултата на сървъра или програма за управление на проекти.

С подходящия софтуер всеки мениджър може да следи развитието на работата на служителите без да им вижда очите. Това е модерен начин за много компании да мотивират хората си като в същото време резултатите не страдат.

Разбира се, има и браншове, в които това е напълно или засега неприложимо. Визирам производствения сектор, добива, изобщо всеки бизнес, изискващ физическо присъствие, но и тук нещата се развиват. Например – охраната вече не е задължително физическа, има и видео; В производствения сектор процесите се роботизират, но все още сме далеч от работата от вкъщи.

За вашия бизнес помислете дали е нужно да поддържате офис и постоянно пребиваващ персонал или е достатъчно да наемате веднъж месечно или седмично място за срещи и координация. Такива площи има вече много. Някои се дават с техника и секретарка, можете да наемете и конферентна зала, а ако нямате технически изисквания или нужда от конфиденциалност, лобито или ресторанта на подходящ хотел също ще свърши работа.

Ако сте имали офис, вече разполагате с активи и техника, които могат да обзаведат една малка централа за координация. Ако имате мобилни екипи за продажби или поддръжка задължително трябва да имате място за срещи и инструктажи, където хората ви могат да ползват „бюро“ на ротационен принцип.

Ако сте в криейтив бизнеса, това не е толкова задължително, тук служителите не са в постоянно движение и по-скоро се търси перфектната среда за раждане и реализация на идеи. Но трябва да имате все пак място за регулярни срещи.

Как ще се отчитат резултатите? На база резултата – тук две мнения няма. Но ако той е трудно измерим и не влиза в матрица, тогава? Ползвайте времето, оплакванията и похвалите от клиенти, броя на нещо което е измеримо. Трябва с много мисъл да изберете KPIs – ключовите индикатори на представянето за различните позиции и проекти. Определете нормата, червената зона и отличното представяне. Познавате бизнеса си, не изкривявайте реално-възможните резултати. Всеки служител трябва отлично да е запознат с очакванията, които имате към него. С регулярни доклади е нужно да посочва постигнатите резултати. Вероятно ще имате нужда от софтуер. Ако фирмата е с малко персонал и може лично да проследявате задачите и статуса им, това може да е ненужно. Но при по-големи обеми работа и персонал, отчитането трябва задължително да минава през софтуер за управление на проекти. Такива има хиляди, а някои са безплатни. Просто трябва да си харесате, да намерите кой да ви я интегрира и нагоди според нуждите. Добре е да организирате кратък инструктаж за употребата и със всички служители.

С един прост анекс нормалният трудов договор може да се превърне в трудов договор за работа от разстояние. Ако служителя има точен график на работа от дома, може да се използва и почасов трудов договор. Чрез този договор се избягва неудобството на коефициентите и допълнителните плащания за работа през нощта, уикенди и по празници.

А в краен случай ако търсите най-гъвкавия подход, не сте сигурни в обема на работа и съответно в натовареността на служителя може да пробвате и с граждански договор. Служителят ще работи и ще бъде възнаграждаван „на парче“. Всеки има темпо на работа, с което се чувства комфортно. Ако приключи за 2 или 3 часа, останалото време си е чисто негово. Но, ще възразите, ако е в офиса може да свърши още нещо. Не е задължително да е в офиса за да свърши нещо допълнително. Когато проектите се движат по график, времето за разпределение на задачите и предаването им, съчетано със свободното време ще се напасне, ще изкристализира в една стройна система, която ще носи предвидими резултати, и по-мотивирани служители. 

Как обаче да изградим мотивиран екип, който работи дистанционно?

Логично не можем да разчитаме новосформиран екип да заработи в ритъм, без членовете му да са били физически заедно достатъчно време. Това можем да направим чрез серия от срещи, няколко дневни обучение, специално пригоден тимбилдинг. Или чрез хитрината да им дадете задача или проект, който изисква физически всички да са заедно за определен период. Това е първата стъпка за сплотяване. А мотивацията в последствие? Трябва да изградим екип на доверието, екип в който всеки може да разчита на останалите и най вече вие на тях. Работата в своята основа е мотивиращ процес. Компаниите се втурнаха да предлагат допълнителни предимства за работа – карти за фитнес, бонуси, хранителни ваучери, допълнително здравно осигуряване, транспортни разходи, награди за най-добър служител на месеца, повече почивни дни и прочие. Тези мотивационни техники са чудесни, те са даже почти задължителни за всяка себеуважаваща се компания. Но всичко това би имало твърде краткосрочен и малък ефект, ако загубим естествената удовлетвореност от работата. Помнете, най-силният мотиватор е постигането на резултати. Вдъхновявайте хората като им посочвате на какво са способни, а когато го постигнат - празнувайте заедно.  

Според обема на работата и сроковете между два пъти годишно и всеки месец трябва да събирате всички и вие като лидер да представите цялостната картина. Къде е бизнеса, на къде смятате да се насочите и защо. Изяснете как ще го направите и каква е ролята на всеки в голямата машина. Не забравяйте да отчетете постиженията и да дискутирате трудностите. Заедно търсете решения на проблемите. Така, не само ще информирате хората, ще съберете идеи и обратна връзка, но и ще ги накарате да се чувстват значими.

При резултатно-ориентираното управление и дистанционната работа е много опасно да се прекъсне комуникацията. Рискът е да се загуби общата картина, цел и ценности. Тогава ще имаме кораб, в който гребците ще гребат в различни посоки и скорост. Информираността на служителя е много важна и то информираност не на парче а на цялата картинка. Ето това най-често е проблемът. Ако сте решили да наложите новия модел планирайте предварително точно как ще поставяте целите и получавате резултата. Установете как ще оценявате и това как ще влияе на възнаграждението. Допълнително разяснете кой и как разпределя задачите, с какви техники ще се координират и контролират резултатите. Помислете как да комуникирате решенията си по най-добър начин. При неправилно общуване може да имате и негативен ефект и вместо доволни служители те да са уплашат и някои да напуснат.

Ако една част от екипа остава на 8-часов работен ден, а други са „привилегированите“, намерете начин да направите работата по-приятна за тези, които остават в офиса. Отделете внимание на всеки от тях и изтъкнете предимствата на двата начина на управление. Но най-вече бъдете честни и открити, разкривайте плановете си и изяснявайте предимствата и недостатъците. Преди да въведете резултатно-ориентирано управление трябва да имате доверие на хората си. Това е така, защото в този подход мениджърите изцяло се осланят на позитивната мотивация на екипа, а всеки опит за налагане на заповеди и нареждения на хора, които веднъж са свикнали със свободата си, води до колизия и проблеми.

„Свободата Санчо, е едно от най ценните блага, с които Бог дарява хората". Няма какво да се лъжем – всички искаме да имаме работа, но пък се оплакваме, когато рутината на ежедневното ранно ставане, трафика, задължителното оставане в офиса по 8 часа на ден, става наш живот. Прекарваме по-малко време със семейството си, отколкото с колегите.  Израза „Нашата компания е едно голямо щастливо семейство“ започва да ни гнети със своята горчива ирония. Резултатно ориентираното управление ли е решението? Дори и да не сте убедени, че позитивите са повече от рисковете, то вече е ясно – служителите ще бъдат далеч по-мотивирани ако работят гъвкаво. И ако това не е детската ни мечта, то е перфектният баланс между това да имаш работа и свобода едновременно.

Иван Раденков