Събитиен мениджмънт по остапбендеровски

Знаете стария виц. Един баща, притеснен за бъдещето на сина си, решил да му помогне. Отишъл да говори с Бил Гейтс.

Бащата: "Имам предложение за съпруг на дъщеря Ви".

Бил Гейтс: "Че какъв е този, дето ще иска дъщеря ми?“

Бащата: "Той е вицепрезидент на Световната Банка.“

Бил Гейтс: "О-хо, тогава веднага ги женим!“

На другия ден Бащата се срещнал с президента на Световната Банка.

Бащата: "Мога да ви препоръчам един амбициозен и компетентен млад мъж за вицепрезидент.“

Президентът на Световната банка: "Вече имам повече вицета, отколкото са ми необходими.“

Бащата: "Да, ама аз говоря за зетя на Бил Гейтс.“

Президентът на Световната банка веднага се съгласил: "A, това вече е друго нещо! Веднага го наемам!“

Забавен виц. Понякога се използва, за да се демонстрират уменията за преговаряне. Но понякога се използва и за демонстрация на класически измамни схеми, реализирани под формата на бизнес процеси.

Организирането на събития – лекции, семинари, награди, чествания и т.н., проходило първоначално плахо в България, през последните години преживява своя разцвет. Много международни лектори ни посетиха, много концерти и фестивали се организираха, много 20-годишнини се направиха. Много събития започнаха да носят нелоши приходи на организаторите си.

Разбираемо е, че вече навлизаме във фазата на Остапбендеровците. Които се характеризират, с това че нямат финансови средства, нямат точна идея, нямат връзки с известни имена, никой не ги знае тях самите, никой не иска да им идва на събитията. И те, точно както във вица, започват сложна каскада от прецизирани полуизмами, за да си гарантират посещаемост и евентуална печалба от замисленото събитие.

В зората на демокрацията се продаваха машинни части. Или бобини. После дойдоха телефонните измами. За лечение, за прокурори и т.н. Сега сме вече в нова, по-интелигентна фаза. На събитийния мениджмънт.

Ето каква е общата рамка. Получавали ли сте мейл колко е престижно да отидете на някое събитие, защото то е под патронажа на Президента, или Премиера, или половината правителство или арменския поп. Срещу значителна такса за вход, разбира се. Обещават ви, че ще се ръкувате с Човека, че ще обядвате или вечеряте с него, даже че ще се гушнете едва ли не. Предполагам, че сте получавали. И че сте се изкушавали да отидете. А ще ви изненадам ли, ако ви кажа, че съответният Човек си няма и грам идея за тези мейли. В 90% от случаите официалните гости не научават, че някой „ги продава“ и то на добра цена. В останалите малко случаи може би се досещат, но улисани в програмите си нямат време да се занимават и с това.

Това е една от тайните рецепти на Остапбендеровците на събитийния мениджмънт – никой по веригата няма време, а и желание, да проверява дали всичко в поканата-оферта е истинско. А и не всеки може да звънне в канцеларията на Президента на Републиката и да пита: „Извинявайте, дали наистина Президентът организира Събитието или просто ще мине да каже няколко приветствени думи?“

Забавен пример от практиката. В рамките на няколко часа с мен се свързаха трима души (А.А, Б.Б. и В.В.) да ме питат дали да участват в едно събитие. Въпросите бяха:

А.А.: „Ей, тук получихме в министерството покана да открием Събитието Х. Лектор ще е Б.Б. А като посетител ще е В.В. Какво ще кажеш?“
Б.Б.: „Ей, тук ме поканиха да изнеса лекция на събитието на А.А. Пък като посетител щял да бъде В.В. Не ми искат много пари. Какво ще кажеш?“
В.В.: „Ей, тук ми предлагат да си купя билет за събитието на А.А. Лектор ще е Б.Б. Вярно, че е малко скъпо, ама май има смисъл. Какво ще кажеш?“

Познато ли ви се струва? Като в горния виц, нали? Даже има толкова нагли хора, че не само събират пари от публиката и от лекторите, но и представят пред институциите Събитието си като резултат от усилия по проект за някоя Оперативна програма и искат пари и от там. Т.е. едни хора биват въвлечени в една организация срещу едни пари, като са въвлечени в заблуждение, че може и да им е полезно. В огромната част от случаите това не е така. А просто биват вкарани във въртележка самите те да правят много дейности, за да се случи събитието. Като си плащат за което. Само да спомена, че и на тримата им разказах за какво ще си дадат парите. И те отказаха.

Аз съм получавал мейл, в който тържествено пише следното: „ЧЕСТИТО!!! Вие спечелихте шанса да имате възможност да участвате в томбола, в която ще бъде изтеглен следващият говорител на Събитието Х, който срещу заплащане на немалко пари ще има 10 минути да говори по темата на събитието.“ Напълно сериозно! Както се оказа, още няколкостотин човека са го получили. И въпреки, че много от нас просто са го игнорирали, най-вероятно няколко души са се "хванали". Събитието мина, не съм чул някой да е особено щастлив от „шанса“ си. Наричам го „ефект на Том Сойер“ – хем си плащаш, хем свършваш работата на друг.

Да, знам хубавите събития и известните лектори струват много. И затова цените на билетите за някои събития са високи. Преди време се бяхме свързали с екипа на Рудолф Джулиани и искахме да го доведем за лектор. Не беше невъзможно, но поискаха много висока цена. И не излизаше сметката. Човек може в днешно време да си покани почти всички лектори – от Шакийл О‘Нийл до Ричард Брансън. И това събитие вече трябва да се продаде скъпо. Важи правилото – съдържанието продава.

Друг вид събития, където се използват понякога некоректни методи, е организирането на всевъзможни „награди“. Там тънкостта е да разберете кой е организатор. Защото често се случва да се съберат двама земеделски стопани и да организират „Награди за ядрена безопастност“. При това Световни. Защото имало възможност от цял свят да се кандидатства. А това, че светът не знае, освен роднини и приятели, остава встрани и назад. Като краката при секса. Спомням си, че като участвах в организацията на едни награди преди доста години, мислех дали да не кажа на един приятел от Македония да изпрати кандидатура. Веднага щяхме да обявим, че наградите ни са станали „регионални“. А ако бях писал на бивше гадже в САЩ, то щяха да са и интерконтинентални. Но не го направихме. Защото с лъжа се печелят малко пари, но се губи много репутация. И затова тези награди в момента са едни от най-желаните и най-търсените.

За „фалшивите награди“ е задължително да има Супер Гранд Гала Световна Церемония, на която се случва връчването. Където поласкани хора взимат статуетки, нищо не говорещи на никой. И се излагат после като се хвалят.

Има и най-софт вариант в подобни измами – издаване на сертификати. За коректност, за доброта, за любимост, за известност и т.н. В този случай даже няма Гала Церемония. Само си плащаш и получаваш „сертификата“. И получаваш правото да се наричаш коректен, или любим, или известен или за каквото там уж си си платил. А околните тихо се подхилкват. Даже вече има подигравателни „сертификати“ за некоректни, неизвестни и т.н.

Няколко практически съвета:

А. Към организатори:

• Формирайте си цел на събитието. Цялата организация трябва да е подчинена на тази цел.
• Комуникирайте ясно и открито събитието си. Първо с лекторите и официалните лица, след това с потенциалната публика.
• Не заблуждавайте кой каква роля има в събитието.
• Потърсете реални авторитети в областта на събитието, особено ако вие не сте такъв.

Б. Към лекторите и официалните лица:

• Проучете кои са организаторите и какъв опит в сферата имат
• Проучете каква е целта и темата на събитието
• Проучете как се комуникира събитието и как се използва името ви
• Държавните институции внимателно да следят дали и как се използват символите по Законите за герба и за държавния печат и националното знаме на Република България. Много организатори ги използват абсолютно неправомерно и така заблуждават каква е ролята на съответния представител на властта.
• Поговорете с организаторите за финансовите условия
• По никакъв начин не се хващайте на въдицата да плащате или да работите за организаторите. Те са длъжни да направят всичко, вие само отивате и презентирате. Ако има изключения, подсигурете се още преди началото на подготовката, че сте част от организационния екип.

В. Към публиката:

• Проучете кои са организаторите и какъв опит имат
• Проучете каква е целта и темата на събитието
• Проучете кои са лекторите и за какво ще говорят
• Използвайте добрите практики за промоции: ранно записване, отстъпки, изостанали билети и т.н.
• Помислете внимателно, ако трябва да вършите нещо друго освен да слушате/гледате/ядете/пиете и на края да попълните обратна форма с оценка на събитието. Помнете „ефекта на Том Сойер“.
• Искайте конкретна програма. Понякога организаторите пишат по сайтовете си: „Наши лектори:....“ И изписват всичките хора, които някога са минавали през събитията им от миналите години.
• Никога не се хващайте на въдицата „обяд с Президента, вечеря с Премиера“. Под тази формулировка се крие хапване в голяма зала с още стотина като вас. Официалният гост ще каже кратко слово, най-често същото като на официалното събитие, но с малко по-пиперливи шегички, тъй като няма журналисти наоколо. След това ще се направи, че отговаря на няколко въпроса и ще си тръгне. Нищо друго няма да стане. Има малък шанс да ви забележат, но това означава, че Човекът е човек и ще обърне внимание и на ваше писмо или представяне.

Г. Ако участвате в награди:

• Проучете кой ги организира и има ли опит в съответната област. Бягайте от земеделци, правещи „ядрени награди“. Даже и да спечелите нещо, няма да има тежест.
• Проучете тези награди с какво име се ползват сред съответната професионална общност. Може някоя награда да не се харесва на определени хора, но това не означава, че не се ползват с висока оценка сред останалите. Търсете мнението на общността, не на отделни хора.
• Внимателно проучете категориите и критериите за оценка. При истинските награди те са разписани много ясно. Фалшивите използват завоалирани прилагателни.
• Внимателно проучете журито, което ще оценява. Дали са от областта, дали са експерти, дали се ползват с добро име в съответната общност. Внимавайте, ако са роднини на организаторите. Или пък случайно събрани „известни личности“, целящо само внимание от жълтите медии.
• Не участвайте за награди, които изискват само заплащане. Явно няма критерии. Няма и тежест. Всеки може да си плати. Не всеки може да впечатли най-добрите специалисти от съответния бранш.
• Не участвайте в награди, които предимно рекламират „Гала Вечерята“ си. Основното за едни награди са престижа и уважението, а не с кой ще хапнете или каква ще е програмата. Оскарите могат да си позволят да рекламират готвачите за церемонията си. Но това се случва след десетилетия на трупане на репутация. И на висока оценка от страна на цялата гилдия.

Д. Ако искате някакви сертификати:

• Като при наградите – кой го дава, какъв е регламентът, каква е процедурата. Получаване на ИСО стандарт е дълга и тежка процедура, свързана с много изследване на работата на компанията. Всеки опит девойка по телефон да ви каже как са ви проучили и как сте достойни за сертификат, срещу малко пари, е смешен.

В момента веднага мога да кажа поне три събития, които се организират по странен начин. Хубавото е, че има и много събития, които са прекрасни. И човек може да научи много от тях. Просто внимавайте. И мислете. Мисленето е безплатно. Но много полезно. Запомнете: „Първо репутацията, после хапването!“