Екшън план срещу тревожността

Безпокойството относно работата може да бъде всепоглъщащо. Когато сте наистина разтревожени за работата си, може да мислите за нея постоянно, като в същото време се чувствате парализирани, когато става въпрос за действително изпълнение на задачи или предприемане на действия за решаване на проблемите.

Този модел на безпокойство, последван от парализа, вреди на производителността ви, оказва огромно негативно влияние върху психичното ви здраве, а в крайна сметка може да повлияе и на физическото ви здраве. Известно е например, че чувства като безпокойство, тъга и самота влияят негативно на съня, повишават риска от инсулт и увеличават риска от развитие на деменция.

Ето няколко съвета, които да ви помогнат да намалите чувството на тревожност в работата:

Записвайте си всичко

Основна причина за безпокойство, свързано с работата, е притеснението, че забравяте нещо. За да противодействате на този страх, препоръчвам да имате писмен списък с всички задачи, които трябва да изпълните. Можете да ги напишете на лист хартия, да ги поставите в система за управление на проекти или дори да ги запазите в дигиталния си календар.

Къде ги държите не е толкова важно, колкото фактът, че имате централизирано място, където събирате всичките си задачи. Самото знание, че има място, където да потърсите тези ангажименти, за да не ги забравите напълно, може драматично да намали безпокойството.

Ето още няколко съвета за управлението на списъка със задачи:

• Избягвайте да поставяте фалшиви крайни срокове на задачите си, така че да се окажете с огромно количество „просрочени“ елементи, с изпълнението на които всъщност не закъснявате.
• Отделете произволните си идеи за неща, които бихте искали да направите в даден момент, от задачите, които трябва да направите.
• Преглеждайте централизирания си списък всяка седмица и решавайте кои са най-важните задачи за следващите седем дни. След това можете да ги поставите в седмичен списък със задачи, така че да имате по-малко елементи, върху които да се съсредоточите, и да се чувствате по-малко претоварени от големия брой елементи, които остават за изпълнение.

Ориентирайте на база крайните срокове

Не препоръчвам да имате „ръководен от крайните срокове“ подход към работата си, защото това може да доведе до прескачане от задача на задача, чувство на изтощение и изключително ниска производителност, когато не сте принудени да свършите нещо. Това създава безпокойство, защото свързвате спазването на краен срок с изключителен стрес и лишаване от сън.

Въпреки това препоръчвам да се ориентирате на база крайния срок. Това означава, че сте наясно какво наистина трябва да се направи в определен времеви отрязък. Например, трябва да знаете дали дадена задача има твърда крайна дата. Имайки предвид този информация, планирайте време в графика си, за да свършите тази работа преди изтичането на действителния краен срок.

Например, ако имам нещо важно за свършване до петък, обикновено ще се опитам поне да го започна предходната седмица, в случай че изникне нещо друго или работата отнеме повече време от очакваното. Това намалява безпокойството, защото знам кога планирам да започна задачата; знам че имам време, отделено за нея; имам и буфер, който да ми помогне да се справя с неочаквани събития.

За да намалите тревожността си още повече, препоръчвам и тези съвети за планиране:

• Разбийте по-големите проекти на по-малки задачи, така че да имате яснота какво да правите, когато дойде времето за проекта. Това също така улеснява рестартирането на проект след прекъсвания.
• Ако не можете да намерите време в календара си, за да изпълните даден проект, отменете или пренасрочите срещи, делегирайте дейности, които не е нужно да бъдат изпълнени от вас, или поискайте удължаване на крайния срок.
• Определете междинни крайни срокове с вашия шеф или колеги, така че да сте принудени да постигнете напредък преди крайния срок.

Общувайте често и отрано

Една от основните причини за безпокойство на работното място не е непременно самата работа. Това е стресът, който създавате, когато чувствате, че разочаровате хората. Това безпокойство се засилва, когато избягвате да съобщавате на другите какво се случва. За да избегнете безпокойството, създадено от хората, които непрекъснато се свързват с вас, просто отговорете.

Не е необходимо да сте завършили даден елемент, за да уведомите хората, че работите върху него, да споделите за постигнатия напредък или пък просто да потвърдите, че сте получили тяхното искане за повече информация. Да, най-добре е да свършите работа. Но всеки отговор е много по-добър от липсата на такъв.

За да намалите тревожността при общуването, силно препоръчвам да:

• Потърсите заинтересованите страни, преди те да се свържат с вас. Това намалява усещането, че сте под натиск и показва на другите, че не сте забравили за работата.
• Не давате обещания за конкретни крайни срокове, освен ако не трябва да го направите и действително планирате да ги спазите. Например, можете да кажете нещо като „Ще ви изпратя това скоро“ вместо „Ще ви го изпратя в петък“.
• Ако не можете да спазите краен срок, уведомете другите възможно най-скоро. Може да не са доволни, но поне ще имат време да се подготвят. Ако не споделите това до последния момент, създавате повече безпокойство за себе си и за тях.

Безпокойството на работното място може да се прояви в много различни форми и да се дължи на много различни фактори. Но тези три съвета могат да ви помогнат драстично да намалите тревожността. Най-добрата част от това е, че намаляването на безпокойството създава благоприятен цикъл: изпитвате все по-малко и по-малко тревожност, мислите по-малко за работа и имате повече време да свършите работата.

……………

Елизабет Грейс Саундърс, коуч по управление на времето и автор „Divine Time Management and How to Invest Your Time Like Money“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев