Правилото за петте проекта или защо не можем да вършим всичко едновременно

Предприемачеството не е правилната кариера за хора, които не се справят отлично с т. нар. мултитаскинг - едновременно вършене на няколко неща. Започването на нов бизнес означава, че трябва да изпълнявате много роли наведнъж -  от продавач до визионер, от служител до ръководител. Няма начин да създадете нов бизнес, ако не можете да жонглирате куп проекти наведнъж.

Написаното дотук е неоспорима истина, но ето още една -  човешкият мозък няма безкраен капацитет за преминаване от една на друга задача и за поддържане на концентрация при всяка една от тях. Огромен брой проучвания показват, че когато става въпрос за когнитивно взискателни задачи, като например писане или изготвяне на стратегии, мозъкът работи ефективни за не повече от четири часа на ден. Също толкова убедителни са изследванията, които показват колко време и енергия са необходими на човешкия мозък за преминаване от една задача към друга.

Как може да адресирате тези две еднакво значими, но противопоставящи се една на друга реалности? Как може да се заемете с няколко проекта едновременно, когато буцата месо във вашия череп е подвластна на толкова строги граници? Ново проучване от Обединеното кралство предоставя забележително прост отговор на този въпрос. Многогодишното изследване сред 20 000 служители в глобална производствена фирма разкри, че има идеален брой проекти, върху които човек може да работи наведнъж. Този брой е пет.

Правилният баланс

По принцип в наши дни никой не работи само върху едно нещо в даден момент, като за това има много добри причини. Най-очевидната е, че фирмите и техните служители са под невероятен натиск да постигат резултати. Конкуренцията е ожесточена и както Анатоли Колицев и Туули Хакарайнен от университета в Ливърпул потвърдиха в своето проучване, наличието на множество проекти, върху които човек работи едновременно, има ползи за производителността.

„Когато работите върху множество проекти, има по-малък шанс времето ви да бъде изгубено в бездействие. Например, ако друг член на екипа не изпълни работата си навреме, вие не е нужно да го чакате и да не правите нищо. Вместо това може да преминете към задача по друг проект“, обясняват те The Conversation.

Но докато поемането на множество проекти наведнъж има смисъл, много от вас вероятно са забелязали, че има горна граница за това колко задачи можете да управлявате ефективно по едно и също време. При поемането на твърде много проекти наведнъж стресът се натрупва и хората прегарят. Всички знаехме това вече, но изследователите успяха да определят точния брой проекти, при които недостатъците стават повече предимствата

„Служителите, които работят по повече от пет проекта наведнъж, може да изпитат липса на фокус“, заключват авторите на проучването. Оказва се, че пет е магическото число за броя на проектите, с които можете ефективно да се справите наведнъж.

Не можете да спазвате правилото? Ето няколко съвета:

Изводът от проучването е прост – ако е възможно, не приемайте от пет проекта наведнъж и не принуждавайте служителите си да работят по повече от този брой задачи. Но както всички знаем, не винаги можем да е съобразим с това ограничение. Какво можем да направим тогава?

Изследователите предлагат няколко неща за предотвратяване на претоварване на мозъка със задачи. На първо място, те съветва да се специализирате. Ако сте развили задълбочени познания и имате дълъг опит в работата, която вършите, жонглирането с множество проекти ще бъде по-лесно, отколкото да се опитвате да изпълните множество различни задачи, с които сте по-малко запознати.

Второ, опитайте се да направите проектите, по които работите, сходни. За мозъка ви е по-малко натоварващо ако на практика вършите една и съща работа в различни проекти. „Сходни проекти може да изискват почти идентични решения, които могат да се повтарят отново и отново“, отбелязват изследователите.

На трето място, опитайте да поддържате възможно най-постоянна група от хора, с които работите. Не само техническите и логистичните аспекти на смяната на проекти са изтощаващи. Същото важи и за социалното и емоционално бреме от управлението в толкова много връзки.

„Според нашето изследване виждането на познати лица в множество проекти спестява време за дълги въведения, недоразумения и разяснения. Колегите, които се познават, могат да разчитат на споделен опит и да използват най-добрите практики от миналото“, отбелязват Количев и Хакарайнен.

Тези прости стратегии могат да помогнат за смекчаване на затормозяващото мозъка въздействия на едновременната работа върху много проекти. Ако обаче имате контрол върху работното си натоварване, то най-доброто решение е просто да ограничите броя на проектите, по които работите наведнъж, до пет.

.......................

Джесика Стилман за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев