Не ви е нужна кристална топка за решаване на проблеми в работата, още преди да се случат

Нямаше ли да е чудесно, ако можехме да разрешаваме всички проблеми на работното място, още преди да се случат? Освен ако нямате кристална топка, която да предсказва бъдещето, това изглежда невъзможно. Съвременният бизнес се развива и променя с толкова бързо темпо, че способността да реагирате и да се адаптирате по подходящ начин към новите ситуации е от решаващо значение за това дали ще постигнете успех. Въпреки всичко това, най-добрите лидери полагат огромни усилия, за да предотвратят потенциални проблеми, още преди те да се появили.

За щастие, има няколко стъпки, които всички можем да предприемем, за да предвидим и предотвратим редица проблеми. Ето няколко съвета, които могат да заменят кристалната топка и да ви помогнат да се справите с проблемните ситуации, преди те да са се превърнали в кризи.

Превърнете ефективната комуникация в приоритет

Прозрачната комуникация носи редица ползи както за вашия екип, така и за останалата част на компанията ви. На първо място, когато споделяте с вашите служители и колеги това, което се случва зад кулисите, вие им помагате да се подготвят за предстоящите промени. Тактичното предупреждение има голям ефект, когато компанията ви стартира нова инициатива или представя някакви нови условия на работа. Когато служителите очакват промяна, те не са подложени на същия натиск и имат повече време, за да се подготвят за нея.

Търсете обратна връзка

Ефективната комуникация не свършва с даването на предупреждения преди някаква сериозна промяна. Тя включва насърчаването на конструктивна обратна връзка. Служителите се докосват до аспект организацията, които мениджърите може никога да не зърнат. Именно по тази причина е толкова важно да се възползвате от опита и познанието на хората, които са най-близо до клиентите. Придържайте се към отворени и искрени дискусии, при които всеки участник може да даде личен принос за намирането на решение на проблемите, тормозещи компанията.

Създайте нови решения

Историята често се повтаря, но в света на бизнеса, изучаването на грешките от миналото е от решаващо значение за успеха. Важно е да се помнят предходните спънки и препятствия, както и начина, по който те са били преодолени. Понякога отговорът на настоящ проблем наподобява този на такъв, който е помогнал в отминала ситуация. Винаги отбелязвайте активността на конкретни служители при намирането на решение на даден проблем, тъй като вероятността именно те да са тези, които ще дадат ключов принос при преодоляването на бъдещи трудности, е изключително голяма. Също така, това са хората, към които трябва да се обърнете, ако искате да предотвратите появата на проблеми.

Насърчете сътрудничеството

Много организации се придържат към традиционния йерархичен модел на управление, при който всеки служител има определено място в конкретен отдел, където работи по строго специфични задачи. Макар че този модел може да бъде напълно функционален за много компании, редица съвременни бизнес лидери се обръщат към един „по-плосък“ модел на управление, при който бариерите между отделните звена и служители са по-малки (или несъществуващи). При този модел всеки член на организация може по-лесно да види как неговият личен принос се отразява на всички останали. Това може да накара служителите да обмислят по-внимателно последиците от техните решения и да търсят сътрудничество с колеги, с които иначе не биха работили. Понякога получаването на отзиви от човек, който не е част от вашия отдел (и вижда нещата от друг ъгъл) е отличен начин за разкриването на бъдещи проблеми.

Използвайте хипотетични ситуации

Един от най-добрите начини да се подготвите за решаването на проблеми е като започнете да анализирате и дискутирате хипотетични ситуации. Опитайте да си представите възможните резултати, които ще последват от конкретното решение, и проблемите, които могат да възникнат от него. Вашата подготовка ще зависи от способността ви да анализирате това, което вече знаете, и да го приложите към това, което може да се случи. Никой не може да предскаже с точност бъдещето, но в света на бизнеса нещата могат да бъдат малко по-предсказуеми, стига да отделите нужното време, за да разгледате внимателно възможните променливи и да приложите уроците, които сте научили от миналите грешки.

Провеждайте чести тестове

Независимо дали се притеснявате от предстоящото представяне на нов продукт, внедряването на нова технология в работния процес или оптимизирането на маркетинговия план, провеждането на чести тестове е от решаващо значение за успеха. По-добре е да откриете проблемите преди да извършите някаква голяма промяна, вместо да гасите пожари, след като промените вече са факт.

Проследявайте постигнатия напредък

Както се казва: „Тези, които не се учат от миналото, са обречени да го повтарят:. Воденето на записки, съхраняването на документи и прилагането на вече научени уроци са от жизненоважно значение за постигането на успех. Когато търсите решение на проблем, помислете за трудности, с които сте се справили в миналото, както и за начина, по който сте го направили. Сработиха ли вашите решения? Ситуацията разви ли се по начина, по който сте очаквали? Имаше ли непредвидени странични ефекти?

 В края на краищата, разрешаването на проблеми, преди те още да са се появили, изисква различни способности и знания във всяка отделна организация. Макар че не съществува формула, която да ви позволи да предскажете бъдещето с точност, тези съвети могат да ви помогнат да правите по-добре обмислени решения и да предотвратите някои неприятни ситуации, анализирайки техните симптоми.

……………..

Джон Бойтнот, журналист и дигитален консултант, за Inc.com

Превод и редакция: Георги Георгиев