Методът на Опра Уинфри за провеждане на срещи

В света на търговците, бизнеса и комуникацията много често работните срещи започват трудно. 

Или се чака някой да пристигне, защото закъснява, или групата иска да продължи да говори по други, "по-приятни" въпроси, които са извън повода. И обикновено "Тъй като сме се събрали тук...", казано от ръководещата личност, започва разговора по същество. Но в същото време някои колеги все още продължават да пишат съобщения и имейли, докато най-сетне всички станат фокусирани. 

Срещите, които започват бавно, трудно се възстановяват. 

Как да направим така, че срещите ни да бъдат колкото може по-продуктивни и фокусирани? 

Американската водеща Опра Уинфри, която има сериозен опит в събеседването, има свой метод за управление на комуникацията. В книгата си "High Performance Habits: How Extraordinary People Become That Way" авторът Брандън Бурчард посочва, че Опра Уинфри започва винаги всяка среща по един и също начин. Тя пита:

"И така, защо правим тази среща? Какво е важно? Какво има за нас значение?". 

Защо тя започва срещите си така?

Хората с висока продуктивност, желаещи възможно най-добър развой от разговора, независимо дали продават нещо, представят маркетингови планове или друго, желаят възможно най-голяма яснота на общуването и намеренията. Всичко трябва да е абсолютно ясно. Те работят да отстраняват разсейващите фактори, за да може да се говори фокусирано и не само това, но и да се управлява фокусът и той да се върща, ако е изгубен. 

Така е, защото яснотата не е нещо, което получаваме и край. Тя е нещо, което се опитваме да търсим. И я намираме, докато активно и постоянно я търсим. 

Същото важи и в личен план. Успешните хора не чакат външен стимул, за да започнат да правят промени. Те просто ги правят - без да имат нужда от нова календарна година, определен месец или друго. Просто решават какви промени искат да направят и започват. Сега.

Според Брандън Бурчард има един простичък подход да се търси лична яснота - като наблегнем на следните четири неща: 

• Представата за себе си: Как бихте описали идеалната версия на себе си?
• Уменията си: Какви умения бихте искали да придобиете, развиете и покажете? 
• Социален аспект: Как искате да се държите в социален план? 
• Услуги: Какви услуги искате да предоставите? 

Продължава на страница 2.

Когато си зададете тези въпроси и най-вече като се впрегнете в действие след това, ще получите конкурентно предимство пред много други. Това ще ви даде преднина. 

Нито един дневен ред на работна среща не бива да включва думи като "информация", "резюме", "обзор", "дискусия". продуктивните срещи съдържат само едно единствено изречение и това например е "Определяме датата за старт на продукта" или "Избираме софтуерен разработчик за редизайн на базата ни данни". 

"Информация"? Споделете я преди срещата. Ако трябва да вземете решение по време на срещата, групата от присъстващи вече трябва да се е сдобила с тази информация. Изпратете документи, доклади и др. на участниците предварително. Да провеждаме срещи, за да споделяме информация, е ужасно решение. Срещите се правят, за да се вземат решения. Иначе е непродуктивно, губи времето на всички и е мързеливо. 

Страхотните срещи водят до следните решения: Какво. Кой. Кога. 

Това е ясна насока. Има ясно полагане на отговорност. 

Всичко това е много по-лесно да се постигне, ако започнем срещата по правилния начин, а именно: с изясняване на причината за нея и какво цели. 

Така работи Опра. 

Източник: Inc.com