40 минути стигат!

Един от най-големите врагове на производителността в работната среда са срещите, а с пандемията и увеличаването на работата от разстояние тази реалност се пренася във виртуалния свят и дори придобива още по-голяма тежест. През 2020 г. платформите за услуги за видеоконференции счупиха рекорда от 2,7 милиарда минути във виртуални срещи по света, а Испания вече е една от държавите в Европа, която провежда най-много конферентни връзки от този тип. Тези срещи не само засягат производителността на служителите, но и намаляват мотивацията им и увеличават стреса. Всъщност 45% от работниците се чувстват смазани от броя на срещите, на които трябва да присъстват, а 47% казват, че не са наистина продуктивни.

"Провеждането на ефективни срещи отива по-далеч от доброто управление на нашето време и това на другите. То влияе върху всички области на работния ни живот и затова ние трябва да оптимизираме използването им и да се научим да ги управляваме. Ако срещата е добре планирана, е доказано, че 40 минути са достатъчно време за решаване на важни проблеми", обяснява Сесилия Мансиля, експерт по ръководство на бизнес срещи и инструктор в Udemy, най-голямата платформа за онлайн обучение в света.

Какви фактори обаче трябва да вземем предвид, за да поддържаме продуктивна и ефективна среща? 

1. Определете целта - Защо се срещаме? Какъв е очакваният резултат от срещата? Ако не сме наясно какво търсим със срещата, много вероятно е да губим време, вместо да го инвестираме. Определянето на целта е първата стъпка, за да потвърдим дали наистина се нуждаем от среща, за да постигнем целта си.

2. Изберете правилните участници - Кои са задължителните участници и кои по избор? Много пъти сме се оказвали насред срещи, на които присъствието ни се е изисквало само в рамките на десет минути. За да се избегне този тип грешка, ще е необходимо да се идентифицират взимащите решения, т.е. кои са профилите, от които наистина се нуждаем, за да постигнем определената цел.

"Повечето хора се чувстват смазани от броя на срещите, които трябва да присъстват, и това е така, защото те са канени много пъти на срещи, в които не трябва да участват. Трябва да обърнем специално внимание на този момент, ако искаме, освен да изпълняваме целите си, да уважаваме и времето на другите колеги", казва Мансиля. 

3. Подгответе дневен ред - След като определим целта на срещата и кого трябва да постигнем, ще трябва да подготвим дневен ред. Планирането на темите, които ще бъдат обсъждани, подреждането им по важност и определянето на всяка продължителност ще бъде от ключово значение за гарантиране на успеха. След като подготвим дневния ред, трябва да го споделим в същата покана. По този начин хората не само ще знаят за какво ще става дума, но и ще знаят за какво се изисква и ще могат да предвидят и подготвят своите собствени точки, които да споделят. Освен това, ако екипът ще работи по презентация, трябва да се опитаме да я споделим, така че присъстващите да я прегледат и да бъдат подготвени.

4. Управление на времето - Назначаването на модератор или лице, което да ръководи срещата, е от съществено значение, за да се гарантира, че всяка точка от дневния ред е изпълнена. Само по този начин можем наистина да постигнем посочената цел.

5. Документирайте и създайте план за мониторинг - След срещата ще е необходимо да се документира случилото се: кой би могъл да присъства и кой не, установени споразумения, дискусии и план за действие. След това ще трябва да го сподели с всички присъствали и, ако това изисква последващи действия, да се изпрати покана за следващата среща.

Въпреки че тези 5 съвета могат да бъдат приложени към всички видове срещи (независимо дали са виртуални или чрез видеоконференция). Мансиля съветва още да управляваме добре виртуалните срещи чрез въпроси, за да не се губи вниманието от дълга монотонна реч само на един и същи човек. 

Други основни фактори, които трябва да се вземат предвид, за да се осигури успешна видеоконференция, са изборът на тихо пространство в офиса или дома, използване на слушалки с микрофон за осигуряване на качеството на звука и използване на камерата с цел по-добра колаборация между присъстващите. 

Източник: eleconomista.es

Превод и редакция: Нели Тодорова