Когато проектът стигне до задънена улица

Никой не обича да признава поражението. Независимо дали са лични или професионални, последствията и емоциите, които идват с него, могат да варират от дразнещи до всепоглъщащи. Моментът, в който осъзнаете, че даден работен проект е бил загуба на време, е определящ. Следващите стъпки трябва да бъдат изчислени, като в крайна сметка ще бъдат завършени с решение за спасяването му или за продължаване напред. Ето една полезна поредица от три стъпки, включваща въпроси, които да зададете на себе си и на вашия екип, за да определите най-добрия начин на действие.

Първа стъпка: направете преглед на ситуацията 

Алберт Айнщайн имаше страхотна поговорка: "Ако не можете да го обясните просто, не го разбирате достатъчно добре". Така че, преди да направите нещо друго, уверете се, че можете да идентифицирате и обясните проблема с най-простите термини. Осъзнаването на основните фактори, които причиняват проблема и предотвратяват изпълнението на проекта, ви подготвя да продължите интелигентно напред.

Първата стъпка в установяването на причините за неуспеха на проекта е да потвърдите отново целта си. Оттам нататък работете назад. Задайте си тези три въпроса: "Кои компоненти бяха абсолютно важни за постигането на тази цел?", "Кои от тези критични компоненти бяха реализирани и кои не?" и "Възможно ли е все още да успеете с някое от тези неуспешни парчета в рамките на определената времева рамка и бюджет?" 

В допълнение към извършването на оценка на проблемните области и възможностите за обратното му реализиране, отбележете това, което не знаете. Това води до следващата стъпка.

Стъпка втора: свикайте събрание на умовете 

След като ясно съобщите на всички засегнати страни защо проектът е задържан, вие ще искате да се срещнете с всички ключови играчи, за да прецените заедно ситуацията, макар че ще кажа, че открих, че улесняването на индивидуалните срещи дава повече прозрачност и по-задълбочени прозрения. 

Уверете се, че всички материали по проекта са лесно достъпни за всички. Целта на тази среща е да се постигне консенсус относно това дали проектът все още си заслужава и е изпълним при настоящите параметри. Ако е така, какви допълнителни разходи, ако има такива, са необходими за спасяването на проекта? Ако не, има ли нов план, който може да бъде реализиран чрез използване на работата, която е завършена до момента? И накрая, как решението би повлияло на вашите корпоративни стратегически цели, други инициативи, фирмени заинтересовани страни, бъдещи бизнес възможности и обществено възприятие?

Наистина е най-добре да проведете този тип срещи лично, но здравето и благосъстоянието на вашия персонал е приоритет номер едно, така че можете да изберете да използвате предпочитаната от вас платформа за видео сътрудничество. Въпреки че много хора могат да имат пръст в проекта, имайте за цел да ограничите максимално присъствието. Включете ръководители на проекти, висши ръководители и други ключови заинтересовани страни. 

Стъпка трета: ангажирайте се с нов план за игра 

В този момент пътят на най-малкото съпротивление, по-конкретно този, който изисква по-малко време, пари и риск, обикновено е този, който трябва да поемете. Бързо преразгледайте или създайте нов обхват на работа, споделете го с всички участващи страни и изисквайте от всички да потвърдят своето разбиране и ангажираност с плана. 

След това всичко е свързано с комуникация и последващи действия. Препоръчително е да направите още една среща със същия основен екип, за да започне преструктурирания план на проекта. По това време трябва да прегледате целта, да обсъдите как проектът подкрепя стратегическите цели на вашата организация и да подчертаете очакваните резултати. След като всичко е готово, споделете подробностите с всички, които ще участват. Поискайте да ви дадат обратна връзка и ако няма големи промени, се придържайте към плана.

Източник: Мария Хагерти, главен изпълнителен директор на Dotcom distribution, за Inc.com

Превод и редакция: Нели Тодорова