5 лесни начина да се справим с отлагането

Отлагането е като възпалението на гърлото - симптом, зад които могат да стоят всевъзможни причини.

Ако не знаете истинската причина за проблема, лечението на симптома може да влоши нещата.

Това са 5 от най-често срещаните причини за отлагане и начините да се справим с тях.

1. Размерът на дадена задача изглежда плашещо.

Всеки път, когато мислите за задачата, вие си представяте огромна планина, която никога няма да може да изкачите.

За да се справите с този проблем трябва да разделите задачата на по-малки части и да започнете да работите върху всяка една от тях поотделно. Това създава инерция и прави работата далеч по-лесна за преглъщане.

Представете си, че сте решили да напишете книга. Вместо да седите на едно място, втренчени в празния лист, използвайте един час от времето си за следните дейности:

– Нахвърляйте идеи.

– Подредете идеите в групи.

– Запишете историите, които бихте искали да разкажете.

– Напишете кратък текст, за да определите стила си.

– Разгледайте съществуващи материали.

– Напишете първите три абзаца на примерна глава.

– Създайте график за писане на 2 страници на ден.

2. Броят на задачите е обезсърчителен.

Списъкът ви със задачи е толкова голям, че изпитвате чувството, че никога няма да ги завършите. Това ви кара да се питате, има ли смисъл да ги започвате?

Решението е да комбинирате задачите в една обща дейност и да зададете време за нейното изпълнение.

Вземете за пример вашия имейл, който е затрупан с толкова въпроси и искания, че не може дори да си представите как ще се справите с всички тях. Вместо да се тревожите за съобщенията през целия ден, отделете няколко часа, в които да се занимавате само с електронната си поща. Планирайте подобни сесии за цялата работна седмица.     

3. Някои задачи изглеждат скучни и монотонни.

Ако сте творческа личност със силно развито въображение, много вероятно е да отлагате всяка дейност, която не може да ви заинтригува.

За да се справите със скучните задачи, задайте срок за тяхното изпълнение и започнете да се състезавате срещу себе си, за да видите дали може да се справите за по-кратко време. Давайте си награда всеки път, когато победите часовника.

Представете си, че наскоро сте получили работа като търговец и че трябва да пишете имейли до няколко дузини клиенти. Работата включва проучване на техните сметки, коригиране на проблемите, които те са имали с предходния продавач и лично представяне.

Вместо да се разсейвате с други дейности докато пишете имейли, опитайте да прецените колко време ви е нужно за наспиването на едно съобщение (например 5 минути). След това стартирайте хронометъра и напишете първия имейл. Ако ви остане време, може да отделите направите нещо различно (например да прочетете някаква новина). Когато хронометърът забръмчи, нулирайте и започнете следващия имейл.  

4. Задачата изглежда толкова важна, че самата идея за неуспех ви стресира.

Напълно осъзнавате, че ако се провалите в тази задача може да изгубите работата си или да пропуснете неповторима възможност. Вие избягвате задачата, защото се страхувате да поемете този риск.

Решението на този проблем е да се свършете с някой, на когото имате доверие и да го помолите да прегледа работата ви (ако задачата е писмена), или да ви изслуша (ако тя е устна). Когато представите работата си по дадена задача пред ваш близък човек, който може да ви даде оценка и конструктивна критика, без риск за вашата работа, вие се отърсвате от напрежението, идващо от несигурността във вашите способности и умения.

Например, трябва да напишете имейл до клиент, който закъснява с плащането на вноските по своя договор. Не искате да навредите на връзката между клиента и компанията, но клиентът все пак трябва да си плати. Създаването на правилното съобщение в подобен случай е толкова трудно и изтощително, че отлагате неговото написване до последния възможен момент.  

За да прескочите тази психическа бариера, накарайте някой ваш колега или приятел да прегледа имейла, преди да го изпратите, за да прецените дали сте уцелили правилния тон. Писането на съобщения е по лесно, когато си представяте, че те са до вашия приятел, а не до някой клиент.  

5. Просто не ви се работи.

Страдате от прегаряне, липса на мотивация и сериозна депресия.  

За да се справите с тези проблеми имате две възможности:

– Оставете тази дейност за време, когато сте по-мотивирани.

– Създайте краткосрочна мотивация, като си обещаете награда.

Представете си, че трябва да напишете доклад за вашето пътуване, но сте твърде изморени след дългия полет обратно. Знаете, че докладът ви ще бъде по-точен и изчерпателен ако го напише веднага, но решавате да го оставите за утрешната сутрин, време, в което обикновено сте по-мотивирани и свежи.   

Другата възможност е да намерите мотивация, като си обещаете, че ще си купите новата книга на любимия си автор още утре, но само ако напишете доклада до края на вечерта.

Джефри Джеймс, автор на „Business Without Bullsh*t”, за Inc.com