Матрицата на Айзенхауер или как да се фокусирате върху наистина важните неща

Повечето хора не могат да си спомнят последния път, когато наистина са имали възможността да се съсредоточат върху една единствена задача, без да се разсейват с нещо друго и да си губят времето. Винаги има нещо, което изисква нашето внимание – телефонът, известията, имейлите, съобщенията, хората в офиса и т.н.

Колкото по-често ни се случва да се отдаваме на излишно разсейване, толкова по-големи са вредите за нас в дългосрочен план. Ако бъде оставено без надзор, разсейването може да унищожи напълно способността да се концентрираме. Как тогава да си върнем фокуса върху наистина важните неща и да забравим за всичко останало? Ето няколко начина:

Идентифицирайте вашите приоритети

За да елиминирате от ежедневието си всички излишните неща, които ви разсейват, първо трябва да определите вашите приоритети. Когато сте наясно с нещата, които са важни за вас, вие автоматично ще разпознавате онези, които не са от особено голямо значение.

Започнете деня си по правилния начин

Изградете си сутрешни ритуали, които да ви помогнат да структурирате деня си и да отделите нещата, които искате да постигнете, от останалите. Сутрешните ритуали ще ви помагат не само да започнете деня си по правилния начин, но ще ви дават и възможността да го завършите с позитивизъм и удовлетворение.

Управлявайте времето си

От ключово значение е да разграничите важните и спешните задачи от всички останали. За целта може да използвате т.нар „Матрица на Айзенхауер“ за управление на времето. Популяризирана от от 34-тия президент на САЩ и главнокомандващ съюзническите войски по време на Втората световна война Дуайт Айзенхауер, тази матрица разделя нещата според два фактора - „Спешност“ и „Важност“. На този принцип всичко, което правим, може да бъде класифицирано в една от четири категории.

-В първата категория са задачите, които са едновременно спешни и важни. Тук попадат най-различни кризи, проблеми и проекти с кратки крайни срокове. Това са неща, които трябва да бъдат изпълнени при първа възможност.

-Във втората графа попадат онези дейности, които са важни, но не са спешни. В тази категория се помещават връзките ни с хората, планирането на дългосрочни проекти  и т.н. Това са дейности, които рано или късно трябва да бъдат изпълнени, защото с времето те може да се превърнат в спешни.

-Третата категория е тази на спешните, но не особено важни задачи, като най-добрият пример в случая са работните срещи в офиса. Тук влизат задачите, които ни карат да чувстваме напрежение в нашето ежедневие, макар и в крайна сметка те да не са от критично значение за нас.

-Последната група е на дейностите, които не са нито важни, нито спешни. В тази категория попадат нещата, които просто ни губят времето и с които е по-добре просто да не се занимаваме.

Матрицата на Айзенхауер ни помага да предотвратим една често срещана грешка в ежедневното планиране. Повечето от нас избират да вършат първо спешните задачи, когато всъщност фокусът ни винаги трябва да е върху най-важните задачи.

Установете граници

Един ефективен начин за избягване на всичко, което ни разсейва, е чрез задаването на ясни граници. Когато имате нужда да се фокусирате върху дадена задача, уведомете вашите колеги, че не сте онлайн и че няма да отговаряте на обаждания и съобщения. Установяването на граници ще ви дава нужното време, за да се концентрирате върху важните за вас неща, а също така и помага на останалите да управляват тяхното време на база на периодите от деня, в които сте недостъпни.

Задайте темпото

Научете се да отделяте цялото си внимание на задачи, върху които работите. Не претупвайте нещата, просто защото имате много за вършене. Всеки път, когато пренасочвате вниманието си от една задача върху друга, вие губите концентрация, а заедно с това страда и вашата продуктивност.

Не се претоварвайте със задачи

Най-добрият начин да си гарантирате, че имате достатъчно време за важните неща, е като спрете да казвате „да“ на всичко. Най-добрите лидери владеят до съвършенство казването на думата „не“. Те знаят, че човек трябва да казва „не“ на незначителните задачи, за да може да казва „да“ на най-важното.

Повечето хора не знаят защо постоянно нямат време за нещата, които са им важни. Те просто реагират на случващото се в живота им, вместо да следват приоритетите си и са свиканали до такава степен към това, че не осъзнават, че сами градят такава действителност, в която не искат да живеят.

....................

Лоли Даскал, президент и изпълнителен директор на консултантската фирма Lead From Within, в своя блог.